ペーパーレスとは？ペーパーレス化を推進するメリットやポイントも解説

ペーパーレスとは

ペーパーレスとは、紙を使わずに電子データを活用して業務を進めることです。

ペーパーレス化の方法には、書類をスキャンして電子化する方法と、最初からデジタルデータとして作成する方法があります。前者は、既存の紙ベースの書類をデジタルデータに変換し、保存することで管理を効率化します。後者は、書類を最初から電子データとして作成し、パソコンやタブレットで運用することで紙の使用を抑える方法です。

ペーパーレス化の目的・必要性

ペーパーレス化は、業務の効率化やコスト削減だけでなく、社会全体のデジタル化や環境保全にも貢献する重要な取り組みです。

紙の書類をデジタルデータに置き換えることで、業務効率化が実現できます。また、電子データを活用すれば、時間や場所に関係なく業務を遂行できるため、従業員の負担が軽減されるでしょう。

紙の消費量を減らすことで、森林資源の保護につながり、環境への貢献も期待できます。

ペーパーレス化のメリット

ここでは、ペーパーレス化のメリットについて解説します。

コストを削減できる

紙の使用を減らすことで、印刷費やコピー用紙代、インク代などのコストを削減可能です。また、郵送費や廃棄費など、紙に関連するさまざまな経費もカットできるため、企業全体の経費削減につながります。さらに、紙の書類をデジタル化することで、保管や管理にかかるコストも抑えられます。

業務を効率化でき、生産性も向上できる

ペーパーレス化のメリットは、業務効率化や生産性向上を図れる点です。取り組みを進めることで、書類の共有がスムーズになり、業務効率が向上します。また、電子データを活用すれば、承認フローが迅速になる、情報の一元管理が可能になるなどのメリットも得られ、生産性向上につながります。

データを探しやすくなる

紙の書類を管理する場合、必要な情報を探すのに時間がかかることが多く、業務の非効率化を招く要因になります。しかし、電子データであれば、検索を活用すれば瞬時に必要な情報を見つけられます。さらにクラウドシステムや文書管理システムの導入をすることで、業務のスピードが向上し、時間を有効活用できるようになり、情報共有も簡単になるでしょう。

リモートワークに対応できる

リモートワークが普及するなかで、ペーパーレス化は柔軟な働き方を実現するために重要な取り組みとなっています。電子データをクラウド上に保存すれば、どこからでもアクセスでき、在宅勤務でもオフィスと同じように業務を遂行することが可能です。ペーパーレス化により、オフィスに依存しない働き方が実現し、リモートワークを推進できます。

保管スペースが必要ない

ペーパーレス化のメリットは、書類の保管スペースが必要ない点です。紙の書類を保管するためには、オフィスのスペースを確保する必要があります。結果的に、オフィスが圧迫され、整理整頓の手間もかかるでしょう。しかし、電子データとして管理すれば、物理的な保管スペースは不要となり、オフィスの有効活用が可能です。

サステナビリティに貢献できる

ペーパーレス化は、サステナビリティ（持続可能性）への取り組みとして有効です。紙の使用量を減らすことで、森林資源の保護やCO2排出量の削減に貢献します。また、環境に優しい取り組みをすることで、社会的信用の獲得にもつながります。

ペーパーレス化のデメリット

ここでは、ペーパーレス化のデメリットについて解説します。

データが見にくい場合がある

ペーパーレス化のデメリットは、データが見にくい場合がある点です。紙の書類は、全体を俯瞰しながら内容を確認できるため、複数の書類を比較しながら読む際には利便性が高いといえます。データも端末を並べれば同時に見られますが、一度に多くの情報を確認するのは難しいことがあります。

導入コストがかかる

ペーパーレス化を進めるためには、紙媒体をデータ化するためにスキャナーや専用のソフトウェアなどのツールやシステムなど、一定の初期投資が必要です。また、既存のシステムと組み合わせるための費用やストレージにかかる費用も必要となるでしょう。システム開発や、従業員向けの研修を実施するコストも発生します。

ITリテラシーが必要

ペーパーレス化を推進するためには、パソコンやシステムの基本的な操作スキルが求められます。紙ベースの業務に慣れている人にとっては、新たな業務フローに適応するのに時間がかかる可能性もあるでしょう。社内でITリテラシーにばらつきがある場合は、研修を実施する手間などもかかります。

ペーパーレス化に向く書類や文書

ペーパーレス化に向いているのは、閲覧すること基本である書類や、頻繁にアクセスが必要な書類です。こうした書類を電子化することで、業務の効率化やコスト削減を実現できます。例えば、給与明細書は毎月発行されるため、紙で配布すると印刷や封入、配布の手間がかかるでしょう。しかし、電子化すれば、従業員はスマートフォンやパソコンからいつでも簡単に内容を確認可能となり、管理の手間も削減できます。また、電子データなら過去の明細も簡単に検索でき、紛失のリスクも低減できます。

ペーパーレス化に向かない書類や文書

ペーパーレス化は業務の効率化やコスト削減に有効ですが、全ての書類が適しているとは限りません。一時的な使用に限られる書類や大判サイズの書類など電子化によって使いにくくなる文書は、ペーパーレス化に向いていないでしょう。また、費用対効果の観点から考えると、閲覧頻度の低いものも向いていないと考えられます。また、紙での保存が法律で定められている文書もペーパーレス化が難しいケースに該当します。

ペーパーレス化の推進現状

近年、企業のペーパーレス化が加速しており、多くの企業が業務の電子化に取り組んでいます。

ペーパーロジック株式会社の調査によると、2022年に社内のペーパーレス化を進めた企業は全体の52.4%にのぼることが明らかになりました。このデータからも、業務効率化やコスト削減を目的としたデジタル化が着実に進んでいることがうかがえます。また、ペーパーレス化を進めた企業のうち、53.6%が「電子ワークフロー（稟議書・申請書）」を導入していることも明らかになりました。

※出典：「ペーパーレス化に伴う2023年度予算」に関する調査｜ペーパーロジック株式会社

ペーパーレス化を成功させるポイント

ここでは、ペーパーレス化を成功させるポイントについて解説します。

ペーパーレス化への理解を深める

ペーパーレス化を進める際には、従業員の理解を深めることが重要です。デジタル化による業務の効率化やコスト削減のメリットを伝え、社内全体に周知することで、スムーズな導入を実現できます。紙の管理に慣れている従業員に対しては、ペーパーレス化の意義や具体的な運用方法を丁寧に説明しましょう。

段階的に始める

ペーパーレス化を一度に実現するのは難しいため、まずは取り組みやすい内容から段階的に進めるのが効果的です。優先順位の高い事柄から着手し、小規模な範囲でのテスト運用を行い、問題点を洗い出しましょう。一度に変えてしまうと従業員が戸惑ってしまうため、改善を重ねながら進めることで、スムーズな移行が可能です。

自社に合ったシステムを選ぶ

ペーパーレス化を成功させるポイントは、自社の業務内容や規模に合ったシステムを選ぶことです。そのためにも、まず電子化したい書類の種類や用途を明確にしましょう。その上で、必要な機能を持っているシステムの選定が推奨されます。多機能なツールが必ずしも自社にとって最適とは限らない点を押さえておきましょう。

定期的に見直しを実施する

ペーパーレス化を導入した後も、定期的に運用状況を見直し、改善を重ねることが大切です。導入初期は、さまざまな課題が発生しがちなため、改善をしつつ、運用方法を調整する必要があります。また、業務フローの変更や新しいツールの導入に応じて、ペーパーレス化の仕組みをアップデートすれば、より効果的な運用が可能です。

まとめ

ペーパーレス化を推進すれば、コスト削減や業務効率化といった多くのメリットを得られます。また、環境負荷の軽減にもつながり、サステナビリティ（持続可能性）への取り組みとして有効です。まずは小さな範囲からペーパーレス化を進め、徐々に範囲を広げていきましょう。

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