「ファイルサーバの中がぐちゃぐちゃで困っているのですが...」
「必要なファイルが見つからなくて...」
「クラウドストレージに移行する前にファイルを整理したい...」
最近このような、ファイルサーバや電子ファイルの管理に関するご相談が急増しています。
電子文書はコピーや検索が簡単で便利な反面、むやみに増えて管理が行き届かなくなりがちな、なかなかやっかいな代物です。
先日、ある企業様のご依頼により、「場所に捉われない働き方のための効率的な電子文書のファイリング」というテーマで、プライベートセミナーを開催しました。今回はこのセミナーの内容をご紹介する形で、効率的な電子ファイル管理の秘訣について解説します。
みなさんの日常業務の多くは、パソコンで行われていると思います。したがって、日々たくさんの電子ファイルが作成し続けられています。電子文書は便利な反面、以下のような問題が起こっているのではないでしょうか？
よくある共有フォルダの困りごと
・フォルダ構造やファイル名がバラバラで、ファイルが探せない。
・容量がすぐに足りなくなる。
・個人管理のフォルダがあって、手が付けられない。
・パスワードがわからなくて、ファイルが開けられない。
・最新版・最終版のファイルがどれかわからない。
・フォルダへのアクセス権がなくて、必要なファイルが見られない。
ファイルサーバとは「ストレージ」、つまり「物置」「倉庫」です。棚を組んだり、置く場所を決めたり、ルール通りに運用して初めて「管理できている」といえます。
電子ファイルでも同じです。加えて、情報管理の３要素、①見読性、②完全性、③機密性、を確保した上で、運用を維持していかなくてはなりません。
それでは、電子ファイルはどのように管理すればよいのでしょう？
そんなに難しく考える必要はありません。基本的には、紙文書のファイリングと考え方は同じです。
ファイルの名前の付け方のルール、フォルダ体系や分類方法など、紙文書のファイリングと基本的には同じです。電子ファイルであったとしても、人間の目で見て操作するものですから、紙のファイリングと同じ手法が有用です。
でも、普段から電子文書のファイリングを意識して行動されている方は、ほとんどいないのではないでしょうか？
部下や同僚から「電子文書はどのようにファイリングすればよいですか？」と聞かれたとしたら、どう答えますか？
電子文書ファイリングについても、紙文書のファイリングと同じように、ファイリングのルール策定と、運用を維持する管理体制の構築が必要です。社内のリソースだけで難しければ、専門のコンサルタントに支援をお願いするケースもあります。
ファイリングのルールが守られないと、電子ファイルが保存されているファイルサーバは、整理整頓されているとは言えない、めちゃくちゃな状態になってしまいます。同じようなファイルがたくさん並んでいて、どれが最新のファイルなのかすぐに分からず、探す時間が生まれていませんか？やっとの思いで特定してファイルを開いたら、パスワードがかかっていて開かない...、でもパスワードは分からない...。よくある光景のように思います。
それでは次に、電子文書のファイリングが、働き方にどのように関わってくるのかを説明します。
先ほど述べた通り、電子文書ファイリングを構築する上で必要なことは、ルールの策定と運用の維持です。社内業務を分析して業務に沿った形でフォルダ体系を構築し、管理マニュアルを策定してファイリングのルールを定め、そのルール通りに運用されているかを定期的にチェックします。
先ほど紙文書のファイリングと考え方は同じと述べましたが、実は電子文書のファイリングは、紙文書よりも仕組みを構築するために大きな労力が伴います。また維持管理を続けていくことも、現場部門にとっては負担となるでしょう。維持管理には厳格なルールが必要ですが、実際に始めてみると現場部門から不満が出てくる場合も数多くあり、中に「やりにくい」「働きにくい」といった声につながってしまうケースもあります。
便利で効率的なはずの電子ファイルによって、どうして「働きづらい」という場面に陥ってしまうのでしょう？
それは、先ほど述べた電子ファイリングの手法が、紙ベースの働き方を電子の世界に再現しただけで、紙に規定された（紙に縛られた）「働き方のベース」が変わっていないからなのです。ファイリングの考え方は紙も電子も基本的には同じで良いのですが、働き方は変わらなくてはいけません。
働き方自体を変えないと、場合によっては紙文書と電子文書の二重管理の発生など、逆に面倒が増えてしまうことがあるからです。
業務の種類によっては、厳格なファイリングルールが適さないこともあります。例えば打ち合わせ資料など保存しておく必要のない文書をファイリングのルールに載せてしまっては、かえって仕事がやりづらくなってしまいます。
ある企業の方から実際にご相談いただいた話では、安易にペーパーレス化を推進したために紙と電子の二重管理が発生し、かえって業務量が増えてしまった、ということも起きています。電子文書のファイリングはこれからの時代に重要なことですが、業務の特性に応じた解決策を講じる必要があるのです。
いかがでしょう、電子文書のファイリングについて、ご理解いただけましたでしょうか？
ワンビシアーカイブズでは、紙と電子を一元管理するためのさまざまなソリューションをご用意しております。お客様の状況を踏まえて最適な解決策をご提案する文書管理コンサルティングサービスをはじめ、電子文書の管理にも応用可能な電子契約サービス「WAN-Sign」など、文書管理と業務を効率化するためのさまざまなソリューションをご用意しております。
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