法人向けスキャン代行サービス5選！選び方の比較ポイントや導入の必要性を解説

法人向けスキャン代行サービスとは？

スキャン代行サービスとは、紙媒体の書類をスキャニングし、デジタルデータに変換などの業務を代行するサービスのことです。法人向けには、おもに契約書、経理書類、総務人事、設計図などを電子化する代行サービスが提供されています。膨大な量の書類も、代行サービスを利用すれば労力をかけずに電子化することが可能になります。

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スキャン代行サービスを活用するメリット・必要性

ここからは、スキャン代行サービスを活用するメリットや必要性について解説します。

業務効率化が進む

スキャニング作業では、人的工数が必要となります。企業の複合機を使用してスキャンする場合、手作業で、付箋を外したりクリップを外したりスキャンできる状態にしてから１枚ずつスキャンしていく必要があります。専用のスキャナーを使用しても作業量は大きなものです。限られた社内のリソースを割く必要があります。

スキャン代行サービスを利用して業務を外部委託することで、従業員は膨大な量のスキャニング作業から解放され、社内リソースをよりコアな業務に集中することが可能です。また、書類の電子化が進めば、さまざまな業務システムを利用することが可能となり、業務の効率化につながります。

書類やデータの検索性が向上する

紙の書類が多くなると、必要な情報を探し出すのに時間がかかることがあります。スキャン代行サービスを利用して書類を電子化すれば、ファイル名を付与することにより必要な書類をファイル名で検索したり、OCR処理を利用して文字検索をしたりすることで、必要な情報をスピーディに見つけられます。これは、情報共有のスピードアップにもなるでしょう。

保管や管理などのコストが削減される

紙の書類の保管には、保管キャビネットの購入や保管スペース確保などにコストがかかります。また、火災により消失した場合に備えて火災保険に加入したり、外部倉庫での保管、紙の紛失や劣化を防ぐための施設の用意など、紙の書類の保管・管理にはなにかとコストが発生します。スキャン代行サービスで書類を電子化すれば、大きなコスト削減につながるでしょう。

セキュリティリスクを低減できる

デジタルデータとは異なり、紙の書類はいつ・誰が閲覧したのかが明確になりづらい点がデメリットです。また、悪意ある者の持ち出しにより紛失しても、被害に気づきにくいという側面もあります。スキャン代行サービスによって電子化された書類なら、データへのアクセスログ管理をしたり、アクセス制限などのセキュリティ対策を講じることが可能です。これにより情報漏えいのリスクを低減でき、書類の安全性が高まります。

災害対策につながる

紙の書類は、自然災害によって消失するリスクがあります。書類を電子化してクラウド上で保管したり、データのバックアップをしておけば、保管場所が被災した場合もデータを守ることが可能です。これにより、事業継続性（BCP）対策にもつながり、業務の継続性を保つことができます。

スキャン代行サービスを利用する流れ

スキャン代行サービスを利用する流れは、おおむね以下のとおりです。

1.問い合わせ・見積もり

2.原本を預ける

3.スキャニング作業

4.データの受け取り・原本返却

まずは、スキャン代行サービスに問い合わせをして、サービス内容や見積もりの案内を受けます。
契約したら、書類の原本（紙の書類）を預けましょう。代行サービスによるスキャニング作業が行われ、CD-Rへの書き込みやサーバーへのアップロードなど、希望する形でデータが納品されます。また、基本的にはもととなる書類も返却されます。

スキャン代行サービスを選ぶ際の比較ポイント

スキャン代行サービスを選ぶ際は、次の6つのポイントをチェックするとよいでしょう。

費用

スキャン代行の依頼にかかる費用は、サービスによって大きく異なります。まずは見積もりを依頼して、基本料金や書類1枚あたりの費用などを比較しましょう。サービスの中には、作業する箱数に応じて定額で業務代行を受託してくれるものもあります。
ただし、費用の安さだけでなく、サービスの品質や内容とのバランスをチェックすることが大切です。

対応する文書の種類・量

スキャン代行サービスによって、対応できる文書の種類や量は異なります。契約書や古い帳簿、図面や写真など、電子化したい書類に合わせてサービスを選びましょう。例えば図面は大判の書類が多いため、特殊なサイズや形状に対応しているサービスがおすすめです。また、原本が製本されている場合は裁断をせずに、原本を傷つけることなく、スキャンすることができるかも確認しましょう。
また、大量の文書を定期的に電子化したい場合は、スキャンの処理能力や納期をしっかり確認をしましょう。

サービスの品質

「原本と文字が異なる」「文字が潰れて読めない」などのトラブルを防ぐために、スキャニングの品質も忘れずにチェックしましょう。ただし、文字つぶれなどを避けるために解像度を上げる方法を選ぶと、費用が高くなることもあるので、自社の用途にあうのか十分に確認する必要があります。

スキャンする原本の種類やスキャンの品質の内容に応じてスキャナーを使い分けている業者や、専門性の高いスタッフが在籍している業者なら、スキャニング作業を安心して任せられます。品質向上の取り組みや、実績も確認することをおすすめします。
可能であれば、スキャンしたデータのサンプルを提示してもらうか、トライアルプランを利用するなどして、事前に品質を確認してから契約を決めるとよいでしょう。

サービスの対応範囲

業者によってはスキャニングだけでなく、原本の保管やデータ入力など、多様なサービスを提供していることもあります。自社のニーズに合わせて、OCR処理をしたり、電子化したあとの原本の保管など、必要なサービスをワンストップで依頼できる業者を選ぶと、業務効率をより一層向上させられるでしょう。

また、スキャニング作業中から終了後のサポート体制も確認しておくと安心です。電子化の計画をしっかり立ててくれたり、スキャンの際にホチキス、クリップの取り外しから現状復帰がされる、原本が破損しないように扱われるなどサポート体制が充実しているサービスを選べば、トラブルが発生したときも迅速かつ的確な対応を期待できます。

原本の取り扱い方法

書類を電子化した後も、万が一に備えて原本を保管しておきたいというケースは多くあります。この場合は、スキャン後に原本の保管をするサービスが便利でしょう。
反対に、スキャン後はデジタルデータが法的に有効で原本はコピーとして扱われ、不要になることもあります。このような場合は返却されても処分に困ってしまうという場合もあるでしょう。サービスによっては、スキャン後に書類を機密抹消、廃棄してもらうことも可能です。
原本の取り扱いについて事前に確認し、自社のニーズに合うサービスを選びましょう。

セキュリティ対策

デジタルデータは紙文書のように物理的な紛失リスクこそ少ないものの、データそのものの情報漏えいのリスクはあります。また、企業が扱う書類のなかには機密情報が含まれるものも多いため、スキャン代行サービスで書類が適切に扱われ、情報漏えいなどが起きないようにセキュリティ対策を講じているか確認しましょう。
「プライバシーマーク（Pマーク）」や「JAPHICマーク」など、情報セキュリティ認証資格を取得しているサービスがおすすめです。

スキャン代行サービスのおすすめ5選

ここからは、数あるスキャン代行サービスのなかから、おすすめのものを紹介します。

WAN-Scan｜株式会社ＮＸワンビシアーカイブズ

「WAN-Scan」（ワンスキャン）は、書類の電子化から保管・管理までをワンストップで提供可能なサービスです。
品質マネジメントシステム（QMS）の国際規格であるISO9001を取得し、高度なセキュリティ体制のもと、情報漏えいやデータ改ざんなどのリスクを低減します。また、e-文書法や電子帳簿保存法にも対応し、法的要件を満たした電子化が可能です。

また、箱単位の定額料金でファイル名の付与や製本対応、OCR対応などの標準仕様も充実した電子化プランが提供されているので、費用の心配がなく手軽に申し込めるのも特徴です。

書類電子化サービス「WAN-Scan- そのまんま電子化プラン-」の詳細はこちら

うるるBPO｜株式会社うるるBPO

「うるるBPO」は、大手上場企業を含む多くの企業から選ばれているサービスです。
名刺のような小さな書類から、製図やポスターなどの大判サイズの書類まで、幅広い書類の電子化に対応しています。しおり作成やフォルダ作成、画像修整などのオプションも豊富です。
一級文書情報管理士をはじめ、専門的な資格を持つスタッフが多く在籍している点もポイントです。

そのままスキャン｜株式会社誠勝

株式会社誠勝の「そのままスキャン」は、幅広い種類・サイズの書類電子化のほかに「教育委員会向け公文書管理支援」や「遺品整理とデジタル化保存支援」、「伝統工芸品のデジタルアーカイブ化」など、多様な顧客やニーズに合わせたサービスを展開しています。

企業や大学だけでなく、自治体向けにサービスを提供している点も特徴です。

スキャン電子化BPO｜キヤノンマーケティングジャパン株式会社

キヤノンマーケティングジャパン株式会社のスキャン電子化BPOは、書類のスキャンだけにとどまらない多様なBPOサービスを提供しています。

金融や製造、エネルギーなど幅広い業界への実績を持ち、領収書から大判図面まで各種サイズのドキュメントに対応しています。
すでにある膨大な紙書類だけでなく、帳簿のような業務に連動して作成される書類にも対応可能です。

大判製本図面スキャン｜株式会社 川又感光社

川又感光社の「大判製本図面スキャン」は、その名の通り大型図面に特化したスキャンサービスです。断裁・分解せずにスキャン可能なオーバーヘッドスキャナーを使用しており、原稿を持ち上げる・開く・裏返すなどの作業も不要なため、原稿への負担を軽減できます。

また、1度のスキャニングで複数のファイルを作成可能なため、異なる拡張子やカラー・モノクロのファイルを同時作成しても、コストはスキャン1枚分の料金です。

まとめ

法人向けのスキャン代行サービスを活用すれば、業務負担を軽減しながら書類を電子化し、検索性向上による利活用の向上、セキュリティ対策、災害対策などにつなげることができます。費用やサービス品質、対応範囲などを比較し、自社のニーズに合うサービスを選びましょう。

NXワンビシアーカイブズでは書類電子化サービス「WAN-Scan－そのまんま電子化プラン‐」を提供しています。50,000円または70,000円から選べる定額制で、ファイル名の付与や製本対応、OCR対応などの標準仕様も充実しています。セキュリティ体制にも力を入れているので、大切な書類を安心してお任せいただけます。ぜひご利用ください。