情報共有とは？メリットやうまくいかない原因、情報共有を成功させるポイントも解説

情報共有とは

企業における情報共有とは、それぞれの従業員が保有する情報を、他者に共有することです。個人が業務中に得た情報をチーム全体で共有・活用することで業務レベルを高め、組織にプラスの影響を与えることを目的とします。

共有する情報は、業務の進め方やノウハウ、他社の動向や市場変化などさまざまです。

企業における情報共有のメリット・重要性

組織内の情報共有を促進すると、企業にとって以下のようなメリットが期待できます。

業務効率化や生産性向上を実現できる

業務に関する情報の共有は、業務効率や生産性の向上にもつながります。業務に必要な情報や資料を探す時間が短縮され、誤った情報の参照によるミスも防止できるでしょう。

また、複数人の目に触れることで、業務のムダを発見しやすくなる点もメリットです。

信頼関係を構築しやすくなる

チーム内での情報共有がうまくいかないと、すれ違いによるトラブルが起きやすくなります。

一方、情報共有の仕組みが整っていれば、従業員同士が同じ情報に基づきスムーズに業務を進めることが可能です。社内に連帯感が生まれることでチーム内の協力体制を強化でき、信頼関係の構築にもつながります。

新たなアイデアの創出につながる

今までにないアイデアを生み出すためには、既存の情報と新しい情報を組み合わせることが大切です。

社内の情報共有が円滑化されていれば、個人個人が持つ知識をかけ合わせ、新たな価値を生み出せる可能性が高まります。

業務内容や進捗状況を把握しやすくなる

情報共有の仕組みがあると、業務の進捗状況を把握しやすくなります。

「誰が」「どの業務を」「いつから」担当しているのか一目で確認でき、進捗に応じた計画の見直しや、適切な工数配分を実現できるでしょう。

意思決定のスピードが上がる

必要な情報にスムーズにアクセスできる仕組みが構築されていれば、素早い意思決定が可能となり、機会損失を回避できます。

万が一のトラブルにも迅速に対応することで、損害を最小限に食い止めることが可能です。

情報共有が進まない原因

組織の情報共有がうまく進まない場合は、以下のような原因が考えられます。

情報共有の仕組みが構築されていない

社内の情報共有を促進するためには、従業員にとって負担の少ない仕組みを構築することが大切です。入力作業などに手間がかかる方法を採用しているとハードルが上がり、共有の遅れや共有し忘れが起こりやすくなります。

情報共有の時間を確保できない

日々の業務に追われて余裕がなく、情報共有の時間を確保できないケースもあるでしょう。従業員がそのための時間を確保できない状況では、いくら重要性を説いても情報共有は進みません。

1人当たりの業務量が多すぎる場合は、まず人員を増やしたり、作業の効率化を図ったりして、時間的余裕を生み出す必要があります。

情報共有の必要性を共有できていない

情報共有を促すためには、情報共有の重要性やメリットを周知しなければ、従業員の行動を促すことは困難です。

職場・組織内の人間関係に問題がある

人間関係上の問題があり、チームの雰囲気が悪い場合も、情報共有は進まなくなってしまいます。

例えば、メンバーの失敗やミスを許さない雰囲気のチームでは、情報を共有せずむしろ隠蔽する方向へ傾きがちです。

また、従業員同士の競争意識が行きすぎると、有用な情報を共有せず独り占めしようとする人が現れるケースもあるでしょう。

情報共有ができているつもりになってしまう

実際には周囲に伝わっていないにもかかわらず、従業員本人は情報共有ができているつもりになっているケースもあります。情報共有の認識にズレがあると、従業員同士のすれ違いやトラブルの原因にもなるので注意が必要です。

情報共有のやり方が統一されていない

情報共有の仕組みをつくる手順

社内に情報共有の仕組みをつくりたい場合は、次の4つのステップで進めるとよいでしょう。

共有する情報を明確化する

まずは、社内で共有すべき情報を明確にします。これまでの業務において蓄積された情報を整理し、必要な情報だけをピックアップしましょう。情報の信ぴょう性を確認し、本当に有用な情報だけを残すことが大切です。

共有すべき情報には、例えば以下のようなものがあります。

• マニュアル・ノウハウ
• 決裁資料
• 議事録
• スケジュールやタスク
• 顧客情報
• 案件情報
• トラブル

情報共有のルールをつくる

情報共有のルールを策定します。従業員によって情報共有のやり方が異なると混乱を生み、必要な情報が埋もれてしまう可能性があるため、情報をいつ、どのように共有するのか明確なルールを設けましょう。

なお、ルールを策定するだけでなく、社内に周知することも大切です。

情報をデジタル化する

紙ベースで管理している情報がある場合は、デジタル化を図りましょう。インターネットを通じた情報共有が可能となり、テレワークをはじめとする多様な働き方にも対応しやすくなります。

ペーパーレス化により、紙の保管スペースや、紙代・インク代などのコストを削減できる点もメリットです。

情報を一元管理する

情報共有を円滑化するために、情報はできるだけ一元管理しましょう。さまざまな領域の情報をまとめて管理すれば、業務上の連携がスムーズになります。

情報共有を成功させるポイント

ここからは、情報共有を成功させるための3つのポイントを解説します。

情報共有の目的や必要性を周知する

社内の情報共有を促進するには、従業員に情報共有の必要性を理解してもらう必要があります。従業員に積極的に取り組んでもらうためにも、社内教育を実施して、情報共有の効果を周知しましょう。

情報共有の目的に合わせて、「業務効率の向上」や「新人教育の効率化」などに成功した事例を紹介することもおすすめです。

情報を共有しやすい雰囲気をつくる

情報を共有しやすい雰囲気をつくるためには、社内のコミュニケーションを促進することが大切です。従業員同士の交流を増やし、信頼関係を深めることで、風通しのよい職場環境を目指しましょう。

具体的には、以下のような施策が考えられます。

• 定期的な1on1ミーティング
• 雑談形式の短時間ミーティングの導入
• 社内イベントの開催　など

自社に最適な情報共有ツールを導入する

情報共有を円滑化するためには、自社に最適な情報共有ツールを導入することが大切です。

代表的なツールには、以下のようなものがあります。

このほかにも、情報共有ツールにはさまざまな種類があります。情報共有の目的に合わせて、最適なツールを選択しましょう。

また、ツールを選定する際は、以下のようなポイントをチェックするとよいでしょう。

・初期費用やランニングコストが予算に合っているか

・操作が容易で、誰もが使いやすいと感じるか

・ツールの導入によって自社の課題を解消できるか

・支援体制が充実しており、トラブル発生時にサポートを受けられるか

まとめ

情報共有の促進は、属人化の解消や業務効率の向上など、企業にさまざまなメリットをもたらします。しかし、情報共有が仕組み化されていないなどの理由から、情報がうまく共有されていない、生かしきれていないという企業も多いでしょう。

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