データ管理とは？メリットや方法、失敗しないポイントなど詳しく解説

データ管理とは

データ管理とは、企業が収集するデータを適切に管理・活用し、企業の競争力強化や経営判断の質向上につながる業務です。

企業にデータ管理が求められるようになった理由

現代の企業経営には、顧客情報や取引履歴などのデータという重要な資源をいかに活用するかが重要です。データが持つ客観性は意思決定の精度を高め、生産性向上やコスト削減、売り上げ貢献などにつながります。

データ管理で得られる4つのメリット

適切なデータ管理は、企業に多くのメリットをもたらします。おもな4つのメリットを紹介しましょう。

1.一元管理で業務効率が上がる

縦割りの部門ごとにデータが管理されると情報は分断され、やり取りを妨げ、業務効率を低下させる原因となります。特に顧客マスターや商品マスターといった組織をまたいで使用するデータが部署ごとに異なると非効率を生むだけではなく、誤った情報により間違った判断がされる問題が発生します。

しかし、これらを一元管理すれば、部門の垣根を越えてスムーズな情報検索や共有が可能になり、組織全体の生産性が向上し業務効率が上がります。

2.余分な管理コストを削減する

長期保管すべき記録や、BCP（事業継続計画）のためのバックアップなど、データを企業が守ることは不可欠です。しかし、データは活用されないまま放置すると増え続け、ストレージを圧迫し、管理コストを増大させる一方です。データ管理を最適化して必要なデータと不要なデータを区別し、定期的に整理することで、余分な管理コストを削減できるでしょう。

3.セキュリティを強化できる

データ管理によってアクセス権限を設定し、機密情報や個人情報を不正アクセス・情報流出から保護します。USBメモリ紛失などの人的ミスによる漏えいリスクが、データの一元管理で低減可能です。GDPR（EU一般データ保護規則）などのデータ保護規制にも対応しやすくなり、企業全体のセキュリティを大幅に強化できます。

4.的確な判断で売上を伸ばす

正しいデータに基づいた的確な判断は、売上向上に貢献します。顧客データを分析して購買行動を把握することで、効果的なレコメンドやキャンペーンを展開し、クロスセルやアップセルにより顧客単価と売上を伸ばすことも可能です。また、販売データは適切な在庫管理や商品開発に生かせるでしょう。

5.データの検索性があがる

部署やシステムごとにデータが散在すると、必要な情報を探す時間がかかり、業務の非効率を招きます。データを一元管理し、タイトルや種類といった内容を示す属性情報を整備することで、検索性が向上するでしょう。誰でも素早く目的のデータを発見でき、探す手間が軽減されるため、業務効率を大幅に改善します。

データ管理で失敗しないための3つのポイント

データ管理を成功させるには、以下の3つのポイントを押さえることが不可欠です。それぞれを詳しく解説します。

1.まず「目的」を明確にする

データ管理を始める前に、まず「何のためにデータを活用するのか」という目的を明確にしましょう。「売上向上」か「業務効率化」か、目的が曖昧なままでは、多くの不要なデータを集めてしまい管理コストの無駄につながります。

2.管理するデータの範囲と品質を決める

やみくもに全てのデータを管理対象とすると、不要なデータも含まれるため管理コストが増大します。

まずはデータ活用の目的に沿って、本当に必要なデータの範囲を絞り込みましょう。さらに、そのデータが「正確か」「最新か」といった品質基準も定義することが重要です。範囲と品質を定めることで、効率的で価値あるデータ管理が実現します。

3.運用ルールを作り定期的に見直す

「データの保存場所」「ファイル命名規則」「アクセス権限」などの運用ルールを定め、業務効率化とセキュリティ向上を図ります。

データ管理の取り組み時に発生する課題

データ管理を推進する上で、多くの企業が課題に直面します。以下で、代表的な「データの散在」と「コスト」の2点について解説します。

データが社内に散在している

企業活動でデータが増え続けると、紙の書類や各部署のシステムなどに情報が散在してしまいます。データが分散すると、必要な情報を探すのに時間がかかったり、情報の重複や不整合が発生したりします。結果として業務効率が低下してしまいます。

導入や管理にコストがかかる

データの収集、整理にあたっては、システム導入を検討することが多いですが、オンプレミス型の場合、初期費用がかさみます。導入後も、データの追加に伴う連携作業やシステムの更新に都度費用がかかるでしょう。クラウド版では月額費用がかかります。

システム費用の他にも、管理担当者の人件費や教育費、データを保管するサーバーの保守費用など、運用面でも継続的にコストがかかることが課題です。

データ管理を効率化するシステムとは？

データ管理を効率化するシステムは、企業が持つ膨大なデータを一元的に管理し、活用しやすくするために重要です。データ管理システムを導入すれば、データの収集・整理・分析などのプロセスを自動化し、業務効率の向上につながります。

例えば、最新の顧客情報を全部署でリアルタイムに共有できるため、情報の重複や矛盾を防ぐことが可能です。また、散在するデータの一元管理で整合性を保ち、アクセス権限の設定によってセキュリティも確保できます。データに基づいた迅速な意思決定を支え、組織全体の生産性を高める効果が期待できるでしょう。

データ管理システムの選定ポイント

データ管理システムを選ぶ際は、差し迫って必要とする機能だけでなく、将来的な視点を持つことが重要です。具体的には以下の2点を確認しましょう。

拡張性・連携性をチェック

企業の成長や事業環境の変化に対応し、長期的にシステムを使い続けるには、拡張性と連携性の確認が不可欠です。将来、扱うデータ量が増えたり、新しいツールとの連携が必要になったりすることを視野に入れましょう。他のシステムとのシステム連携が可能か、柔軟に機能を追加できるかなどが、システムを選定する際のチェックポイントです。

長期的視点でデータの管理ができるか

まとめ

データ管理は、収集したデータを活用して企業の競争力を高める重要な業務です。適切に行うことで業務効率化や売上向上といったメリットがあります。

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