ペーパーレス化を促進するために欠かせないものといえば、"文書管理システム"を想起する方が多いのではないでしょうか。紙文書の電子化に対応し、PDFはもちろんWord、ExcelやPowerPointなど複数のファイル形式に対応することで電子化した書類・文書を適切に管理し、かつ組織全体で共有可能な状態を保つためのITシステムです。
そのため「ペーパーレス化の最初の一歩として文書管理システムを導入するぞ！」と意気込む企業は多いかと思います。でも、「本当に文書管理システムを導入してよいものか？」そうした企業はいったん立ち止まって、一緒に考えてみましょう。
もしかすると、自社にとって文書管理システムはペーパーレス化のために最適なソリューションではないかもしれないのです。
今回は文書管理システムの概要を解説すると共に、ペーパーレス化サービスについてもご紹介します。
まずは文書管理システムの概要について簡単に確認していきましょう。一般的に文書管理システムには次のような機能が備わっています。
これらの機能が備わっていれば、一般的な文書管理システムとして機能するでしょう。ちなみに文書管理システムは「オンプレミス」と「クラウド」という2つのタイプで提供されています。
「オンプレミス」とは、社内構築専用のソフトウェアです。ネットワークを整備してサーバーを設置し、そこに文書管理システムを構築するためのソフトウェアをインストールします。自社独自に運用ができ、個別にカスタマイズが加えられるという高い柔軟性が主なメリットです。
一方「クラウド」は、ソフトウェアをサービスとして利用するものです。文書管理システムを社内に構築するのではなく、サービス料金を支払うことでインターネット経由でシステムが利用できるようになります。オンプレミスに比べて初期コストを抑えられることと、社外からでもシステムにアクセスできるのが主なメリットです。
最近ではオンプレミスよりもクラウドが主流になっています。これは文書管理システムに限った話ではなく、どのITシステムでもクラウド化が進んでいます。
ただし、クラウドにもデメリットはありますので、サービス導入時には十分検討が必要です。
参考ブログ：データ保管にクラウドではないアーカイブサービスを選ぶメリット
文書管理システムを導入するにあたってどれくらいの投資が必要なのか？それはオンプレミスで導入するか、クラウドで導入するかによって大きく違います。
まずオンプレミスの場合、導入にかかる費用項目はサーバー調達、ソフトウェア購入、ソフトウェアインストール、初期設定、パラメータ設定、運用テスト等、多岐にわたります。文書管理システムを利用する規模にもよりますが、少なくとも初年度で300万円程度の費用はかかるとみてよいでしょう。
クラウドに関してはオンプレミスと違い、プランベースで料金が変わります。初期費用に10万円～30万円程度かかり、月コストで5万円程度かかるのが一般的です。そのため初年度には70万円～90万円程度の費用がかかるでしょう。月コストに関しては永続的に発生するので、毎月5万円以上のハッキリとしたコストがあります。
文書管理システムを導入し適切な運用ができれば、次のようなメリットがあります。
こうした多数のメリットがある文書管理システムも、実はいくつかの問題によって利活用が進んでいない企業が少なくありません。
1つ目の理由は「社員が紙文書に慣れている」ことです。ほとんどのビジネスパーソンは電子化された文書よりも紙文書の扱いに慣れています。さらに、紙文書なら手元で参照しながらパソコンで作業することが難しくありません。電子化された文書ではそれをパソコン上で閲覧するだけで、作業スペースが限られてしまいます。
2つ目の理由は「運用ルールが守られていない」です。たとえばペーパーレス化を促進するために、作成した文書はすべて電子化するようにと運用ルールを作っても、これを守らない社員が少なからず存在します。一度ルールが崩れてしまうと、そこからなし崩し的に組織全体のルールが守られなくなっていきます。
3つ目の理由が「社内のIT人材が少ない」です。IT人材が少ない、あるいは確保していないという企業では、文書管理システムに障害が発生した際に素早く対処ができません。文書管理システムが速やかに復旧できないと業務が滞ってしまうでしょう。
以上のような問題から、企業の文書管理システムの利活用はなかなか思うようには進んでいないのです。
「なぜ文書管理が必要なのか？と様々なリスクへの対応」はこちらに是非ご参考にしてください。
文書管理システムはペーパーレス化のために欠かせないITシステムの一つですが、導入にあたってのリスクが大きい傾向にあります。IT人材やリソースが潤沢な企業でないと、適切な導入や運用はなかなか難しいかもしれません。
そこでおすすめしたいのがワンビシアーカイブズの"書庫探"という書類電子化サービスです。これは1箱90円で利用できる書類保管サービスで、これまでに4,000社600万箱の保管実績を持つワンビシアーカイブズが、責任を持って貴社の文書を徹底管理するためのサービスです。
従来の書類保管サービス・電子化サービスとは違い、"書庫探"では文書を管理するだけでなく「お客様に代わって書類を探す」という大きなメリットがあります。ワンビシアーカイブズがお預かりした書類の中から、利用者がほしい文書をすぐに参照可能な状態にするため、企業では文書を探す手間等が省けて、大きな業務効率化に繋がります。ちなみにWebからの申請で、早くて当日中、遅くても翌営業日までに閲覧可能な状態にします。
文書管理システムを導入するわけではないため多大な初期投資は不要ですし、紙文書を電子化する手間も省けます。これまでペーパーレス化といえば紙文書をスキャンしてシステムで保管するという考え方が一般的でしたが、"書庫探"はまったく新しい視点から貴社のペーパーレス化を実現します。
何よりも保管料が1箱90円(月額)というのは、自社書庫やトランクルームで文書を管理するよりも圧倒的低コストです。いくらペーパーレス化を実現しても、それ以上にコストがかかってしまっては意味がありません。現在文書管理システムの導入を検討されている場合は、是非一度立ち止まって"書庫探"と比較してみてください。そのメリットがわかると思います。ペーパーレス化のご相談は、ワンビシアーカイブズまでお気軽にどうぞ。
ご不明な点やご要望などお気軽にご連絡ください。