電子契約サービス「WAN-Sign」 API連携・アラートメール送信・差込一括送信機能を追加~雇用契約書等の大量契約締結を効率化~ | 株式会社ワンビシアーカイブズ

電子契約サービス「WAN-Sign」 API連携・アラートメール送信・差込一括送信機能を追加~雇用契約書等の大量契約締結を効率化~

2020.01.21  株式会社ワンビシアーカイブズ

日本通運グループの株式会社ワンビシアーカイブズ(代表取締役社長 佐久間文彦 以下、ワンビシアーカイブズ)は、書面契約と電子契約の一元管理が可能な電子契約サービス「WAN-Sign」をより幅広いシーンでご活用頂けるよう、以下の5つの機能追加を行いましたのでお知らせいたします。

機能1.API連携

WAN-SignのAPIを公開いたしますので、現在ご利用中のワークフローシステムや基幹システムとWAN-Signのシステム連携が可能になります。

お客様の社内システムとWAN-SignAPIを連携することで、様々な日常業務と契約締結業務を自動連携することができます。

機能1.API連携

★こんなシーンでご利用頂けます

①社内稟議のワークフローと電子契約送信機能を連携したい

...ワークフローシステムとWAN-SignAPIを連携することで稟議の完了した書類をシームレスに契約締結プロセスへ移行させることができます。

②既存の文書管理システムへ電子契約した文書も自動連携したい

...既存の文書管理システム上で契約書を作成後、WAN-Signへの電子契約送信を自動化。締結後の契約書を「WAN-Sign」から取得することで、電子契約した文書も今まで通りの既存システム上で管理可能となります。

CRMシステムと電子契約送信機能を連携したい

...CRMシステム上の取引データから契約書を作成し、WAN-Signへアップロードすることで、契約書への署名依頼を自動化。署名された契約書はそのままWAN-Signで保管されるため、回収業務も不要となります。

機能2.契約有効期限アラートのメール送信機能

WAN-Signでは電子契約・書面契約の区別なく、一元的に契約の有効期限を管理できます。

リマインド設定をしておくと、指定したタイミングで画面上にアラートメッセージが表示されます。

今回【契約有効期限アラートのメール送信機能】が追加され、リマインドのタイミングで文書関係者にアラートメールが送信されるようになるので、WAN-Signにログインせずともリマインド対象の有無を確認可能になります。

メール通知の有無はユーザー単位で指定できますので、メールを受取りたくないユーザーは通知の対象外にすることも可能です。

機能3.テンプレート文書における押印位置の固定機能

WAN-Signには頻繁に電子契約を行う文書をテンプレートとして登録し、契約送信時に対象文書を簡単に呼び出せるようにする機能があります。また、電子契約で署名を行う際に、PDF上に印影イメージを埋め込み(押印し)、書面契約と同様の見た目を再現する機能もあります。

今回追加された【テンプレート文書における押印位置の固定機能】では、テンプレートを登録する際に押印位置を固定して登録しておくことができます。

テンプレートを利用しての電子契約締結を行う際に、都度押印位置を設定する手間が省けます。

機能3.テンプレート文書における押印位置の固定機能

機能4.差込一括送信機能

事前に登録している型の決まった文書テンプレートにおいて、住所や名前など契約相手ごとに異なる文言を差し込んで一括送信できる【差込一括送信機能】が追加されます。

雇用契約書のような『形式は単一だが、内容が1件ごとに異なる』文書を大量に電子契約したい場合、契約書作成の手間と送信の手間を同時に解消し、大幅な工数の削減が期待できます。

機能4.差込一括送信機能

★こんな利用シーンにオススメの機能です

①雇用契約書を大量に一括送信したい

...一人一人違う内容の契約書データを作成した上で一括送信できるので、作成の手間を大幅に省ける。

機能5.文書情報の一括更新機能

電子・書面の形式を問わず、WAN-Signでは登録した文書の情報を一元的に管理することができます。この情報の更新をより効率的に可能とする一括更新機能が、今回のアップデートで追加されました。

更新方法も、文書一覧画面から文書情報リストをダウンロードし、更新したい箇所を変更してアップロードするだけなので、どなたでも簡単にご利用頂くことができます。

機能5.文書情報の一括更新機能

≪今回リリースされる機能の組み合わせにより実現可能な利用シーン例≫

~ 雇用契約書の締結・更新を電子上で効率的に完結 !!

『ひとりひとり契約期間や内容の異なる雇用契約書は締結・更新をまとめてできないけど、個別に都度対応するのも大変...』というお悩みはWAN-Signで一気に効率化できます。

まずは、【機能3.テンプレート文書における押印位置の固定機能】を用いて雇用契約書フォーマットを押印位置をセットした状態でテンプレート登録しておきます。

次に、【機能4.差込一括送信機能】を用いて登録したテンプレートのうち、氏名や給与などの相手によって内容の異なる文言を差し込んで一括送信できます。

この時、【機能1API連携】で事前に自社の人事情報システムと連携しておくことで、送信先を簡単に呼び出すことも可能です。

雇用契約書の署名依頼を一括で行うことができるため、従来の工数を大幅に削減できます。

また、契約の手続きが電子上で完結できるため、書面を作成・送付・管理にかかる手間・リスクもなくなります。

さらに、【機能5.  文書情報の一括更新機能】で締結された契約書に契約有効期限とリマインド通知を一括で設定しておけば、【機能2.契約有効期限アラートのメール送信機能】でリマインドを受け取れるので、更新忘れの心配もありません。

電子契約サービス 「WAN-Sign」では、今後もより利便性の高いサービスを目指し、機能を拡張して参ります。引き続き、よろしくお願い申し上げます。

電子契約サービス「WAN-Sign」について

ワンビシアーカイブズが提供する電子契約サービス「WAN-Sign」は、電子契約導入を検討する企業に立ちはだかる壁を無理なくクリアできる新しい仕組みを取り入れたクラウド型の電子契約サービスです。3,000社以上の導入実績を有するGMOインターネットグループのGMOクラウド株式会社が提供する「GMO電子契約Agree」を基盤としており、長年ワンビシアーカイブズが培った契約書管理の実績とノウハウを掛け合わせて誕生いたしました。

URL:https://www.wanbsihi.co.jp/econtract/

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