情報資産管理サービス

書類の活用・保管

重要書類を高セキュリティの情報管理センターでお預かりし、
活用頻度に合わせて、コストと利便性を兼ね備えた文書管理方法を提案します。

書類の活用・保管サービスについて

各種申込書や契約書といった重要書類、図書、図面、カルテ、フィルム類など、オフィスにあふれる大量の書類。その活用頻度や重要度は書類によって様々です。
ワンビシアーカイブズでは、法定保存年限の定められた保存文書等は、文書箱単位でお預かりし、必要な時にお手元にお届けします。一方、個人情報記載の契約申込書やカルテなど、セキュリティと閲覧が求められる書類は、1枚・1ファイル単位で保管し、必要な時に必要な書類だけを取り出してお届け、あるいは電子データ化・画像配信というように、書類の性質に合わせた運用も可能です。 すべての運用は、高セキュリティの情報管理センターで行い、書類の機密性・安全性を確保。保有期間満了後の書類は機密抹消し、情報のライフサイクルをトータルにカバーします。

  • お客様のご要望にあわせて、箱単位・フォルダ単位・1枚単位など、書類の運用に合わせた様々な文書管理が可能になります。
  • プロによる事前コンサルティングにより、最適なソリューションを提案します。活用から保管・保存、機密抹消までの管理が一元化できます。
  • 書類の検索・閲覧の利便性が向上します。
  • 保管・保存をアウトソーシングすることにより、スペースの効率性を向上、環境改善を実現します。
  • 書類原本の遠隔地安全保管により、災害・消失リスクが低減します。
  • 高セキュリティのセンターでの運用により、書類の機密性・安全性が保持されます。
  • 専用車両・専任ドライバーによる集配送により、集配も安心です。
  • Web対応システムにより、書類の集配送・閲覧依頼が簡単に行えるようになります。また、保管物の在庫や利用履歴の照会が可能になります。
  • ワンビシアーカイブズは、情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)の国際規格ISO/IEC27001を取得しています。

特長

保管対象物

書類
  • 技術資料、特許関連資料などの機密情報
  • 個人情報を含む重要書類
  • 経理帳票や契約書関係の付帯書類など法定保存年限が定められ、一定期間保存されるべき書類
  • 金融機関などでの各種契約書類(口座開設書類など)
  • 庁内で保管・保存中の公文書
図書類
  • 図書館所有図書、資料、企業書庫内図書、資料、雑誌などの一般刊行物
図面
  • 業務上必要な図面形態の各種技術資料、設計図など
医療関連資料
  • カルテ、レントゲンフィルム、診療録など医療関連資料
マイクロ
フィルム
  • COM化された商業帳簿その他営業に関する重要書類
  • 文書、伝票、図面などマイクロフィルム化された資料
すぐに始められるパッケージサービスはこちら
≫ 書類保管サービス
「書庫探」
たまに見る書類を箱単位で安全・確実に保管、書類を見たい時には必要な書類だけを箱から探してPDFを配信します。安全・便利な書類保管サービス
Web対応保管物管理システム(ACTSWIN)

Web対応保管物管理システム(ACTSWIN)

預入れ・お届け依頼、保管物情報検索、保管期限が到来した保管物の機密抹消処理依頼、依頼履歴管理等をWebベースで行うシステムです。インターネットを接続できる環境さえあれば、保管物の管理業務を低コストかつ簡単に行うことができ、お客様の情報資産管理をサポートします。

オンデマンド閲覧の流れ(Papion)

  • Webインターフェースによる簡易な依頼操作
  • SSLによる暗号化通信
  • お客様ごとに最適な画質を設定
  • オーダー内容(画像)を電子メールへ添付(サーバへの蓄積・閲覧対応なども対応可)

ファイリングサプライの取り扱い

フォルダ

フォルダ

  • スティックファスナー用の切れ目が16か所入っています。
  • フォルダ前面に部課名などを表記できます。
  • 下記Cタイプ(ふたつき)やBP C-Ⅱタイプとの組合わせで、分類、収納、検索が容易になります。
Cタイプ(ふたつき)

Cタイプ(ふたつき)

  • A4判文書を約500枚収納。
  • ふたを逆に入れ込むことで二重底になり、強度がUP。
  • 別売のフォルダとの組合せで分類、収納、検索が容易になります。
  • ふたを利用することで保管(保存)への置換えが容易です。
  • 下記文書保存箱Dタイプに4個、Eタイプに2個、そのまま収納できます。
C-Ⅱタイプ

C-Ⅱタイプ

  • A4判文書を約500枚収納。
    別売のフォルダと組合せで分類、収納、検索が容易になります。
    下記文書保存箱Dタイプに4個、Eタイプに2個、そのまま収納できます。
Gタイプ(ふたつき)

Gタイプ(ふたつき)

  • B4判文書を約400枚収納。
  • ふたを逆に入れ込むことで二重底になり、強度がUP。
  • 別売のフォルダとの組合せで分類、収納、検索が容易になります。
  • ふたを利用することで保管(保存)への置換えが容易です。
  • 下記文書保存箱Dタイプに4個、Eタイプに2個、そのまま収納できます。
Dタイプ(文書保存箱D型)

Dタイプ(文書保存箱D型)

  • A4判文書を約2,000枚、またはB4判文書を約1,600枚収納。
  • スタンダードタイプの文書保存箱。
  • 強度の高い段ボール素材を採用した、頑丈なつくりです。
  • Cタイプ(ふたつき)、Gタイプ、C-Ⅱタイプを4個、収納できます。
Eタイプ(文書保存箱E型)

Eタイプ(文書保存箱E型)

  • A4判文書を約1,000枚、またはB5判文書を約1,500枚収納。
  • コンパクトサイズの文書保存箱。
  • 強度の高い段ボール素材を採用した、頑丈なつくりです。
  • Cタイプ(ふたつき)、C-Ⅱタイプを2個、収納できます。
Jタイプ(文書保存箱J型)

Jタイプ(文書保存箱J型)

  • A4判文書を約1,700枚収納。
  • 当社保管専用の文書保存箱。
  • ガムテープ不要で組み立てられる頑丈な文書箱です。
  • Cタイプ(ふたつき)、C-Ⅱタイプを3個、一般的な5cmファイルを5冊収納可能です。
DDRボックス

DDRボックス

  • 大量に発生する機密抹消対象文書の搬送専用ボックス。

ご利用イメージ(Cタイプ/C-Ⅱタイプ)

袖机の引き出し

袖机の引き出し

[ Cタイプ/C-Ⅱタイプ 5ケース ]
フォルダやキングファイルを立てて簡単収納、
スピーディな検索を実現。

Dタイプ

Dタイプ

[ Cタイプ/C-Ⅱタイプ 4ケース ]
キャビネットに収納するときからCタイプで保管をすると、
文書保存箱への移し替えが簡単です。

関連サービス

書類の活用・保管サービスに関するお問い合わせ

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