皆さんは必要な契約書の所在が分からなくなり、困った経験はないでしょうか？
ビジネスパーソンなら誰もが経験したことがあるこの悩みは、契約書を管理する環境が悪いということが、大きな原因の1つです。
事業が拡大、継続するにつれて、契約書の内容確認や変更などは頻繁に発生します。そのため、原本の管理が重要なのですが、これがまた難しい問題です。個別に有効期間や内容が異なる契約書は関係者間での情報共有が難しく、保管場所や管理方法に混乱が生じがちです。
こうした問題を解決するのが契約書管理システムです。
今回はクラウド型サービスで提供される契約書管理システムのメリットをご紹介します。
ITシステムの「クラウド化」が進んだ現代ビジネスですが、まだまだクラウド型サービスを利用していないという企業も多いでしょう。一体どういったサービスを指しているのか、まず説明します。
「クラウド」とはオンラインで提供されるサービスの総称であり、インターネット上で使用できるソフトウェアはすべてクラウド型サービスということになります。Gmailといった無料で提供されているものもクラウド型サービスですし、Office 365のように有料で提供されているものもクラウド型サービスです。
クラウド型サービスはこれまでのITシステムと違って、サーバーやパソコンにソフトウェアをインストールする必要がありません。必要なのはサービスを利用するためのオンライン環境とパソコンまたは指定のデバイスのみです。それさえあれば、今すぐにでも利用できるのがクラウド型サービスです。
一方、契約書管理システムとは、今まで紙で管理してきた契約書を電子データとして作成し、保存・管理するためのIT製品です。システム上で契約書を作成してそのまま発行したり、電子署名を付与して電子データでのやり取りで契約を締結したりと、色々な使い道があります。さらに、各契約書をインデックス化して分かりやすく分類してくれるので、必要な契約書がすぐに見つかります。
こちらで「契約書管理における課題」もご参考にしてください。
この契約書管理システムをクラウド型サービスとして導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか？
クラウド型サービスを導入してまず感じられるメリットは「イニシャルコストの安さ」でしょう。これまで、契約書管理システムを導入するには社内サーバーを設置し、そこにソフトウェアをインストールして、細かいパラメーター設定を行ってからテスト稼働をし、本番環境へと移行します。導入にはベンダーも多く関わるため、結果としてイニシャルコストは想像以上に大きくなります。
一方、クラウド型サービスでは、ほとんどの場合初期費用は不要です。オンライン環境とパソコンがあればすぐに利用できるサービスが多く、契約書管理システムも例外ではありません。イニシャルコストを安く抑えることができるので、中小企業にとっても有効な選択肢になります。
システムを導入したら終わりではなく、継続的なシステム運用が必要になります。サーバーの稼働状況をチェックしたりシステムパフォーマンスを監視したりと、管理項目が多いため大変な作業ですし、人件費もかかります。
これがクラウド型サービスになると、ソフトウェアベンダーがシステム運用を実施してくれるので、ユーザーの企業がシステム運用に関わる必要はありません。そのため、システム運用負荷が軽減され、情報システムのリソースを消費することなく契約書管理システムを導入・運用できるのです。
クラウド型サービスは基本的に従量課金制です。利用するユーザー数やプランに応じて毎月（毎年）の費用が決まります。そのため毎月（毎年）のコストを固定化できるメリットがあり、予算計画も立てやすくなります。さらに、オンプレミス環境のように運用の諸経費がかからないので費用計算がとても楽になります。
オンプレミス環境で契約書管理システムを構築すると、システム運用にかかる人件費や諸経費の計算が複雑なので、そこに手間やコストが生まれてしまいます。
クラウド型サービスはオンラインでソフトウェアが提供されているので、必ずしも社内のインターネット環境からしかアクセスできないというわけではありません。セキュリティポリシーを整備すれば、社外のインターネット環境から契約書管理システムにアクセスすることも可能です。
そのためテレワーク、リモートワークの促進や、移動時間などの隙間時間に仕事をすることも可能になります。
クラウド型サービスを利用するとセキュリティリスクが高くなるのでは？という不安の声もありますが、むしろセキュリティレベルは向上します。クラウド型サービスを提供するソフトウェアベンダーの多くは堅牢なセキュリティ体制を講じています。それはお客様のデータを預かることでビジネスが成り立っており、ひとたび情報漏えい等の事件が発生すれば、それがビジネスの存続にかかわる問題だからです。
そのためクラウド型サービスの多くは堅牢なセキュリティ体制を持っており、ユーザー企業として特別なセキュリティ対策は不要ですし、セキュリティレベルが向上するケースも多いのです。
現代の企業に欠かせないのがBCP（事業継続計画）です。災害や火災が発生し、オフィスやシステムがダメージを受けても事業継続を可能にするための計画ですが、クラウド型サービスは導入によりその計画を自然と立てることができます。企業にとって重要な契約書を外部保管するため、万が一のことがあっても原本やデータが失われることはありません。
契約書には取引金額に応じて収入印紙を貼り付ける必要があるのですが、電子データとして作成された契約書であれば原則不要となります。そのため、契約書管理システムを導入して契約書作成とやり取りを電子データ化すれば印紙代を削減することができます。
このように、契約書管理システムをクラウド型サービスで導入すると実に多くのメリットを享受することができ、ビジネスに大きな良い影響を与えることができます。
多数のメリットがあるクラウド型サービスですが、注意点もいくつかあります。まず「必ずしもコスト削減にはつながらない」ことです。クラウド型サービスを導入することでオンプレミス環境に比べてコスト削減になるケースはもちろんありますが、すべての事例でというわけではありません。
クラウド型サービスは利用者数やプランに応じて費用が変動しますので、場合によってオンプレミスよりもコストがかかるという場合もあります。しかしそうしたケースでも、クラウド型サービスの導入によって生産性は大幅に上がるので、単なるコストメリットだけに着目しないことが大切です。
もう1つの注意点が「オフライン環境では利用できない」ことです。オンライン環境でソフトウェアを利用するクラウド型サービスは、その反対にインターネットにつながっていないオフライン環境下では利用できません。そのためこれまで以上にインターネット接続環境を強化する必要があります。
一方、これらのポイントにさえ注意すれば、クラウド型サービスを利用することで多くのメリットを享受することができます。
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