マイナンバー書類の保管、お困りではありませんか? ~マイナンバーを含む書類の保管と廃棄方法~ | 株式会社NXワンビシアーカイブズ

マイナンバー書類の保管、お困りではありませんか? ~マイナンバーを含む書類の保管と廃棄方法~

2017.09.19  株式会社ワンビシアーカイブズ

マイナンバーってどこで保管すれば良いの? どのように保管しなければいけないの?

 2016年1月から制度がスタートしたマイナンバー。とはいえ、「マイナンバーってどんな書類に記載されているの?」「どこで保管しなければいけないの?」「どのように保管しないといけないの?」「失くしたらどうなるの?」というように、「よく解らない・・・」のが率直なところではないでしょうか。 そこで今回は、みなさまがお悩みのマイナンバーを含む書類の保管場所や保管方法といったよくある疑問とその解決策についてご案内します。

マイナンバーが記載された書類にはどんなものがある?

 マイナンバー(特定個人情報)は、税務、社会保障および災害対策に利用目的が限定されています。したがって、個人に発行されるマイナンバーの「通知カード」および「個人番号カード」以外に、以下のような書類に記載されています。例えば、従業員の入社や退社時の保険に関する手続きや給与支払手続きに際して、マイナンバーの記載が求められます。企業や健康保険組合等は、これらマイナンバーが記載されている書類(以下「マイナンバー書類」)を適切に管理する必要があります。

  • 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書
  • 給与所得の源泉徴収票
  • 退職所得の源泉徴収票
  • 原稿料・謝金等の支払調書
  • 不動産使用料の支払調書
  • 厚生年金保険被保険者資格取得届
  • 雇用保険被保険者資格取得届
  • 健康保険被保険者資格取得届

 ※2015年10月の改正により、従業員向けに交付する源泉徴収票や支払通知書等へのマイナンバー記載は不要になりましたが、行政機関への提出書類には記載が必要です。

マイナンバー書類はどうやって保管したらよい?

 マイナンバー書類の取扱いには4つの「安全管理措置」が求められます。 

  1. 組織的安全管理措置(管理体制・方法)
    組織体制の整備、取扱規程等に基づく運用、取扱状況を確認する手段の整備、情報漏えい等事案に対する体制の整備、取扱状況の把握及び安全管理措置の見直しが必要です。
  2. 人的安全管理措置(人員配置と教育)
    マイナンバーを取り扱う事務取扱担当者をおき、周知徹底・教育と、適切な監督が求められます。
  3. 物理的安全管理措置(保管場所・方法)
    マイナンバーを取り扱う区域(管理区域/取扱区域)の管理、機器・電子媒体等の盗難等の防止、電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止、個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄が必要となります。
  4. 技術的安全管理措置(アクセス制限)
    マイナンバーを含む情報へのアクセス制御、アクセス者の識別と認証、外部からの不正アクセス・情報漏えい等の防止に対する措置が求められます。

 マイナンバー書類は、法令等で保存義務が定められている場合など、必要がある場合のみ原本を保管し、不要になった際には速やかに廃棄する必要があります。また、保管に際しては、専用区画を設けたり、鍵のかかるキャビネット等に保管したりといった、マイナンバー書類への物理的なアクセスを制限・監視する措置をとる必要があります。 ある企業では、マイナンバーが記載された書類と一般の書類が混在した状態で管理されており、監査で不適切との指摘を受けた、という例もあります。社内保管であれ、外部保管であれ、マイナンバー書類の保管区画は明確に分ける必要があります。

マイナンバー書類を失くしたらどうなる?

 マイナンバーの故意による漏えい、不正な目的での提供は、懲役刑または罰金刑が科せられます。漏えいした本人だけでなく、その上司も処罰の対象になります。また、個人情報保護委員会からの指導や改善命令、民事の損害賠償請求がなされる可能性もあります。  しかし、それ以上に、マイナンバー書類の紛失・漏えいは、企業の社会的信用を失墜させることになってしまいます。

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マイナンバー書類のお困り事と解決策

マイナンバー書類に関する3つのお困りごと

当社にお寄せいただくマイナンバー書類のお困り事は以下の順に件数が多いです。

  1. 保管スペース
  2. アクセス制限
  3. 廃棄

マイナンバー書類は厳重な管理体制のもとで保管しなければならないので、①マイナンバー書類をどこに保管するか、②マイナンバー書類に誰がアクセスしたのかをどう管理するか、③マイナンバー書類をどうやって捨てるか、という3つの管理体制が課題になります。マイナンバー書類の管理体制をどう構築していくのかが、お困り事といえるでしょう。特に、マイナンバー書類をどこに保管するか、どのように保管したらよいのか、というお問い合わせが最近増えてきております。

マイナンバー書類 保管の解決策

マイナンバー書類の保管には、社内で保管する/外部委託で保管する、の2つのパターンがあります。それぞれのメリット、デメリットを見てみましょう。

  1. 社内で保管する
    ・メリット: いつでも出し入れが可能、目の届く範囲に書類がある
    ・デメリット: 保管スペースが余計に必要、アクセス制限が必要(誰でも見られてしまうおそれがある)
  2. 外部委託で保管する
    ・メリット: 社内で別途保管スペースを用意する必要がない
    ・デメリット: 書類の出し入れに時間がかかる、保管費用が発生する

保管スペース、アクセス制限を含めた厳格な管理体制、書類の出し入れの手間と時間、保管費用といった課題があるようです。社内保管/外部保管、いずれも一長一短がありますが、御社の事情にあったマイナンバー書類の保管形態を選択すべきでしょう。

おわりに

 いかがでしょうか。マイナンバー書類の保管について、少しはイメージしていただけたでしょうか。マイナンバー書類の保管では、多くの企業で保管スペースの確保に困っているという傾向が見えてきています。書類の利用頻度が高く、セキュリティレベルを満たす保管スペースやキャビネットが確保できるのであれば、自社内での保管が可能です。しかし、多くの企業ではマイナンバー書類の利用頻度はそれほど高くないのではないでしょうか。書類の利用頻度が低く、オフィス内でのスペース確保が難しいということであれば、高セキュリティで手間のかからない、外部施設での保管サービスのご利用をお勧めします。

(参考)内閣府マイナンバーHP http://www.cao.go.jp/bangouseido/
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