書類保管・保存に適した文書保存箱の選び方

１．最適な文書保存箱とは

結論から先にお伝えすると、どういった文書保存箱が最適かは、自社の書類の管理状況により変化します。

後になって使いづらかったり、書類が破損したりといった事態に陥らないためにも、自社の文書保管状況に合った箱「サイズ」と「耐久性」の文書保存箱を選定することをお勧めします。

　次の章から箱の「サイズ」や「耐久性」はどのように考えるべきかをご説明します。

２．箱サイズの考え方

１）用紙サイズに合った内寸の箱を選ぶ

自社で主に扱う書類の用紙サイズと、文書保存箱の「内寸」サイズが合っていることが重要です。箱のサイズが合っていない場合には、文書保存箱内にどうしても余分な隙間ができることになります。隙間ができると、保管スペースが無駄になる上に、箱が外から押された時にへこんでしまい長期的に文書を保存する場合に破損の原因となります。

　また、バインダーやファイルなどを用いて文書保管する場合には、それらのサイズも考慮することが重要です。

自社の運用状況に合わせて適切な箱サイズを選びましょう。

３．耐久性の考え方

なぜ耐久性が必要か

文書保存箱の耐久性は、文書保存箱を検討する際に見落としがちな要素です。

なぜ見落としてしまうのでしょうか。文書保存箱を選定する際には、長期的に保管した後の箱の状態のイメージが沸かず、大抵の場合は文書保存箱が破れたり潰れたりした後に、もっと耐久性が高い箱を選んでいればよかったと気づくものだからです。

法律や社内規程で、文書の保存期間は5年、7年、10年、30年など定められていますので、長期的に文書を保管することを想定することは重要です。

なかなか長期保管した文書保存箱の状態は想像がつかないかと思いますが、耐久性が低い文書保存箱を20年以上保存すると、触っただけで箱に穴が開いてしまうということも珍しくありません。

移送や書類を出し入れする際に箱が破損してしまえば、書類の紛失リスクが高まりますし、詰め替えが必要になった場合余計なコストがかかってしまいます。

こういった事態を避けるためにも耐久性は重要な要素と言えます。

ちなみに、ブログトップの画像は20年以上保存し、経年劣化した文書保存箱です。比較的丈夫な段ボール箱を使っているのですが、長期保管の結果、劣化が見て取れます。

段ボール箱の耐久性とは

　段ボール箱の耐久性はどのようにして決まるのでしょうか。

一般的な段ボール箱は「ライナ」と「中芯」とよばれるパーツで構成されており、その強度で保管する際の耐久性が決まります。

４．機能性の考え方

文書保存箱には多様な種類があり、中には、積み上げた際にまるで本棚のように前面を開け閉めできるものや、取手のついた引き出しタイプなど、保管時の機能性を高めた商品があるようです。文書保存箱の機能や使い勝手についてはどのように考えたらよいのでしょう。

考え方の一つの例としてNational Record Management Councilというアメリカの記録学会の発表によると、発生後1年以上経過した「保存」書類を閲覧する頻度は1％以下という説があります。これは学会の頭文字をとって「ナレムコの法則」と呼ばれる有名な法則です。

文書保存箱に入れる書類は、活用頻度の低い「保存」書類です。つまり、一度文書保存箱に書類を格納したあとで、出し入れする可能性は低いと言えます。

　このことから、ほぼ利用することのない書類を出し入れする際の機能性は、重視する必要はないと言えるのではないでしょうか。

５．まとめ

文書保存箱を検討する際は、自社に合った箱の「サイズ」「耐久性」をよく検討し決めることが重要だとお伝えしてきました。この記事が皆様のご検討の一助になれば幸いです。

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