オフィス移転の際のチェックリスト

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2020年の東京オリンピックに向けて、都心では新しいビルが次々と建設されています。それに伴って、企業のオフィス移転の話もよく耳にするようになりました。オフィス移転は、数年かけて実行するひとつの巨大プロジェクトです。

今回はオフィスの移転を検討し始めた企業のご担当者様向けに、移転の際に実施すべきこと、確認しておくべきことをチェックリスト形式でお伝えします。後半では、「移転先のオフィスの面積が狭いので、どうにかしてスペースを確保しなくてはいけないが、書類整理の方法が分からない...」という、よくあるお悩みとその対策について解説します。最後には、文書管理に便利に使えるダウンロードコンテンツをご用意しましたので、是非ご活用ください。

オフィス移転時には書類の外部保管をご検討ください

１．オフィス移転の際にチェックしておくべき項目

事前準備から移転後の業務開始まで、実施しなくてはならないことが多いオフィス移転。思いつきで話を進めると、業務に大変な支障をきたすことになってしまうかもしれません。やるべきことの抜けモレを防ぐためにチェックリストを作成いたしましたのでご活用ください。

全体の計画策定

□解約予告時期の確定　□原状回復条件と費用の確認
□預託金の返還時期の確認　□業者手配と費用・スケジュールの確認
□移転時期の確定

移転先オフィスの選定

□利用する人数　□執務室面積　□会議室・応接室・受付の面積
□収納・休憩室の面積　□倉庫・書庫の面積　□必要なのべ床面積
□立地　□最寄り駅からの所要時間　□社員の通勤時間・費用の増減
□近隣の銀行、郵便局、役所の所在地　□飲食店、商業施設の有無
□他の入居テナント　□入居可能時期　□費用

各種業者選定

□原状回復工事　□引越　□内装　□電話・FAX移設
□ネットワーク　□OA機器移設　□什器・家具

引越業者との間で明確にしておいた方が良い事項

□スケジュール　□移転物品・残留物品・廃棄物の取り決め
□エレベーターの大きさや重量制限　□作業時間
□梱包・搬入出方法　□廃棄物の処理方法
□引越業者と社内人員の作業役割分担　□最終レイアウト
□鍵の受渡し方法

社内準備

□社内決裁　□説明資料作成
□マニュアル配布　□社員への移転計画の説明

広報

□案内文作成　□送付先リスト作成　□印刷発注
□発送　□ホームページの情報更新　□プレスリリース

移転後の届け出

＜法務局＞
□移転登記申請書

＜税務署＞
□事業年度、納税地、その他の変更異動届出書　
□給与支払事業所等を開設・移転・廃止届出書

＜都道府県税事務所＞
□事業開始等申告書

＜社会保険事務所＞
□適用事業所所在地・名称変更(訂正)届　

＜公共職業安定所＞
□事業主事業所各種変更届

＜労働基準監督署＞
□労働保険名称・所在地等変更届

＜消防署＞
□防火管理者選任届

＜郵便局＞
□転居届

＜警察署＞
□自動車保管場所証明

オフィス移転時には書類の外部保管をご検討ください

２．移転先のオフィススペースが足りないときは・・・

さて、いざ移転後のオフィスのレイアウトを具体的に検討し始めると、スペースが足りないことに気付くケースをよく耳にします。移転前よりオフィス面積が広くなるというケースは極めて稀です。その理由は様々ですが、「一人一人のワークスペースを広くとりたい」「会議スペースを減らせない」「賃料が高い」「予算の問題で面積が足りない」などが挙げられると思います。

働く環境に大きく影響する執務スペースの確保や、会議スペースが減らせずに悩むご担当者様も多いのではないでしょうか。また、ストックの領域、特に書庫スペースが移転先で増えるということはまずありません。

こういったお悩みをお聞きした際に、当社がよくご提案するのが、自社で保有している文書や物品の量を把握して、見直すことです。

「まずは自社内で保管している書類量を把握して、捨てられる書類がないか見直しをしてください。」　ということです。

一般に、会社の中の書類は社員１人あたり約６メートル以上あると言われます。1人6メートル、積み上げてみると相当な量になりますね。でも、そのうちで実際に使われている書類はほんの一握りです。みなさんは、使わないムダな書類に囲まれて仕事をしていませんか？

使用頻度が低い書類を選別して、以下のような対策を行えば、自然にスペースは確保できるはずです。

  1. 不要な書類は廃棄する
  2. 必要な書類のうち紙で持つ必要がないものは、電子化して廃棄する
  3. 残った書類のうち、使用頻度が低いものは、書類保管サービスを利用するなど、社外で保管する

　本当に必要な書類だけをオフィスに残し、「すぐには使わない」「いつか使うかもしれない」「でも捨てられない...」といった書類は書類保管サービスを利用するのが、賢い文書管理です。

【法律で保存期間の定めがある書類についてはこちらで詳しく解説しています。】
（参考ブログ：文書管理の基本は、保存期間の設定から　～文書の法定保存期間～

【廃棄すべき書類の選別方法についてはこちらで詳しく解説しています。】
（参考ブログ：書類廃棄の効率的な方法。今すぐ実践しよう。

オフィス移転時には書類の外部保管をご検討ください

３．まとめ

オフィスの移転時には必要な手続きや押さえておくべきポイントが数多くあります。ご紹介したようなチェックリストで確実に実施できているかを確認しながら移転作業を進めていくと良いでしょう。
また、移転に伴う書類・文書まわりのお悩みにも、コンサルティングサービスをご用意しておりますので、お気軽にご相談ください。

【文書管理コンサルについてご紹介しています。】
（参考ブログ：文書管理コンサルって？そのメリットと内容を公開

今回、必要な文書の整理作業の際にご利用いただける「文書管理台帳」をご用意いたしました。文書の管理に最小限必要な項目を記載した基本台帳になりますので、是非ダウンロードの上、ご活用ください。

執筆者名プロフィール

執筆者名　ブログ担当者

株式会社ＮＸワンビシアーカイブズ　

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