文書管理の規定とは？盛り込む事柄や作成のコツを確認しよう

文書管理規定とは

文書管理規定とは、社内での文書の管理にばらつきが出ないように、文書管理について統一したルールを定めたものです。これを定めることにより、部署毎にばらつきがあった文書管理が統一され、全社員にわかりやすく、必要な文書へのアクセスも容易になります。文書管理規定は、個人情報保護や情報セキュリティ保護に関する規定と関連していますので、作成する際には関連する規定も考慮して、整合性がとれる内容にする必要があります。
また文書管理規定と一緒に、実務者向けに文書管理マニュアルを作る場合もあります。文書管理マニュアルは、実際に文書管理規定に沿って運用する際の手順をわかりやすくするものなので、社内の状況に応じて作成を検討してください。

文書管理規定を作るメリットって？

社内の文書管理を統一させるために作成する文書管理規定ですが、下記のようなメリットが得られます。

• 業務の効率が上がる
• セキュリティ対策になる
• コストの削減ができる
• 法規制、訴訟など、対外的要求に対応出来る

以下では、それぞれのメリットについて解説します。

業務の効率が上がる

文書管理規定で社内の文書管理ルールを統一することで、文書へのアクセスがしやすくなり、業務効率の向上が期待できます。特に部署をまたぐ情報共有が必要な際には、文書管理が部署ごとに違うと、必要な文書を見つけるのに時間がかかってしまいますが、共通のルールに沿った運用がされていれば、素早く見つけることが可能です。社内で人事異動があった場合でも、新しい部署で文書管理についてのルールを覚え直す必要がないため、その分早く仕事を覚えることができます。

セキュリティ対策になる

社内で取り扱われる文書の中には、個人情報や重要機密が含まれるものもあります。社内での文書管理にルールがなく、その他の文書の中にそのような重要文書が紛れ込んでしまうと、持ち出しによる情報漏洩や文書の改ざんなど、セキュリティ事故に繋がってしまうリスクがあります。そのリスクを軽減させるためには、社内ルールの統一が必要です。文書管理規定の作成には、社内全体で重要な文書を適切に管理できるようになり、セキュリティに関するリスクを軽減させるというメリットがあります。

コストの削減ができる

文書管理規定には、社内文書の整理整頓ができ、管理コストの削減に繋がるというメリットもあります。社内で文書管理ルールが明確化されていないと、不要な文書の処分も適切に行えません。本来ならば処分してもいい文書が、ルールがないために判断ができずに保管され続けると、保管スペースや保存するサーバーなどの容量を無駄遣いしてしまいます。保管スペースの確保やサーバー利用にもコストがかかっているため、不要な文書はその都度処分して、保管スペースやサーバーの容量を節約することが大事です。不要な文書を保管し続けないためにも、文書管理規定を作成し、適切な処理がされる環境を作っておく必要があります。

法規制、訴訟など、対外的要求に対応出来る

文書管理規程を作成することは、法的な義務の履行、業務処理の証拠及び情報資産として作成することにつながります。社内の業務体系や記録文書の内容、形式、種類など共通する項目からなる分類体系をはっきりさせることができるようになり、企業の情報開示、説明責任などが求められたときの対応をすることができるようになります。

文書管理規定に盛り込む事柄とは？

これまで文書管理に関する規定を設けていなかった企業では、文書管理規定を作成する際に、どんな事柄を入れればいいのかわからない場合もあるでしょう。ここでは文書管理規定盛り込む必要がある事柄にはどのようなものがあるのか解説します。

規定の適用範囲

文書管理規定には、この規定がどのような文書に適用されるのか、その範囲を記載しておく必要があります。例えば「重要な文書のみに適用されるのか」もしくは「社内で取り扱われる文書すべてに適用されるのか」などを明確に記載しておきます。

文書の定義

文書管理規定の中では、そもそも「文書」にあたるものとは何なのかについての記載も必要です。昨今の企業で取り扱う文書には、紙で作成されたものだけでなく、電子データ化されたものもあります。そのため「文書」が紙で作成したもののみを指すのか、電子データ化したものも含むのかなど、規定内で明確化しておかなければなりません。

責任部署

文書管理規定では、文書管理についての責任をどの部署がもっているのかも明確に記載しておきます。企業の管理部門となる総務などを責任部署とする場合がほとんどです。

禁止事項

規定には、個人情報保護やセキュリティ対策に関する規定との整合性も必要です。そのため文書管理の際の禁止事項についてもしっかり明記しておく必要があります。個人情報の記載がある文書や重要機密が記載されている文書と取り扱う場合は、社外への持ち出しや改ざん・編集は禁止とするなど具体的に記載しておくことが重要です。

文書の保管や保存のルール

文書の保管や保存方法についてのルールも、記載が必要です。文書の形式が紙なのか電子データなのかによって、保管や保存方法は異なります。紙の文書であれば、倉庫や棚・ラックの指定、電子データでの文書であれば、フォルダやサーバーの指定など、それぞれの形式に応じた保管や保存のルールを記載します。

文書の管理方法

文書が適切に管理されるように、管理方法についても規定に盛り込む必要があります。「未処理なのか、処理済みなのかで分けて保管する」「文書の内容が更新された場合は最新のものだけを保管する」などのルールを明確にしておくと、適切な管理が行き届きます。

文書のアクセス権

個人情報や機密情報が記載された文書へのアクセス権の有無についてもしっかり明記しておくと、セキュリティ対策になります。紙の文書であれば、倉庫や棚・ラックの施錠管理について、電子データの文書であれば、フォルダやサーバーへのアクセス制限などを記載しておきましょう。

文書の保存期間

企業で取り扱う文書の中には、法令で保存期間が定められているものもあります。そのため文書管理規定にも、法令に沿って対象の文書の保存期間を明記しておく必要があります。また法令で定められていない文書に関しても、その内容に相応な保存期間を明記しておくと管理に役立ちます。

※法定保存期間についてはこちらをご確認ください

文書の廃棄方法

保存期間について明記したら、その保存期間が過ぎた文書を破棄する方法も記載しておきましょう。紙の文書はシュレッダーによる裁断や溶解処理、電子データの文書は完全削除など廃棄方法の指定をしておきます。破棄方法を記載しておくことで、情報漏洩を防ぐことにも繋がります。重要書類は溶解処理を外部業者に委託するのが確実で安全です。

罰則

文書管理規定はしっかり守られることが前提ですが、罰則についても明記しておきましょう。罰則について明記することで違反を防ぐことができ、万が一ルール違反をする社員がいた場合でも適切な対応ができます。

文書管理規定を作成するなら

文書管理規定を作成するにあたって、業務に反映した際に文書管理がスムーズにできるようになっているかは重要なポイントです。そのためには以下で紹介する３つの事柄にも注意しながら作成してください。

文書の段階（ライフサイクル）で管理方法を変える

企業で取り扱う文書は、作成されてから破棄されるまでに、作成・伝達・活用・保管・保存・廃棄という6つのライフサイクルがあります。文書管理規定では、そのライフサイクルの段階に応じた管理方法をしっかり定めておくことがポイントとなります。以下のような内容を記載していると、段階ごとに判断しやすく、整理整頓された文書管理が可能になります。

• 活用の段階を過ぎた文書について、どの文書なら保管するのか、どの文書なら廃棄するのかを明記する。
• 保存の段階の文書について、廃棄するタイミングを明記する。

紙文書とデジタル文書の取り扱いを明記

昨今では、紙文書とデジタル文書のどちらも取り扱う企業がほとんどですが、紙文書とデジタル文書では、取扱い方法が大きく異なります。そのため、それぞれの取り扱いについて分けて明記しておくこともポイントとなります。全社員に文書管理規定について間違いなく把握してもらい、管理ミスを防ぐためにも、紙文書とデジタル文書で項目を分けてわかりやすく明記しておくといいでしょう。

文書管理規定のサンプル

文書管理規定は、WEB上にサンプルが多く公開されていますので、参考にするのもおすすめです。NHKなど企業の文書管理規定が公開されており、企業よって規定内容は異なりますが、大まかな構成は良い見本になりますので、そこから自社の業務内容に合わせて作成してください。また文書管理規定のひな形を公開しているところもあるので、活用しましょう。規定の作成は難しく、労力がかかると思われがちですが、サンプルやひな形を活用すれば、一から作成する必要はありません。

文書管理はセキュリティと利便性が最重要

文書の管理で最も重要なのは、利便性とセキュリティの両立です。どちらが欠けても業務に支障をきたしてしまいます。e-文書法（「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」）が施行されたことで、企業の文書の多くがデータ化可能になったほか、テレワークを取り入れる企業も増えているので、利便性とセキュリティ面を両立させるためには、文書のデータ化と適切なセキュリティの設定が必要です。文書管理規定を作成する際には、文書のデータ化とそのセキュリティについての項目も明記しておきましょう。また文書をデータ化する場合には、不正アクセスなどの外部からの脅威や、内部不正への対策も必要です。
特に、テレワークなどで情報漏洩や内部不正が起きる可能性が高い企業では、アクセス権に関する規定を具体的に明記することで、対策をとることができます。

文書管理はアウトソーシングがおすすめ

文書管理は適切に行われていないと、業務効率やセキュリティに影響がでてしまうため、文書管理規定を定めて、社内全体で統一ルールを守ることが大切です。また管理方法が異なる紙文書とデジタル文書が混在していると、規定の項目が多くなってしまうほか、利便性も低くなってしまうので、利便性とセキュリティ対策を両立させるためにも、企業内の文書はデジタル化をおすすめします。
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