ペーパーレスのデメリットとは？ 特徴や対策を知り、ペーパーレスの手順を確認

ペーパーレスをデメリットと考えてしまう理由は？

ペーパーレスを推進することで得られるメリットは大きく、多くの企業が導入を進めていますが、一方で、導入後の業務への影響が心配であったり、デメリットの方が気になってしまったりするという声も挙がっており、なかなかペーパーレス化が進まないのも事実です。
そこで、まずはペーパーレスをデメリットと考えてしまう理由について、紹介します。

デジタルは紙よりも確認しにくい面がある

書面全体を確認しやすい紙と比べて、デジタル化した書面は全体が確認しにくいという面があります。
情報の多い資料など、少し大きめの書類をデジタル化すると、PCやタブレット端末から読む場合、読みたい部分を拡大しなければならず、資料の全体像がわかりづらくなってしまいます。また、複数枚にわたる内容の資料だと、紙であれば並べて同時に確認することができますが、PCやタブレットでは難しくなります。画面を分割して並べたとしても、ディスプレイの大きさには限界があります。会議や商談の際に、複数の紙資料を使うことに慣れている企業では、デジタル化して確認しづらくなることにデメリットを感じてしまう可能性があります。

メモがとりにくくなる

紙の書類には、ペンさえあれば直接書き込むことできるため、あとで見返してもわかりやすくメモを取っておくことができますが、デジタル化した書類では、さっとメモすることは難しいです。
書類とは別に、メモアプリを起動させてキーボードを使ってメモを取るか、タッチペンで書き込みができる端末やソフトを用意しなければなりません。
会議や打ち合わせ中には、話を進めながらメモを取ることになるため、メモを取りやすい紙の書類の方が良いという企業もあります。スピーディーな話し合いや打ち合わせの支障となる可能性があるという面も、ペーパーレス化にデメリットを感じられてしまう理由の一つです。

操作に慣れるまでが大変

ペーパーレス化を進めるためには、PCやタブレットなどのデジタル化した書類を扱う端末の操作に慣れておかなければスムーズに業務に活かすことができません。
デジタル端末が苦手な社員が多い企業では、ペーパーレス化を進めるにあたって研修の時間を設けるなど、全員が使えるようにするために時間や労力がかかってしまい、これもデメリットとされる理由になります。
そもそも、デジタル端末の操作が苦手な社員が多い企業では、ペーパーレス化に消極的で、従来の紙の書類のまま業務をしたいという気持ちが強いため、業務改革に理解が得られない可能性もあるので、なかなかペーパーレス化を実用段階まで進められないという場合もあります。

紙での保管が義務のものがある

企業で取り扱う書類の中には、法的に紙での保管が義務付けられているものがあります。
政府もペーパーレス化などDXを推進しているため、「e-文書法」や特に、「電子帳簿保存法」により国税関係帳簿書類の一部は紙での保管は認められない書類も出てきました。しかし、未だに、紙で管理が必要な書類もまだまだあります。
総務などの書類をたくさん扱う部署では、どの書類なら電子化可能で、どの書類が紙のまま保管が必要なのかしっかり把握しなければならないため、ペーパーレス化を進めるにも手間がかかります。
どんな書類も電子化すれば、紙の原本は破棄してよいという安易な考えでは、法律に違反する場合もあるため、取り扱っている書類のデジタル化が進まない、という所も、ペーパーレス化にデメリットを感じる理由の一つです。

※e-文書法についての詳細はこちら (厚生労働省)
※電帳法に関してはこちら （国税庁）

ペーパーレスのための投資が必要

ペーパーレス化を進めるためには、コストが発生します。そのため、経営陣に、ペーパーレス化を導入することによる費用対効果がしっかり理解されていないと、デメリットだと思われてしまう可能性があります。
書類をデジタル化すると、そのデータを保存、共有するためのクラウドサービスやネット上でのコミュニケーションを図るためのチャットサービスが必要になるほか、セキュリティの導入も検討する必要があります。
これらのコストは、企業によってはかなり大きいものとなるので、ペーパーレス化に消極的になってしまいます。実際に、ペーパーレス化にはコストがかかるものの、導入後の効果として利益向上も期待できるので、まずはペーパーレス化によって得られる効果を知ってもらう所からスタートしなければなりません。

ペーパーレスのセキュリティの懸念

紙の書類に比べると、デジタル化した書類は、セキュリティ面が気になるという企業もあるかと思います。
企業の書類には、顧客や社員の個人情報、企業の機密情報が含まれているものもあるため、セキュリティ対策がしっかり行われていないと、企業にとって信用問題に発展してしまう可能性があります。
また、デジタルに弱い社員が多い場合、ミスによるデータの消失、情報漏洩のリスクがあり、システム障害やサイバー攻撃なども考えるとなかなかペーパーレス化に踏み切れないという企業も多くあります。実際は、ペーパーレス化に伴い、さまざまなセキュリティソフトやセキュリティサービスが利用できるようになっているため、紙よりもセキュリティを強化することが可能ですが、ITリテラシーが不足している場合は、ペーパーレス化はリスクが高く、デメリットが大きいとされてしまうかもしれません。

ペーパーレス化することで得られる効果

企業によってはペーパーレス化をデメリットと考えてしまう場合もありますが、しかし、ペーパーレス化には、導入によって期待できる効果もあります。ここではペーパーレス化をすることで得られる効果について紹介します。

情報共有の促進で業務の効率化

書類をデジタル化すると、情報の共有がしやすくなり、業務の効率化が図れます。ペーパーレス化ができれば、情報の共有がしやすい、管理しやすい、チームワークが取りやすいなどの業務効率や生産性の向上に役立つ効果が期待できます。

コピーなどにかかっていたランニングコストの削減

ペーパーレス化には、システム導入やセキュリティの導入が必要であるため、コスト面にデメリットがあると思われる場合がありますが、これまで紙の書類にかかっていた用紙やインク代などのコストを削減できるというメリットもあります。
特に、資料や請求書などを多く作成する企業には、特にこれらのコスト面への影響は大きく、長い目で見ると導入にかかるコストよりもメリットの方が大きくなる可能性が高くなります。
さらに、紙書類の保管場所の確保も必要ですが、ペーパーレス化が進めば、保管場所の削減も可能です。

セキュリティ対策がしやすい

社会でも、DX促進やペーパーレス化が進んでいるため、今では紙よりもデジタルの方がセキュリティを強化しやすくなっています。
紙の書類は、整理整頓できていないと紛失や持ち出し、情報漏洩のリスクがありますが、デジタル化した書類は、管理しやすく、パスワードの設定やアクセス制限などの設定が可能なので、情報の改ざんや漏洩のリスクを軽減できます。
セキュリティソフトなどの導入や適切な業務フローの周知が必要ですが、紙に比べるとセキュリティを強固なものにでき、安全な書類管理に役立ちます。

テレワークを実施できる

社会全体で働き方の多様化が進み、多くの企業でもテレワークやリモートワークの導入が進んでいますが、紙の書類のままでは導入に支障が出ます。オフィスから離れた場所からでも書類の作成や閲覧、送信が行えなければ、テレワークやリモートワークを推進することはできません。
今後、様々な働き方の導入が必要と考えている企業には、ペーパーレス化の推進は欠かせません。

ペーパーレスをデメリットにしないための方法

ペーパーレスをデメリットとして、なかなか推進できない企業では、導入の方法を考え直すことが重要です。ここでは、ペーパーレスをデメリットにしない方法を紹介します。

経営陣が使いこなしメリットを体感する

ペーパーレス化の推進には、決裁権のある経営陣からペーパーレス化の導入から初めていくことが大事です。
ペーパーレス化には、導入コストがかかるため、まずは経営陣の理解を深める必要があります。実際に効果を体感してもらえなければ、どんなにメリットがあると言われても導入に消極的になってしまいます。
ペーパーレス化による費用対効果の説明と併せて、実際に体感してもらうことができれば、企業へどれだけ有益なのかを理解してもらうことができ、積極的に社内への導入が可能になります。また、新しい運用方法を社内に浸透させるためには、経営陣や管理職が使いこなし、全社員の意識を高めることは重要です。

試験的に導入し体感させる

経営陣だけでなく、社員にも実際に体感してもらうことで、メリットを感じてもらうことができ、ペーパーレス化への意識を高めることができます。
これまで、ペーパーレスが進んでいない企業では、慣れない操作に不安や拒否反応があり、導入に意欲的ではない社員もいるかもしれません。
そのため、いきなり全業務で導入するよりも、検討段階から試験的に導入して、実際に触れてもらう機会を用意するがおすすめです。検討段階で実際に使ってもらうことで、現場の意見を反映し、使いやすいシステムを取り入れることが出来るため、実務での運用段階になった時にスムーズな導入ができる可能性が高くなります。

段階的に導入を進める

ペーパーレス化は段階的に進めることが大事です。特に、これまで慣れていない企業では、あらゆる業務で一気にペーパーレス化を進めてしまうと、社内に混乱を招き、かえって業務効率を悪くしてしまう可能性があります。
社内の業務の中でも、比較的書類を扱う機会の少ない業務をピックアップし、その中でも経営陣や管理職が関わる業務から始めていくと良いでしょう。
ペーパーレス化の進め方や操作方法を上層部から理解してもらい、徐々に他の業務へ広げていくことがデメリットを軽減し、ペーパーレス化を導入しやすい方法です。

ペーパーレスの導入手順

そもそも、ペーパーレス化を推進するには、どの様な手順を踏めばいいのかわからないという人もいるかと思います。
ペーパーレス化に対応した新しい業務体制を浸透させるには、自社の業務に合った適切な手順を踏む必要があります。
ここでは、ペーパーレス化を導入する際におすすめの手順例を紹介しますので、参考にして、自社に合う方法をみつけてください。

ペーパーレスを導入する部門や業務を決める

企業の規模によっては、急に全体へのペーパーレス化を進めることは、業務への意識を低下させる原因になってしまいます。
まずは、社内へ浸透しやすくするために、ペーパーレス化を進めやすい部署から導入し、社内で成功事例を作るのがおすすめです。ペーパーレス化を進めやすいかどうか決める際には、管理職がペーパーレス化への意識が高く、ペーパーレスのシステムへの親和性が高い部署を選ぶと良いでしょう。会議資料などの書類が多く、ペーパーレス化で効果が出そうな部署であっても、管理職の意識が低いと、スムーズに導入できず他の部署への見本にはなりません。徐々に成功事例を増やしていくことで、スムーズな導入へのノウハウも得ることができるため、社内全体へ展開しやすくなります。

ペーパーレス導入の計画をたてる（必要な環境の構築）

ペーパーレス化には、スキャナや電子データを管理する機器の導入も不可欠です。その為、導入前に必要な環境の構築を行っておくことも重要です。
どのシステムや機器を使うかによって、その後の業務効率に影響が出るため、自社に適しているかどうかなど、予算も確認しながら比較検討が必要になります。クラウドストレージやチャットサービスなどでは、無料のトライアル期間が利用できるところもあるので、導入前の計画に入れておくといいでしょう。
また、ペーパーレス化に対応したシステムや機器は、導入後に運用状況を随時確認しておき、他のサービスや新しいサービスの方が自社に適していると思ったら、乗り換えることも検討することも大事です。

担当者や管理者への説明会（研修など）

ペーパーレス化に伴い、これまでの業務フローを大きく変更しなければならない場合もあります。その際には、ツールやシステムの操作方法や、業務がどう変わるのかを担当者だけではなく、管理職への説明、研修の機会を設けることが大事です。
また、導入するにあたって、これまで紙で取り扱っていた書類をスキャンするなどの、通常業務外の業務が発生してしまう場合もあります。これは、通常業務に支障が出ない様にする必要があるため、導入前にしっかり計画を立てておかなければなりません。現場の負担も考慮して計画を立てなければ、担当者から反発されてしまったり、ペーパーレス化がうまくいかなかったりする原因となってしまう可能性もあるので注意が必要です。

ペーパーレス導入の検証を行う

これまでペーパーレス化が進んでいなかった企業では、実務レベルで運用を開始したからと言って、すぐに移行できるとは限りません。
最初は、業務フローが浸透せず、なかなか進まないことや、急な社内プロジェクトの進行により予定通りにいかないなどの可能性もあります。最初のある程度の期間はテスト期間として、ペーパーレス化のツールやシステムを使ってみた感想や意見をアンケートやインタビューで集めながら、問題点や課題を洗い出し、より効率的に進められるように改善していくことが大事です。
テスト期間を設けることで、社内全体に展開していくことになった際に、よりスムーズに受け入れてもらえるように準備や検証ができるようになります。

他の部門などへ波及

ここまでの手順でやってきた内容や結果を確認し、得られた成果とノウハウを元に、他部門や他業種への展開を実行します。その際にも、運用状況をしっかり追いかけ、必要であれば、システムやツールの改善や変更、業務フローの見直しを検討してください。
また、これまであった書類の保存期間や保管方法について定めた文書保存規定についても、ペーパーレス化に伴い、見直し、改訂が必要です。法律で定められた文書保管期間にも十分に注意をしましょう。

ペーパーレスのセキュリティ対策は？

ペーパーレスをデメリットと考える理由の一つとして、セキュリティ面への不安を紹介しました。
近年では大手企業の情報漏洩問題が取り上げられることもあり、ペーパーレス化することをリスクに感じる企業があっても不思議ではありません。しかし、ペーパーレス化するにあたって、セキュリティはしっかり対策しておけば、むしろ紙よりも安全に取り扱うことができます。ここでは、ペーパーレスのセキュリティ対策にはどんなものがあるのか紹介します。

アクセス権限を厳しくする

データ化した書類や資料などの情報を管理する際に、もっとも重要となるセキュリティ対策は、データへのアクセス権限を厳しくすることです。
大量の情報になればなるほど持ち出すことが難しくなる紙とは違い、デジタル化された書類や情報は、一度で大量の書類や情報をコピーでき、社外に持ち出すことが可能できます。さらに、誰でもアクセスできる状態だと、一気に情報が拡散してしまい、広い範囲で被害が出てしまう可能性が高くなります。
悪意ある不正アクセスや、予期せぬ情報漏洩を防止するためにも、特に機密情報や個人情報が含まれる書類や情報には、アクセス権限やセキュリティを厳しく設定しておくことが大切です。

データ自体のセキュリティを強める

ペーパーレス化に伴い、社内のセキュリティシステムを強化したとしても、不正アクセスや情報漏洩の可能性を低くすることはできても、全く起きない状況にはできません。そのため、万が一外部にデータが漏洩した場合でも、中身を見ることができないように暗号化ソフトなどを使い、データ自体を暗号化しておくなどの対策も重要です。機密性の高いデータは特にデータのセキュリティも強めておきましょう。
また、セキュリティソフトを入れていても、ウイルスなどの影響で急にデータが消失するというトラブルが起きる可能性もあります。そのため、ペーパーレス化を進める際には、日ごろからバックアップを取ることを業務フローとして取り入れておきましょう。

保管期限の管理を行う

ペーパーレス化に伴い、電子データに関する保管期限の適切な管理も必要となります。
不要なデータをいつまでも保管していると、情報漏洩のリスクが高くなることや、容量の無駄になってしまうほか、必要なデータを探しにくくなってしまう要因となってしまいます。紙であれば目視して量が増えていることがわかるので、廃棄のタイミングに気をつけやすいですが、電子データは保管期限を過ぎていてもなかなか気づきにくいので、予め、文書管理システムなどを使って、定期的に不要になったデータを廃棄できるようにしておくことも大事です。

ペーパーレスの導入資金が難しい場合は、アウトソーシングに依頼も

ペーパーレス化に取り組みたいとは思っていても、デメリットが気になってなかなか進められないという企業でも、適切な手順を踏めば社内の意識を高めて全体でペーパーレス化に取り組むことができる可能性が高まります。しかし、それでも上層部の理解が進まず、導入資金の工面が難しい場合は、アウトソーシングへの依頼を検討するのも一つの手です。ペーパーレス化に伴う、システムやセキュリティの導入を自社ですべて行うよりも、導入から管理まで一括して行ってもらえるアウトソーシングは、導入資金を軽減できます。

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