業務改善の効果をどのようにみるのか、指標と測定方法を解説します

業務改善の効果測定を行う前に

まず業務改善とは生産性の向上や品質向上をするために現在の業務を見直していくことです。業務を効率的に、短納期で、高い品質の業務を行うために業務フローを見直し、改善することを指します。

業務改善を実施した際、効果測定をどのように行うかが大切だと言いましたが、重要なのは「業務改善の目標」に対してどのような効果があったのかを把握することです。
業務改善の効果とは、当初設定した目標に対しての達成度を測るために、様々な指標を用いて評価していくことになります。まずはどのような改善を行いたいのか目標設定を行っていきましょう。目標設定方法については以前のブログにて詳細に説明していますので、ご参考にしてください。

業務改善の定量的効果と定性的効果

業務改善の目標に対して、どのような測定指標で評価すればいいのかについてですが、実際求められる効果は業界や業務によって変わります。
ですが効果は大きく分けて定量的・定性的の２つありますので、まずはこの2つの違いを説明していきます。

定量的効果とは、数値や指標に基づいて変化や成果を測定できる効果のことです。例えば、作業時間の削減率や品質指標の向上などの具体的な数値を評価します。定量的な効果測定は、数字という客観的な結果を示し、改善の効果評価をすることができます。
定量的効果の最大のメリットは、改善の効果が明確に数値化されるため、経営層や関係者に対して説得力を持たせることができることです。

対して定性的な効果は、主観的な要素や質的な変化を評価することになります。例えば従業員の満足度やユーザーのフィードバック、チームワークの改善などが含まれます。定性的な効果測定は、改善活動がもたらす文化や環境の変化、従業員のエンゲージメントやモチベーションの向上など、組織や人的要素に与える影響を評価することになるため、定量的効果と違い効果の証明が見えにくいですが、効果的かつ長期的な改善を行う上で必要な評価になります。

定量的効果と定性的効果はどちらも大切

業務改善においては定量的な効果も定性的な効果も両方が重要です。改善目標や具体的な状況によってどちらがより重要かは変わってきますが、どちらも重要視する理由については、それぞれの特徴が関係していきます。

まず定量的な効果は上述したように客観的なデータに基づいた改善の成果を表しますが、実際の作業者や関係者の心理評価を表すことができません。
改善を行うことは組織文化に少なからず影響を及ぼすことでもあります。例えば改善活動によって作業時間が短縮されたとしても、従業員や顧客の満足度が向上しなければ、業務改善の目標達成に繋がらない活動になることもあります。また定量的に目標とした効果があったとしても、従業員の意見によっては見えてなかった新たな改善点や人的要因などが明らかになり、更なる改善効果が期待できることがあります。
このような学びを活かし、改善活動を進めることで組織の成長と継続的な改善を促進することができます。

経営層や外部に対しての説得力を高めるためには定性的な効果を重視して測定することが重要であり、実際の改善行動による従業員満足度や継続的な改善をするためには定性的な効果測定が重要のため、どちらの効果測定も大切になります。
二つの効果を適切に組み合わせて、改善効果を評価していきましょう。

業務改善の定量的な効果の指標例

定量的な効果にどのような指標があるかについては業界や業種によって様々だと思います。大切なことは業務改善の目標に応じて、どのような指標を選択するかです。
下記は一般的な指標になりますが、実際の指標選定の参考にご利用ください。

業務改善の定性的な効果の指標例

定性的な効果の指標にも業界や業種によって特性があると思います。定性的な効果測定は主観的な要素や人的要素を評価するため、従業員や顧客の意見やフィードバックが重要な役割を果たします。
下記は一般的な指標として、実際の測定指標選定の参考にご利用ください。

業務改善の効果測定タイミング

効果測定を行うタイミングについても実際はプロジェクトの性質や目標によって異なります。改善活動の効果測定は継続的なプロセスであるため、計画段階で適切な測定スケジュールを確立し、実施と評価のサイクルを定期的に繰り返すことが重要です。
下記には一般的なタイミングについて紹介していきますのでご参考にしてください。

定期的な進捗測定

改善活動の進捗状況を定期的に測定する方法です。進捗測定は、週次、月次、または四半期ごとなど、プロジェクトの規模とスケジュールに応じて適切な頻度で行われます。

定期的に進捗測定をすることにより、プロジェクトの進行状況を把握することができます。改善の効果や成果を追跡し、目標との乖離を確認することで、プロジェクトの進捗確認に繋がります。
進捗測定のタイミングが短ければ短い程、進捗のずれや障壁にすぐ気がつくことができますが、測定するリソースの確保や、ある程度の実績が無ければ測定しても効果が見られず、誤った評価をする可能性もあります。
プロジェクト実施前に規模とスケジュールに応じて、適切な測定スケジュールを決めていくことをお勧めします。

プロジェクト完了時の最終評価

最終的な効果測定として、改善活動が完了した段階に行うタイミングです。こちらは恐らくメジャーなタイミングですね。

改善活動が完了したタイミングの測定は、改善の成果や効果を総合的に評価し、プロジェクトの成功度合いを確認することができます。改善活動の目標達成や予算との整合性などを考慮して行うことで、今後の活動の指標にもできます。

継続的なモニタリング

継続的なモニタリングは、改善活動の効果や成果を継続的に追跡・評価する活動です。プロジェクト完了後に継続的に行う効果測定になります。
プロジェクト完了時に測定を終わらせるのではなく、継続的にモニタリングすることで改善の効果が持続しているか、持続的に更なる改善の機会を把握できるかなどの把握ができます。またこの効果を展開することで、継続的な改善を行うとする企業文化を確立することも期待できるメリットもあります。

まとめ

業務改善を行う際の効果測定は大切です。測定できた実績によって、改善活動の効果を最大化することもできますし、改善する企業文化を根付かせることも可能です。
客観的な数字で測定することや、従業員や顧客からの定性的なフィードバックをもらうなどで、最適な効果測定を行い、更なる改善に繋げていきましょう。