ナレッジマネジメントツールとは？種類・メリット・選び方からおすすめツールまで解説

ナレッジマネジメントツールとは？

ナレッジマネジメントツールは、組織や従業員が持つ知識や経験といった貴重な情報、ナレッジを一元化し、共有・活用しやすくするためのツールです。さまざまなツールが存在するため、知識共有を通じて何を達成したいのか、その目的を明確にしてから選定することが重要です。

なお、知識や経験を一元化し社内で共有する取り組みは、ナレッジマネジメントと呼ばれ、業務効率の改善や革新的な製品・サービスの開発を後押しする経営戦略として重視されています。

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ナレッジマネジメントツールのおもな種類

ナレッジマネジメントツールは多種多様です。以下でおもな3つのタイプを紹介します。

経営分析・戦略策定型

経営分析・戦略策定型のツールは、社内に蓄積されたナレッジをDWH（データウェアハウス）やデータマイニング、BI（ビジネスインテリジェンス）などの手法で多角的に分析します。また、可視化されたデータやレポートからトレンドを読み解き、的確な経営判断や戦略策定をサポートします。

ヘルプデスク型

ヘルプデスク型のツールは、社内FAQや業務に必要な社内文書をデータベース化し、従業員が問題や疑問を自分自身で解決をすることに役立ちます。キーワード検索やチャットボットのほか、企業内検索エンジン（エンタープライズサーチ）もヘルプデスク型のツールに含まれます。

情報共有、蓄積型

情報共有・蓄積型のツールは、社内のナレッジを蓄積して将来に役立てたい場合におすすめのタイプです。

情報を一ヶ所に集約して蓄積することで、社員同士のスムーズな情報共有が可能になります。また、貴重な知識が組織にしっかりと残り続けることもメリットです。

情報が集約されることで必要なナレッジを自ら探すことが容易になるため、担当者の負担軽減にも役立つでしょう。

ナレッジマネジメントツール導入のメリット

ナレッジマネジメントツールを導入することで得られる5つのメリットを、以下で詳しく解説します。

業務ノウハウの蓄積と共有による属人化の防止

担当者個人の知識やベテランの技を「見える化」し、組織の財産として共有ができます。

ノウハウをデータやマニュアルに落とし込むことで、業務が特定の人に依存する状態である属人化を防ぎます。誰もが対応可能な体制を構築できれば、業務中断リスクは低減するでしょう。

生産性向上と業務効率化の実現

個人が持つ貴重なノウハウや仕事のコツを組織全体で共有することで、業務遂行が格段にスムーズになります。従来、一部の人しか知らなかった効率的な進め方が全社的に浸透して、無駄な手戻りや時間ロスが減り、組織全体の生産性向上に大きく貢献します。

従業員の教育コストの削減・効率化

組織内で知識やノウハウを共有する環境が整備されると、従業員は必要な情報をいつでも容易に取得可能です。教育担当者は、人材育成に割く時間や労力を削減でき、業務の効率性を高められるでしょう。

問い合わせ対応業務の削減

ナレッジ共有ツールを社内WikiやFAQとして整備・運用することで、「申請書はどこ？」「前回の見積もりは？」といった定型的な質問への対応工数を削減できます。従業員自身が検索によって疑問を自己解決できるようになり、スムーズなリモートワークの推進にもつながります。

組織全体の知識力向上による企業競争力の強化

社内の知見を共有することで、ベテランの経験や知識が若手に継承されて組織全体の能力が高まり、企業の成長がさらに加速します。また、部門間の情報連携も活性化し、斬新な発想が生まれやすくなるため、企業競争力の強化につながるでしょう。

ナレッジマネジメントツールの失敗しない選び方

ナレッジマネジメントツール選びで失敗しないために、押さえておくべき選定基準があります。

従業員全員が直感的に使える操作性（UI／UX）

ナレッジマネジメントツールの活用を促すには、登録・検索の快適な操作性が鍵です。ツールの導入前には、無料トライアルで入力の容易さや検索速度・精度を試すとよいでしょう。

特に、ITに不慣れな従業員が多い場合は、UIがシンプルでわかりやすく、マニュアル不要で誰もが直感的に使える、わかりやすい画面のツールを選びます。

自社の組織規模や業種・業態との適合性

企業の規模や事業内容、ナレッジマネジメント導入の目的によって最適なツールは異なります。必要な機能やサポート体制、従業員数に見合うユーザー制限などを考慮し、自社のニーズに合致するツールを選定することが重要です。コールセンターならFAQの検索性重視など、具体的な活用場面を想定しましょう。

セキュリティ対策の信頼性

クラウド型ナレッジツールの選定では、セキュリティが最重要です。顧客情報や機密情報といった社内データを外部ベンダーに預けるため、情報漏えいは避けねばなりません。データセンターの安全性やサーバー監視体制など、提供元のセキュリティ対策を事前にしっかり確認しましょう。

また、SaaSプロバイダーが運用するデータセンターの安全性を直接評価するのは難しいため、事業者がISMSクラウドセキュリティ認証などの第三者認証を取得しているかどうかで、その信頼性を判断するのが確実な方法です。

マルチデバイス対応

ナレッジマネジメントツールが多様なデバイスに対応していれば、時間や場所に制約されずにナレッジの蓄積や情報共有が可能です。パソコンだけでなくスマートフォンやタブレット、ブラウザやアプリ、さらにはオフラインでも利用できると、外出先やテレワークといったさまざまな状況で社員がどこにいても情報にアクセスでき、ナレッジの蓄積、スムーズな活用が可能になります。

料金体系とコストパフォーマンス（スモールスタート可能か）

ナレッジマネジメントツール選定では、初期費用の有無、必要なオプション機能と追加料金を確認してください。高機能のシステムであれば初期費用がかかる場合もあり、システムによってオプションの内容と価格は異なります。

また、無料トライアル期間と利用制限、スモールスタートが可能かを確認することも重要です。一部の部署やメンバーで試用し、機能や自社との相性を検証できるため、安心して導入することができるでしょう。

さまざまな側面から比較して、予算内で自社に最適なツールを選びましょう。

ナレッジマネジメントツールの導入・運用における注意点

導入したナレッジマネジメントツールを最大限活かすための運用における、注意すべきポイントを紹介します。

ナレッジマネジメントを支える運用基盤の整備

ナレッジマネジメントを効果的に運用するには、情報共有しやすい組織文化を育むことが不可欠です。管理職が知識の共有を促し、貢献を評価する体制を整えること、そして優れたノウハウを持つ従業員が積極的に発信する意識を育てることが、ツール活用を支える基盤となります。

ナレッジマネジメントのメリットを従業員に実感させる

従業員にツールの価値を実感してもらうには、知識の提供者・利用者双方にその必要性を理解させることが第一歩になります。日常業務で自然とツールに触れ、情報が集約される仕組みを作り、徐々に利用を促してメリットを実感させることが重要です。

ナレッジ共有と蓄積を強化するおすすめナレッジマネジメントツール

ここでは、おすすめのナレッジマネジメントツールを5つ紹介します。

WAN-RECORD Plus（ワンレコードプラス）

NXワンビシアーカイブズが提供する「WAN-RECORD Plus」は、情報共有、蓄積型のツールで、長期的にデータを整備・継承し、散在するデータを資産に変える革新的なコンテンツ管理ストレージです。初期費用0円、月額5万円で200アクティブユーザーまで利用可能です。

情報種別や属性の自由なカスタマイズで業務効率の向上に役立ちます。セキュリティや無料サポートも充実しており、電子データに加え紙文書も一元的に管理できます。

レコードバンキングシステム「WAN-RECORD Plus」の詳細はこちら

Confluence（コンフルエンス）

ナレッジマネジメントツール「Confluence」は、社内のあらゆる情報を一元管理できるツールです。マニュアルや議事録などを簡単に作成・蓄積し、階層構造で整理します。強力な検索機能は添付ファイルの中身まで探し出し、情報の属人化を防ぎ、チームの知識を資産に変え、組織全体の生産性を向上させます。

NotePM（ノートピーエム）

NotePMは、多くの企業に選ばれている社内Wikiツール（フリー百科事典の「Wikipedia」に由来）です。画像編集や動画共有でわかりやすい資料を簡単に作成でき、外部にも安全な形で情報を共有できます。「いいね！」やナレッジ共有貢献度の可視化、ページ更新・作成の自動通知、閲覧確認といった機能が社内のナレッジ活用を促し、情報伝達の確実性を高めます。

ナレカン

ナレッジ管理ツール「ナレカン」は、社内に散在する情報を一元化し、即座にアクセスできる環境の実現が可能です。メールやチャットの情報も自動で集約し、AIによる高度な検索機能で欲しい情報がすぐに見つかります。属人化を防ぎ、組織全体のナレッジ活用を促進することで、業務時間とコストの大幅な削減に貢献します。

esa（エサ）

esaは、「不完全でも公開し、育てていく」を基本とする、情報共有ツールです。書きかけでも記事を気軽に共有可能な点が特徴で、情報共有のハードルを下げてくれます。複数人での同時編集や、編集しながらプレビューの確認も可能で、さらに更新履歴や分類機能が記事作成と検索を助けます。また、Slackといった外部アプリとの連携もスムーズです。

まとめ

ナレッジマネジメントツールの導入・運用で、組織が持つ貴重な知識や経験を効果的に共有・活用することは、業務効率化はもちろん企業全体の競争力強化に欠かせません。

ＮＸワンビシアーカイブズの「WAN-RECORD Plus」は、ナレッジを共有でき、高度な検索・抽出機能を保有するシステムで、情報の属人化という多くの企業が抱える課題を解決します。情報のブラックボックス化を防ぐための入力規制機能やマスタ連携機能があり、ルールに則ったデータの登録・整備が可能です。チャット形式のメッセージ機能により、コンテンツに関する質疑応答を記録・共有し、閲覧回数やコンテンツのお気に入り数も表示できます。

電子データも紙文書も、情報種別や属性を自由に設定して一元管理ができ、DX推進の基盤を構築します。初期費用0円から導入可能で、セキュリティやサポート体制も万全です。より詳しい機能や活用事例、導入効果については、ぜひ以下のリンクから資料をダウンロードしてご確認ください。

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