大量スキャンを効率化する方法は？メリットから代行サービスの選び方まで解説

大量スキャンの必要性とは

大量スキャンは、業務効率化やコスト削減につながるため、ペーパーレス化やDX推進の観点からも必要性は増しています。実際にどのような場面で活用されているのか見ていきます。

大量スキャンが求められるシーン

ビジネスのデジタル化に伴い、大量の文書をスキャンすることはさまざまな場面で必要とされます。ビジネスの急速な拡大とともに、さまざまな書類や資料なども大量に発生します。しかしその資料も紙の状態のまま保存をすると、資料の利活用や保存に関して非効率な課題、古い資料の保管の課題などが発生します。

そこで、紙の資料のスキャン（電子化）を進め、事業効率化・DX推進を進めることが重要になります。

例えば、法律事務所では膨大な証拠書類をデータベース化し、企業では過去の紙文書を一括電子化して業務効率化を図ります。建設会社では過去のサイズの大きな設計図の保管・管理をするために紙面をデータ化し、過去の図面の検索を容易にします。また、図書館が貴重な資料を後世に残すためのデジタルアーカイブ作成や、災害時の事業継続計画（BCP）の一環としても重要です。

関連記事：スキャニングとは？必要な事前準備のやり方、注意点、活用方法を解説

大量スキャンの方法

大量の紙書類をデータ化するには、いくつかの方法があります。ここでは代表的な5つの方法について、それぞれの特徴を解説します。

オフィス複合機を使用する

オフィスの複合機を使用して、手軽に紙書類の電子化を始められます。ADF(自動原稿送り装置)を搭載した機種が多いため自動かつ連続してスキャンが可能です。両面スキャン対応機種であれば、原稿を裏返す必要もなくなるため、大量のビジネス文書などを効率的にデータ化したい場合に最適です。

外部業者を使わないため情報漏洩のリスクが低く、コストを抑えられるのが利点です。スキャンデータはPDFとして共有フォルダやクラウドに自動保存できます。

セルフスキャンサービスを利用する

自社にスキャナーがない場合、サービスを提供する店舗の機器を利用して手軽に書類を電子化できるセルフスキャンという方法があります。

例えば、コンビニエンスストアのマルチコピー機でもスキャンは可能です。24時間いつでも利用できる手軽さが魅力ですが、スキャン1枚程度30円程度の設定された料金体系のため、枚数が多いと費用がかさむ場合があります。

一方、Kinkosやアクセアといったプリントショップでは、高性能な専用スキャナーが用意されています。ADF（自動原稿送り装置）を備えた機種で大量の書類を高速でスキャンできるため、効率的に作業を進めたい場合におすすめです。また、自社の従業員が直接作業するため、機密文書を外部に渡す必要がなく、情報漏洩のリスクを抑えられます。

スキャン代行サービスを利用する

自社で大量の紙書類やサイズが大きな図面などを電子化するには、時間と労力がかかります。スキャン代行サービス業者に外部委託すれば、様々な書類や図面などの効率的にスキャンを進めることができます。

スキャン代行サービスのメリット

スキャン代行サービスを活用することで、企業はさまざまなメリットを得られます。以下で詳しく見ていきましょう。

時間と納期の大幅な削減ができる

大量の書類を自社でスキャンする場合、通常業務と並行して行うため膨大な時間がかかります。スキャン代行サービスなら、高性能な業務用スキャナーと専門スタッフによる効率的な作業で、短期間での電子化が可能です。急ぎの案件や大量の書類でも、希望の納期に間に合わせることができ、事業のスピードを落とすことなくDXを推進できます。

必要な設備の購入をしなくてもよい

大量の紙文書の電子化には、一度に大量の書類を処理できる業務用スキャナーが不可欠ですが、購入には高額な初期投資が必要です。また、設置スペースの確保や定期的なメンテナンスコストもかかります。スキャン代行サービスを利用すれば、これらの設備投資は一切不要です。必要な時に必要な分だけ依頼できるため、コストを抑えて高品質な電子化を実現できます。

人的リソースをスキャンにまわさなくてもよい

書類のスキャンは単純作業ですが、ファイル名の付与や読み取り後の確認など、多くの工数がかかります。この作業に自社の従業員を充てると、本来注力すべきコア業務の時間が圧迫されてしまいます。専門業者に外部委託することで、人的リソースをより付加価値の高い業務に集中させることができ、組織全体の生産性向上につながるでしょう。

書類をスキャンする事前準備をする必要がない

自社でスキャンを行う場合、ホチキスやクリップの取り外し、付箋の処理、書類の向きを揃えるといった地味ながら時間のかかる事前準備が必要です。スキャン代行サービスでは、こうした煩雑な作業も一括で請け負ってくれます。企業側は書類を箱詰めして送るだけのため、面倒な整理の手間から解放され、スムーズに電子化を進めることが可能です。

合わせて、ホチキスやクリップ、付箋などを戻したりする現状復帰サービスも非常に便利です。

スキャン作業中でも、クラウド上で原本を確認できる

スキャン代行に書類を預けている期間中、急にその書類が必要になる場面も想定されます。一部のサービスでは、スキャンしたデータから必要な書類をクラウドにアップロードしてくれるため、スキャン作業が完了するのを待たずに必要な情報を閲覧できます。これにより、業務を止めることなくスキャン作業を進められるため、安心して原本を預けることが可能です。

OCR処理をして文書管理システムに格納してくれる

単にスキャンしただけの画像データでは、後から情報を探すのが困難です。多くの代行サービスでは、OCR（光学的文字認識）処理を施し、画像内の文字をテキストデータ化してくれます。これにより、キーワードでの検索が可能になり、目的の書類をすぐに見つけ出せます。文書管理システムへの格納まで任せれば、情報活用が格段に進むでしょう。

原本を傷つけないで細心の注意で取り扱う

契約書や設計図、劣化が進んだ古書など、取り扱いに注意が必要な重要書類も安心して任せられます。専門業者は、書類を傷つけないためのノウハウと専用機材を保有しています。書類の状態に合わせてスキャナーの設定を調整するなど、細心の注意を払って作業を行うため、原本の品質を損なうことなく高品質な電子化が可能です。

関連記事：法人向けスキャン代行サービス5選！選び方の比較ポイントや導入の必要性を解説

スキャン代行サービスの選び方

自社に最適なスキャン代行サービスを選ぶには、いくつかのポイントがあります。ここからは、比較検討すべきポイントを解説します。

品質で選ぶ

文字つぶれや誤認識といったトラブルを防ぐため、スキャン精度は重要な選定基準です。画像をスキャンする際には高い解像度で高画質である必要でしょう。一方で通常の文書の必要以上の高画質スキャンを求めると費用も上がる場合が多いため、用途に合った品質を見極めてください。

専門スタッフが原本に応じて最適な設備を使い分けができる業者かどうか、実績も確認しましょう。契約前にサンプルやトライアルで実際の仕上がりを確認すると、より安心です。

同時に納期の確認も忘れないようにしましょう。業者の設備や季節により、納期遅れなどが発生しないか注意をしましょう。

サポート内容で選ぶ

スキャン作業だけでなく、付随するサポートの手厚さも確認すべきポイントです。電子化の計画段階から相談に乗ってくれるか、ホチキスや付箋などの取り外しや原状回復まで対応してくれるかを確認しましょう。

スキャンしたファイルファイル名の付与、OCR処理やデータ代行入力、原本保管、不要な書類の機密抹消まで一括で任せられる業者なら、業務の手間が省けます。もしもの際にも迅速に対応してくれる体制が整っていると安心です。

費用で選ぶ

料金体系は業者ごとにさまざまで、1枚あたりの単価制や箱単位の定額プランなどがあります。まずは複数の業者から見積もりをとり、基本料金やオプション料金の内訳を比較検討してください。

ただし、表面的な料金の安さだけで判断するのは禁物です。求める品質やサービス内容に見合っているか、コストパフォーマンスを総合的に見極めることが大切です。

納期も費用と同様に重要です。

セキュリティ対策で選ぶ

紙書類の電子化では、物理的な紛失の代わりに情報漏洩への対策が不可欠です。社外秘情報や個人情報を含む重要書類を外部に預けるため、委託先がどのような情報管理体制を敷いているかを確認しましょう。同時にスキャンした後のデータの取り扱いのセキュリティ体制がしっかりできているかも重要です。

信頼性の客観的な指標として、プライバシーマーク（Pマーク）やISMSなどの第三者認証を取得しているかを確認すると安心です。

原本の取り扱い方法で選ぶ

スキャン後、原本をどう扱うかは業者選びの大切な基準です。契約書など、法的な証拠能力の観点から原本保管が求められ、スキャンデータはあくまで「写し」と見なされることがあります。

まとめ

紙書類の大量スキャンが必要な際、自社での対応は手間がかかり、代行サービス選びでは品質やセキュリティ、法対応など多くの検討項目があります。これらの課題をまとめて解決し、紙書類を単なるデータ化で終わらせないためには、信頼できる専門企業のソリューション活用がおすすめです。

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