スキャニングとは？必要な事前準備のやり方、注意点、活用方法を解説

スキャニングとは？定義と目的

スキャニングとは、紙の書類や画像を、電子データに変換する作業です。「電子化」や「PDF化」とも呼ばれています。主な目的は、情報共有や検索の効率化、業務プロセスの改善にあります。変換されたデータはPDFやJPEG形式、TIFFフォーマットなどで保存され、複数人での共有や編集が容易になります。

また、法的要件を満たす文書管理や企業のナレッジ活用にも役立ちます。紙媒体からデジタルデータへの移行により、保管スペースの削減や情報の永続的な保存が可能となり、企業のDX化推進において基盤となる重要な取り組みです。

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なぜスキャニングが必要なのか？

DX推進が進む現代において、スキャニングは企業活動に欠かせない役割を担っています。業務効率化の観点では、紙の文書を電子化することで必要な情報へ素早くアクセスでき、文字検索機能を使って瞬時に必要な情報を見つけられるでしょう。コスト削減の面では、紙の保管スペースや管理コストを大幅に削減できます。

セキュリティ強化の観点では、アクセス権設定による情報管理の強化につながります。また電子データのバックアップを取っておくことで、災害時のBCP対策としても有効です。さらに、DX推進の基盤として、契約書の電子化による契約締結のプロセス短縮や、AIによる情報活用も可能になります。

スキャニングを行う際に必要な事前準備

スキャニング作業を効率的に進めるには、事前準備によって作業品質を向上させることが重要です。ここでは、スキャニングを始める前に必要な5つの準備について解説します。

対象文書の選定と優先順位付け

まずデジタルデータ化したい文書を選定し、優先順位を付けることが大切です。全ての書類を一度にスキャンするのは非効率的なため、必要性の高いものから順に進めていきましょう。契約書、見積書など、閲覧頻度の高い文書や法令などにより電子化して保管が必要な文書を優先的に選ぶとよいでしょう。

文書の状態の事前調査

スキャニング対象となる文書の状態を事前に確認しましょう。ホチキス、クリップ、付箋などを取り外し、スキャンに適した状態に整えます。これらがついたままだと原本破損やページ取得漏れの原因になります。

特に大量の文書をスキャンする場合は、この前処理に時間がかかるため、計画的に進めることが必要です。

必要な機材の検討

少量の文書であればオフィス複合機で対応できますが、大量の文書や特殊なサイズの文書をスキャンする場合は、専用のスキャナの導入を検討しましょう。また、高速で処理できる自動原稿送り装置付きのスキャナや、両面スキャンに対応した機器を選ぶことで、作業効率が大幅に向上します。

機材選定の際は、文書の量や種類・求める画質などを考慮して選びましょう。

作業工数と予算の見積もり

スキャニングには、前処理（ホチキスやクリップの除去など）、実際のスキャン作業、画像チェック、修整作業、データの整理、原本保存といった複数の工程があります。作業時間と必要人員を見積もることで、計画を立てやすくなります。

また、スキャニングを自社で行うか、外部委託するかでも費用が異なるので検討をする必要があるでしょう。

データ形式と保存方法の決定

データ形式はPDF、TIFF、JPEGなどがあり、用途に応じて選びます。カラー・モノクロの選択や解像度なども決めておきましょう。データの保存方法は、ファイル名の付け方やフォルダ構造を統一することで、検索性を高めることができます。

保存先は文書管理のための専用のシステム、自社サーバーやクラウドストレージなど、利便性やセキュリティ面も考慮して選びましょう。

文書をスキャニングする方法

スキャニングにはさまざまな方法があり、目的や状況に応じて最適な手段を選びましょう。ここでは、4つのスキャニング方法について解説します。

オフィス複合機

オフィス複合機でのスキャニングは一般的な方法でしょう。まず、スキャンしたい書類をガラス面または自動原稿送り装置（オートフィーダー）にセットします。 送信先や保存先を指定すれば、コピーをするのと同じように簡単にスキャンが開始されます。
ただし初期投資、維持費などのコストはデメリットになるかもしれません。

専用スキャナ

専用のスキャナを使用すると、文書の特性に合わせた質の高いスキャンが可能です。

• オートドキュメントフィーダスキャナ：
  複数枚の書類をセットして自動的に書類を送ってスキャンできます。オフィスにある複合機と同じタイプのスキャナで、書類を連続してスキャンする場合に適しています。

• フラッドベッドスキャナ：
  平らなガラス面に書類を固定して、下から光を照射して読み取るタイプのスキャナ。自動送りのオートドキュメントフィーダスキャナではスキャンできない冊子形体のものや、破れる可能性のある古い書類などに適しています。

• オーバーヘッド型スキャナ
  書類を上から撮影するタイプのスキャナ。冊子形体のものやレシートなどの小紙片をまとめてスキャンするのに適しています。

• オープントラック型スキャナ
  超高速で大量スキャンが可能となるスキャナ。かなり大きいサイズのため、設置場所の確保が必要になります。1枚モノの大量の書類をスキャンする場合に適しています。

スマートフォンのアプリ

スマートフォンを使ったスキャニングは、外出先や急な対応に便利です。iPhoneなら「メモ」アプリや「ファイル」アプリ、Androidなら「Google ドライブ」アプリなどでは気軽に使用できるスキャニングが可能です。
その他にも「Adobe Scan」や「CamScanner」などのスキャニングアプリを使えば、OCR処理や台形補正など高度な編集機能も利用できます。

スキャン代行サービス

大量の書類や特殊サイズの文書をスキャンする場合は、スキャン代行サービスの利用が効率的です。また、工数が多いために自社で対応することが難しい場合も、高性能な機器と専門知識を持ち、1日に数千枚から数万枚の処理にも対応ができる専門業者に外部委託することも検討してみましょう。多くのサービスでは電子化の際にOCR処理やファイル名の付与、フォルダ整理などの各種のオプションも提供しています。

大判サイズの図面や契約書などの重要文書も電子化でき、セキュリティ対策も万全です。

関連記事：法人向けスキャン代行サービス5選！選び方の比較ポイントや導入の必要性を解説

スキャン時の注意点

スキャニングを行う際は、情報セキュリティの観点から注意すべき点がいくつかあります。特に企業内での作業では、情報漏えいリスクを最小限に抑える対策が不可欠です。

企業の情報セキュリティポリシーを守る

企業が定めた情報セキュリティポリシーに沿った方法でスキャニングを行いましょう。許可されていない方法では、情報漏えいのリスクを招くことになります。情報管理や保管に関するルールやガイドラインを遵守することで、リスクを最小限に抑えられます。
不明点がある場合は、情報セキュリティ担当者に確認しましょう。

持ち運び可能な記録媒体に保存しない

USBメモリやSDカードなどの持ち運び可能な記録媒体は、紛失や盗難のリスクが高いため、スキャンデータの保存には使用しないようにしましょう。これらの媒体は小型で軽量なため持ち運びが便利である反面、紛失しやすく、機密情報や個人情報漏えいなどのリスクを高めることにつながります。外部メモリがウィルス感染している場合は、企業全体をリスクにさらすことにもなります。

セキュリティ対策ができる共有先を選ぶ

スキャンしたデータの共有先を選ぶ際は、適切なセキュリティ対策が施されているか確認することが必要です。社内ネットワークやセキュリティ対策が整ったクラウドサービスを利用しましょう。また、アクセス権限の設定により、閲覧できる人を制限することで情報漏えいのリスクを減らせます。
特に機密性の高い文書を扱う場合は、独立した専用回線の利用や、データの暗号化技術の導入も検討すべきでしょう。

スキャンした文書のテキストデータ化する方法

スキャニングした文書をOCR（光学文字認識）処理をして、テキストデータ化することでさらに活用ができるようになります。OCRは画像内のテキストを認識し、テキストの検索や編集が可能なテキストデータに変換する技術です。この処理により、スキャンした文書が単なる画像ファイルから検索可能な文字情報になり、編集可能な文書へと進化します。
テキストデータ化するためのツールには、Adobe AcrobatやオンラインOCRサービスなどがあり、用途に応じて最適なものの選択が可能です。

関連記事：OCRとは？メリットや導入事例などをわかりやすく解説

テキストデータ化した文書の活用方法

テキストデータ化した文書は、さまざまな用途で活用でき、業務効率化やデータ分析などを実現できるでしょう。検索性の向上はもちろん、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）と組み合わせることでデータ入力の自動化も実現でき、申込書や請求書などの情報を手作業で入力する手間が省けます。

また、テキスト分析ツールを使用することで、顧客フィードバックの傾向分析などの抽出も可能です。さらに、AIを活用することで、文書の自動要約や感情分析など、より高度なデータ活用が可能になります。

まとめ

スキャニングは企業のDX推進において基盤となる取り組みです。紙文書の電子化は、単なるペーパーレス化にとどまらず、業務プロセス全体の効率化と変革を可能にします。OCR処理によるテキストデータ化は、検索性向上や業務自動化を実現し、企業の情報資産が活用可能な状態に進化します。

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