データ管理方法の基本を解説｜手順やコツ、データ管理に役立つツールを紹介

データ管理とは？

データ管理とは、企業が保有するデータを安全に管理して適切に整理し、活用しやすい状態にするための活動です。具体的には、データの収集や保存、セキュリティリスクからの保護などが含まれます。

企業は、膨大な量の売上データや顧客データ、財務情報などを保有しています。これらを単なる情報としてではなく、重要な企業情報として活用できるようにすることは、企業の生産性向上や競争力アップにつながるでしょう。

データ管理を徹底するためには、企業全体として包括的な運用ルールや作業手順を取り決め、標準化を図る必要があります。

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データ管理に取り組むメリット

企業がデータ管理に取り組むと、以下のようなメリットを期待できるでしょう。

業務効率化につながる

データが適切に管理されていると、必要な情報に素早くアクセスでき、日々の業務効率が高まります。データを探すための時間が削減されるため、その分のリソースをよりコア業務に回すことが可能で、生産性が向上します。

また、社内データを一元管理すればチームや部門間での情報共有も容易になり、円滑に連携を取れるようになります。

データの活用が可能になる

適切な管理によりデータが可視化されると、データの分析、活用も容易になります。散財していたデータが整然とまとめられることで「いま、重要な情報」が一目で分かるようになるでしょう。

これにより、的確な意思決定や経営判断が可能となり、企業の競争力アップにもつながります。

セキュリティやコンプライアンスを強化できる

ずさんなデータ管理は、不正アクセスや情報漏えいなどの原因になります。

例えば、機密情報を保存したUSBメモリを不必要に持ち歩き、外出先で紛失した場合、社外の人に情報を盗まれる恐れがあります。顧客情報や個人情報などが流出することはコンプライアンスの低さを露呈し、企業経営にとって大きなダメージになりかねません。

データ管理の徹底は、セキュリティやコンプライアンスの強化につながります。アクセス権限の適切な付与やアクセスログの管理によって、より堅牢なセキュリティ体制を構築できます。

管理コストを削減できる

データ管理が適切にされないと、データが次々と蓄積され、ストレージ容量を圧迫してしまうでしょう。データの収集、分析、活用、廃棄のプロセスを適切に管理することにより、ストレージ容量の追加や運用にかかるコストを削減できます。

【4ステップ】基本的なデータ管理方法

ここからは、基本的なデータ管理方法を4つのステップで解説します。

1.保存すべきデータを決める

保存すべきデータを決める際には、各データの重要度を決めて、区分することが大切です。

最初に重要度を定義しておくことで、保管が必要なデータを誤って廃棄してしまうリスクを軽減できます。また、保存が不要なデータを整理できるので、必要な情報を探す手間の削減にもつながります。

2.データを整理し、収集する

必要なデータを決めたら、対象のデータを収集します。このとき、業務における要不要に応じて分類する、最新の情報に更新するなどして管理対象のデータを整理しましょう。また、データの入力前に、管理ツールに合わせて形式を整えることも重要です。

データの収集方法は、データの種類や管理目的によって異なります。例えば顧客データを管理したい場合は、これまでの取引履歴や会員情報などからデータを収集するとよいでしょう。

3.データ管理の担当者を決める

データ管理の担当者は、上記で定めた内容が守られているかをチェックし、ルールに則った運用を実現します。データ管理の担当者とは別に、セキュリティ管理の担当者を設置することも大切です。

また、データ管理に必要なルールをマニュアル化して社内に周知することも、データ管理の徹底には欠かせません。

4.定期的にデータ管理方法を見直す

データ管理の方法は、定期的に見直しましょう。市場動向や業務プロセスの変化に伴い、適切なデータ管理方法も変化するためです。

データ管理におけるコツ

ここからは、データ管理を行う際の注意点や、効率化するためのコツを紹介します。

データ管理の目的を明確化する

まずは、自社の課題を整理し、データ管理やデータ活用の方法の目的を明確化することが大切です。

データ管理が必要となる理由は、企業によって異なります。データ管理の目的を明確にすることで、目的の達成に必要な仕組みやリソースなどを検討しやすくなり、データの効果的な活用につなげられます。

不要なデータは定期的に削除する

企業活動では日々さまざまなデータを取り扱うため、定期的に整理しないと不要なデータがどんどん蓄積してしまいます。自社で定めたデータのライフサイクルに従い、不要なデータは適切に廃棄しましょう。

また、重複しているデータはないかをチェックし、統合することも大切です。

事前にデータクレンジングを実施する

データクレンジング（Data Cleansing）とは、収集されたデータを活用しやすい状態にするため、データを整えることです。具体的には、重複データの統合や入力ミス、表記揺れの解消などを行います。

「誤字があるので検索機能でヒットしない」「情報が不正確な部分がある」などの問題を解消することで、快適なデータ管理環境を構築できます。

バックアップ体制を整える

データ管理を導入する際は、バックアップ体制を整えることも大切です。

ストレージやシステムに問題が発生すると、最悪の場合、保存していたデータが失われてしまう恐れがあります。サイバー攻撃やヒューマンエラーによって、データが消失する可能性もゼロではありません。

また、データが破損しても再現できるようにしておくことは、データ管理業務において非常に重要です。

データ管理に役立つツール

データ管理の効率を高めるためには、適切なツールの活用が不可欠です。データ管理の目的やニーズに合わせたツールを選択することで、膨大なデータを効率的に管理できます。また、セキュリティの強化にも役立つでしょう。

データ管理ツールは、データベース系、ファイル・文書管理、顧客・プロジェクト管理などの目的別に分類できます。管理目的が構造化データ(*)の収集や分析をするためか、ファイルやコンテンツの管理をするのか、進捗管理なのかに応じて、適切なカテゴリを選択する必要があります。そのうえで、ツールを選択する際には、以下のようなポイントをチェックして、自社に適した製品を選択しましょう。

(*)氏名・住所・日付・金額などを、決めた項目と形式に沿って表やデータベースに整理したデータのことです。検索や集計、更新がしやすい特徴があります。

• 機能
• 料金
• データ容量
• セキュリティ対策
• サポート体制

構造化データの管理に役立つツールには、以下のようなものがあります。自社の課題に合わせて、適切なツールを選定しましょう。

エクセル

エクセルは、表計算ソフトウェアとして広く普及しており、多くの企業で使用されています。

取引先や顧客のデータを簡易的に管理したい場合は、十分活用できるでしょう。すでに導入している企業なら追加コストがかからないため、コストパフォーマンスに優れた方法といえます。

ただし、手入力によるヒューマンエラーが発生しやすく、ほかのデータ管理専用のツールとの互換性が低い点がデメリットです。 データ分析機能やデータ活用を補助する機能はないため、これ1つで顧客管理を完結させることは難しいでしょう。

SFA・CRM

SFAとは「Sales Force Automation」の略称であり、企業の営業活動を支援するシステムです。取引先との契約状況や商談の進行状況など、営業活動に関するデータを管理できます。一方、CRMとは「Customer Relationship Management」の略称であり、顧客情報を管理するシステムです。

どちらも販売管理に関するデータ管理に適しており、営業効率の最大化と顧客満足度の向上に役立ちます。

会計ツール

会計ツールとは、企業の基幹システムとして、入出金の管理や請求書・領収書などの取り込み／発行、仕分け・記帳まで、会計データを一連の流れで正確に管理するためのツールです。財務データの管理にも活用でき、企業運営に欠かせません。

ただし、このツールは会計処理の効率化と正確性の向上がおもな目的のため、高度なデータ分析や顧客管理目的の活用には不向きです。

データベース管理システム・ソフト

データベース管理システム・ソフトとは、データの管理や活用に特化したツールです。データベースを構築・管理することで、データの収集や保存、検索や共有などが容易になり、データ管理業務が効率化されます。

まとめ

データ管理の徹底は、企業にさまざまなメリットをもたらします。最適な管理方法は企業によって異なりますが、データ管理を効率化するにはツールの導入が不可欠といえます。

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