OCRとは？メリットや導入事例などをわかりやすく解説

OCR（光学文字認識）とは？仕組みを解説

OCR （Optical Character Recognition）とは、光学文字認識技術のことです。書類の電子化をする際に、スキャナーやデジタルカメラで画像データやPDFファイルから、文字情報を抽出してテキストデータに変換する技術です。電子化された画像、PDFから文字データの検索や編集、活用が可能になります。

OCRの処理は、以下の手順で行われます。

1. 紙文書をスキャナーやデジタルカメラで読み取り、電子化をして、画像データを生成する
2. 画像データからテキスト領域を検出し、文字の種類やレイアウトを解析する。
3. 解析結果に基づき、文字コードに変換し、テキストデータとして出力する。

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OCR活用のメリット

OCRの活用は、ビジネスにさまざまなメリットをもたらします。具体的には以下のような効果が期待できます。

データ入力作業の削減によるコスト削減

ペーパーレス化・電子化を進めると紙媒体は電子データとして扱いが可能になります。ただし、その画像やPDFは文字が書かれた画像にすぎません。これらの情報を使ってワードファイルを作成したり、別のシステムに入力したりするには、人が手入力をする必要があります。OCRの導入で、画像からテキスト情報が読み取れるため、データ入力作業を削減することができ、人件費の削減につながります。

データ検索性の向上で業務効率改善

OCR処理によって抽出されたテキストデータは、文字検索が可能になるため、膨大な文書のなかから必要な情報を瞬時に探し出すことができます。データ検索性の向上は、業務効率の改善に効果をもたらすでしょう。

データ活用の促進

データ活用の促進は、OCRの大きなメリットの1つです。従来の紙文書では、データの分析や加工は困難でしたが、OCR処理されたテキストデータは、分析や加工、情報共有が容易になり新たなビジネス価値の創出につながります。

データ化した資料の内容編集

紙文書の場合、内容を修正するには、間違えた箇所に二重線を引き訂正印を押すなど時間と手間がかかっていました。OCRによってデータ化した資料は、テキストデータとして編集・修正が可能になるため、業務効率化に大きく貢献します。

OCRのデメリット

OCRは便利な技術ですが、いくつかのデメリットも存在します。導入を検討する際には、以下のデメリットも理解してください。

読み取り精度に限界がある

OCRの読み取り精度は年々向上していますが、それでも100%の精度を保証できるわけではありません。特に、手書き文字や複雑なレイアウトの文書は、正しく認識されないこともあります。そのため、OCRによる読み取り後も、人による確認（目視）、修正作業が不可欠です。

導入と運用のコストがかかる

OCRの導入と運用には、さまざまなコストが発生します。初期費用だけでなく、継続的な運用費用も発生するため、導入前にしっかりと費用を見積もり、予算と照らし合わせることが重要です。初期費用としては、OCRソフトウェアの購入費用、クラウドサービスなら初期設定費用などが挙げられます。また、保守やバージョンアップ、クラウドサービスの月額利用料などの運用費がかかるでしょう。

データ形式の制約がある

OCRはさまざまなデータ形式で出力できますが、全ての形式に対応しているわけではなく、連携先のシステムに必要な形式で出力できない場合があります。また、対応していてもレイアウトや書式情報が失われる可能性があり、手入力による修正作業が必要になるケースもあるでしょう。

OCRの導入事例

OCRは、さまざまな業種・業務で幅広く活用されており、業務効率化やコスト削減、顧客満足度向上に貢献しています。以下に具体的な導入事例をいくつか紹介します。

経理業務における入力業務の効率化

OCR処理により、経理業務における請求書や領収書のデータ入力を自動化することで、大幅な業務効率化とヒューマンエラー削減を実現します。手入力の手間やミスを省き、経理担当者はより付加価値の高いコア業務に集中できるでしょう。

データ入力業務で大量データの効率的な処理

大量のアンケート用紙や申込書のデータ入力する時に、OCRは時間や労力を削減し、効率的かつ正確な処理を実現します。電子化をしてOCR処理をすることにより、手入力に比べて圧倒的なスピードでデータ入力ができ、人件費削減にもつながるでしょう。

デジタル化で文書検索をスムーズに

契約書やマニュアルなどの紙文書をOCRでデジタル化することで、必要な情報を迅速に探し出せます。キーワードや全文検索により瞬時に目的の情報を探しだし、情報検索時間を大幅に短縮し、業務効率が向上するでしょう。

OCR導入時のポイント

OCRは、業務効率化やコスト削減に有効なツールです。以下に、OCR導入を検討する際のおもなポイントを解説します。

OCRの種類と特徴

OCRにはおもにクラウド型とオンプレミス型（パッケージ型）の2種類です。クラウド型は初期費用が安く、どこからでもアクセス可能で、常に最新機能を利用できるでしょう。しかし、インターネット環境が必要で、セキュリティはベンダーに依存し、長期的にはコスト高になるおそれもあります。オンプレミス型はセキュリティが高く、カスタマイズ性があり、インターネット環境不要です。長期的にコストが安くなる可能性がありますが、初期費用が高く、サーバー管理や専門知識が必要になります。

読み取れる文字と精度

OCRは製品によって読み取れる文字の種類（活字・手書き・記号・バーコード・多言語など）や精度が異なります。導入前に、自社が処理したい文書で必要な精度が得られるか確認が重要です。読み取り精度は、文書の状態やスキャン品質などに影響されるため、導入前に無料トライアルで自社の目的に合っているかをテストしてください。

データの読み込み処理能力

大量の文書を処理する場合、OCRの処理能力の事前確認が重要です。処理能力が低いと業務に支障をきたすおそれがあります。処理速度は文書の種類・文字密度・解像度・PC性能で変動するため、実際に処理する文書や環境を考慮して必要な処理能力を見極めることが大切です。

AI-OCRとは？

人工知能（AI）技術を活用したOCRのことです。従来のOCRでは難しかった手書き文字や複雑なレイアウトの文書でも、高精度な文字認識を実現します。

高精度な文字認識を実現し手書き文字にも対応

従来のOCRに比べ高精度な文字認識を実現し、特に手書き文字や崩れた活字に強みがあります。これはAIのディープラーニング技術によるもので、大量の文字データを学習し、文字の形だけでなく文脈なども考慮して認識できるようになります。

多様なフォーマットの帳票に対応

従来のOCRが苦手としていた複雑なレイアウトや各種フォーマットの帳票などにも対応可能です。さらに、AIによる高度な画像処理とパターン認識により、表や複数行にまたがる項目、手書きメモなども正確にデータ化します。

RPA連携による業務効率化

RPA（Robotic Process Automation／ロボティック・プロセス・オートメーション）を連携させることで、データ入力から入力後の処理までの一連の業務プロセスを自動化し、さらなる業務効率化が可能です。RPAは定型的なPC作業を自動化する技術で、AI-OCRと組み合わせることで、請求書処理や複数システムへのデータ連携などを自動化し、業務時間短縮や人的ミス削減に貢献します。

まとめ

OCRは、単に紙文書を電子化することにとどまらず、さまざまなメリットをもたらす技術です。業務効率化やコスト削減、データ活用の促進など、ビジネスに大きな効果を発揮するでしょう。OCRは製品によって読み取れる文字の種類が異なるため導入前に、自社が処理したい文書で必要な精度が得られるか確認が必要です。

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また、OCR処理をする場合、前作業として、書類をスキャンする必要があります。書類電子化サービス「WAN-Scan-そのまんま電子化プラン-」は、1箱50,000円もしくは75,000円の定額でファイル名の付与、クリップ外し、製本対応、OCR処理が標準仕様で利用できる書類電子化サービスです。手軽にペーパーレス化を実現できる書類電子化サービス「WAN-Scan-そのまんま電子化プラン-」をご活用ください。

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