ナレッジ共有とは？メリットや成功に導くプロセス、おすすめツールを解説

ナレッジ共有とは？基本知識を解説

ナレッジ共有の「ナレッジ（knowledge）」は、「知識」を意味します。昨今の日本では、企業活動における知識や経験、事例、ノウハウなどを指して使われることが多い言葉です。

つまりナレッジ共有とは、企業や組織、従業員個人が持っている知識や経験、ノウハウを集めて、広く共有することをいいます。

ナレッジの種類と違い

ナレッジは、大きく分けて2つの種類に分けられます。以下で、それぞれがどのようなものかを解説します。

暗黙知

暗黙知とは、個人の経験や直感的に培った知識・技術など、言語化が難しい主観的かつ属人的なナレッジのことです。感覚で身につける職人の技術や商談を何度も繰り返すうちに身についた営業トーク、特定の個人が培ったノウハウなどがこれに該当します。

形式知

形式知は、暗黙知とは異なり、言葉や数字などで表しやすい知識を意味し、他者への共有がしやすいものです。なお、暗黙知を他者に伝えられるように言語化・数値化してマニュアルにすることを「形式知化」といいます。

暗黙知と形式知の違い

前述のとおり、言語化しづらい知識が「暗黙知」、言語化しやすい知識が「形式知」です。2つのナレッジには、他者への共有のしやすさに大きな違いがあり、業務効率化や属人化の解消をスムーズに進めるためには形式知が重要です。

ナレッジ共有が必要とされる理由

ナレッジ共有は、業務の効率向上や属人化の解消に重要とされていますが、なぜそのような対策が必要なのでしょうか。

人材が流動化している

かつての日本は、定年まで同じ企業で働き続けられる終身雇用が定着していました。しかし、労働市場や人々の価値観の変化などにより、同じ企業に定年まで勤めるのではなく転職する人が増え、人材の流動化が進んでいます。

このような背景から、企業に必要なナレッジを確保するためのナレッジ共有が重要とされています。

働き方が多様化してきている

コロナ禍を受けて、リモートワークやフレックス制度、時短勤務で働く人が増えています。

柔軟な働き方の普及によって、それぞれのワークライフバランスを保てるようになってきている一方で、従業員が同じ場所で同時に勤務する機会が減っています。この影響は、さまざまな形で現れ、社内での情報共有が困難になっていることもその1つです。

ナレッジ共有のメリット

ナレッジ共有には、どのようなメリットがあるのか具体的に解説します。

業務を効率化できる

ナレッジ共有をすれば、経験豊富な従業員が持っているナレッジを多くの従業員が把握できるようになります。業務で疑問が生じた際、スムーズに解決できるようになるだけでなく、教える側の従業員の負担も減り、社内全体の業務が効率化するでしょう。

また、知識不足により業務が適切にできなかった従業員は、自身で課題を解決し成功体験を積めるようになるため、モチベーション向上につなげられます。

業務の属人化が解消できる

属人化とは、業務や作業が特定の従業員に依存している状態です。しかし、ナレッジ共有をすれば、特定の従業員しか把握していなかった顧客情報や提案内容、対応中の業務をほかの従業員も把握できるようになります。複数の従業員が同じ業務を行えるため、1人当たりの業務負担を分散できるでしょう。

また、ナレッジ共有をすれば、担当者が退職・異動した際にも蓄積していた知識が失われることなく、ほかの従業員に共有されます。

社内で連携が取りやすくなる

部署内だけでなく、社内でナレッジ共有をする仕組みをつくれば、蓄積された知識が他部署でも活用されるようになります。異なる視点の知識やアイデアを得られることで、新たな気づきが生まれ、企業全体のパフォーマンスが向上するでしょう。

従業員のスキルアップをサポートできる

ナレッジ共有の内容を活用し、新人教育のマニュアルを作成すれば、研修コストの削減や効率的な研修の実施が可能になります。

ナレッジ共有を成功に導くプロセス

ナレッジ共有を成功させるためには、次のポイントを踏まえて実践することが重要です。自社で取り組む際の参考にしてください。

体制の整備

ナレッジ共有を成功させるためには、体制の整備が重要です。体制を整えるために、ナレッジの集約や管理方法、ルールを整える担当者を決めましょう。体制が整っておらず、進め方やルールが曖昧なままナレッジ共有を進めると、不要な情報が共有されたり、必要なナレッジが共有されなかったりする恐れがあります。

目的やゴール、ルールを明確にする

有意義なナレッジ共有をするためには、なぜナレッジ共有をするのか、目的を明確にして従業員全体に周知する必要があります。また、どのようなナレッジを共有し、どのようなルールでナレッジをストックするのかなども具体的に決めましょう。また、必要に応じてナレッジ共有に必要なテンプレートを作成します。

マニュアル作成や説明会を実施する

ナレッジ共有を成功に導くためには、ナレッジ共有についてのマニュアルを作成したり、説明会を実施したりして、従業員全体に取り組みの意義を理解してもらうことも重要です。組織や企業全体で取り組むことで、有益なナレッジを集められます。

ナレッジ共有ツールを導入する

共有されたナレッジを従業員が積極的に活用できる環境をつくるには、効果的なツールの導入も重要です。紙やファイルではなく、誰もが共有・閲覧しやすい社内wikiや文書管理システム、社内SNS、チャットボットなどの機能が利用できるナレッジマネジメントツールやコミュニケーションツールの導入を検討してみましょう。

ナレッジを定期的にメンテンナンスする

共有されたナレッジは、メンテナンスしないと古いナレッジが混在してしまい、情報に信頼性がなくなる恐れがあります。正しい情報が確認できないツールは使用されなくなり、ナレッジ共有が根付かなくなるため、定期的にメンテナンスを実施して、最新の状態に保つようにしてください。

文化を組織に根付かせる

おすすめのナレッジ共有ツール4選

ナレッジ共有を成功に導くためにおすすめのツールを4つ紹介します。このほかにもさまざまなツールがあるので、自社に合うものを見つけてください。

WAN-RECORD Plus（ワンレコードプラス）

ＮＸワンビシアーカイブズが提供している「WAN-RECORD Plus」は、組織の情報がブラックボックス化しないよう入力規制機能やマスタ連携機能でルールに即したきれいなデータを登録・整備できます。閲覧数表示で有益な資料を可視化、メッセージ機能で文書化されないノウハウも共有、未来に継承できます

初期費用不要、毎月5万円で200アクティブユーザーまで利用できます。デジタル・紙どちらのデータも管理可能で、アクセス権などのセキュリティ設定や内部統制機能も標準搭載しています。

専属の担当者が導入だけでなく導入後のサポートも無料で対応するので、初めてナレッジ共有ツールを利用する場合にも安心です。

レコードバンキングシステム「WAN-RECORD Plus」の詳細はこちら

Confluence（コンフルエンス）

アトラシアンが提供する「Confluence」は、ナレッジ共有ツールに必要とされる作業の構築から整理、会話、コラボレーションが一括で利用できます。また、豊富なテンプレートが搭載されているため、データ作成が短時間でできるのも使いやすさのポイントです。

スタンダードプランは1ユーザー当たり月額679円で、プレミアムプランは1ユーザー当たり月額1,277円です。10ユーザーまで利用できる無料プランもあるので、一度利用してから検討するのもよいでしょう。

ナレカン

株式会社Stockが提供している「ナレカン」は、必要なナレッジに素早くアクセスできる超高精度検索が特徴のナレッジ共有ツールです。マニュアルのほか、議事録、社内FAQ、トークスクリプトなどさまざまなナレッジの蓄積ができます。なお、料金プランを知りたい人は、直接問い合わせる必要があります。

Notion（ノーション）

株式会社日本経済広告社が提供する「Notion」は、独自のデータベース機能が搭載されており、テキストや画像、チェックボックス、リンクの組み合わせによる情報管理が可能です。また、タスク管理やプロジェクトの可視化もしやすいのが特徴です。

個人利用や権限付きの限定的なチーム内利用であれば無料で使えるので、まずは使いやすさをチェックするのもよいでしょう。

まとめ

ナレッジ共有は、人材が流動化し、働き方が多様化している現代において、属人化した業務を解消するために有効な取り組みです。

ＮＸワンビシアーカイブズの「WAN-RECORD Plus」は、ナレッジを共有でき、継続的な運用が可能なシステムで、情報の属人化という多くの企業が抱える課題を解決します。情報のブラックボックス化を防ぐための入力規制機能やマスタ連携機能があり、ルールに則ったデータの登録・整備が可能です。チャット形式のメッセージ機能により、コンテンツに関する質疑応答を記録・共有し、閲覧回数やコンテンツのお気に入り数も表示できます。

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