DXとは？デジタル化との違いを理解し、紙文化から脱却する

DXとは？～言葉の定義～

DXとはデジタルトランスフォーメーション（Digital transformation）の略称であり、経済産業省が発表した「DX 推進指標」では下記のように定義しています。

「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」

出典：2019年7月「『DX推進指標』とそのガイダンス」経済産業省

つまりIT技術やAI技術、ビックデータなどのデジタル技術を使って既存の業務フローを改善することや新たなビジネスモデルの創出だけでなく、今までの企業文化からの脱却・変革することと定義されています。
デジタル技術は日々進化しており、現在人々の生活をより豊かにしています。企業活動の中にもそのデジタル技術を取り入れ、市場における競争優位性を確立するようことが重要だと考えられています。

デジタル化との違い

よくDX化とデジタル化とで混同されるケースがあります。上記で解説したようにDXとは「デジタル技術を活用して、新たなビジネスモデルの創出する」ことです。しかしデジタル化は「ITツールなどを活用して、既存業務の業務効率化を図る」ことです。デジタル化はDXの一環であり、デジタル化によって業務を効率化した後に、既存の企業文化からの脱却し、新たなビジネスモデルを構築することがDXの流れになります。

DXが注目されている理由

なぜ現在DX推進が注目されているのでしょうか？ DX推進指標にある市場での競争優位性を確立するようこと以外にも、注目されている理由があります。

「2025年の崖」問題

「2025年の崖」とは、経済産業省が「DXレポート」で提示した、DXを実現できない日本企業に対する警告です。もし仮にDXが進まなければ2025年以降、最大で年間12兆円の経済損失が生じる可能性があると算出されたことで話題になりました。
DXレポートは経済産業省が2018年9月に発表したものですが、多くの企業がデジタル技術活用の重要性を理解しながらも、複雑化、ブラックボックス化した既存システムへの危惧がされています。その既存システムが原因でデータが活用できなかったり、システム老朽化によりセキュリティリスクが発生しやすかったりと、DX対応が急がれています。

出典：経済産業省D X レポート～ITシステム「2025年の崖」の克服とDXの本格的な展開～

働き方改革の推進

DX推進によってデジタル技術や業務プロセスを見直されることで、業務効率化や生産性向上につながります。そのため従業員の長時間労働が改善され、従業員の長期就労が期待される他、働く環境を柔軟に選択できるため、働き方改革を推進することにもなると期待されています。
DX推進は新たなビジネスモデル創出による市場における競争優位性を確立することが目的ですが、働き方改革は労働人口減少への対策が目的です。別の目的から生まれた概念ですが親和性が高いため、どちらも達成できるようにと取り組む事例も少なくありません。

既存の文化からの移行する際の課題

一般社団法人日本能率協会が2021年9月に発表した『日本企業の経営課題 2021』 調査結果速報 【第３弾】によると、DX に取り組む企業が 45.3%と昨年より大幅増加しているものの、ただし、「ある程度の成果」が出ている企業は４割程度と伸び悩んでいます。

出典：一般社団法人日本能率協会D X レポート～ITシステム「2025年の崖」の克服とDXの本格的な展開～

こちらのレポートでは推進の課題として、「DX 推進に関わる人材が不足」を挙げる企業が９割と報道されています。やはりDXを推進するためには、企業内でITツール導入の土台ができている必要があり、また従業員に一定のITリテラシーも必要です。
とくに従業員に一定のITリテラシーがない場合、DXを推進したくてもなにから取り掛かればいいのかが分からないということはよくある事例です。

DX推進を成功させるポイント

DX推進をしたいと考えた際はまず「アナログで行っていた業務を部分的・局所的にデジタル化」、つまりデジタイゼーションを意識することが大切です。
よく聞く課題である「何から手を付けたらいいのかわからない」の解決にもつながりますが、まずは単純なアナログ作業のデジタル化から初めていきましょう。例えば紙ベースで申請していた業務をデジタル化したリ、売り上げなどの管理をシステムで行うようにするなどのデジタル化がこれにあたります。

デジタル化をする前に考えること

どんな業務がデジタル化できるかを考えるためにも「今どのような業務を行っているか」「どのような作業フローがあるのか」を整理することです。
まずは紙の書類を利用した業務を洗い出してみるといいかと思います。

洗い出した業務の中からどの業務からデジタル化するかは、「その業務をデジタル化した際のメリット」を考えていきましょう。
デジタイゼーションのメリットは様々とありますが、特に優先されやすいメリットは【作業スピードの向上】です。業務フローをデジタル化する際に、今までのプロセスが短縮されることが大いに期待できます。そのため、どの業務のスピードを向上させることが事業スピードの向上につながるかを一つの指針にすることで、「何から手を付けたらいいのかわからない」といった悩みから脱却できると思います。

ＮＸワンビシアーカイブズができる支援

デジタル化したい業務が決まったとはいえ、どのようなシステムを構築すればいいのかはやはりある程度のIT知識をもった人材がいなければ自社のみでの推進は難しいです。
現在DX推進のためにITアウトソーシングが注目されていますが、既存フローから大幅な変更が発生して社内で運用が定着していかなかったり、アウトソーシング先の作業ミスにより情報漏洩が発生したリと、様々な課題が残ることに不安があり、導入ができないという声も多くあります。

しかしDX推進にはある程度の外部協力は必要であると考えています。そしてそれには社内特有の業務フローを理解し、それを無理なく安全にデジタル化してまでの支援ができることが必要だと考えられます。

ＮＸワンビシアーカイブズは今まで多くのお客様の情報資産管理、書類・メディア・データ保管を行ってきた実績から、様々な業種のお客様の書類にまつわる業務を理解し、デジタル化するための支援を行うことが可能です。
またデジタル化することで発生した手間のかかる作業については、厳重なセキュリティを敷いた情報管理センターで代行することもできます。

まとめ

2025年までにDX導入を行わないと最大で年間12兆円の経済損失が生じる可能性がありますが、現在もなお「何から手を付けたらいいのかわからない」「DX 推進に関わる人材がいない」という理由でDXをしたくてもできない企業が多くあります。

そういった企業は是非一度業務を整理し、アウトソーシングの検討をしてみてください。