書類保管サービスWAN-CASE書類管理のコツ

個別フォルダを更に同一のグループ単位でまとめ、キャビネット内で立てて書類を管理するための道具が、ファイルボックスです。１つのファイルボックスには、複数のグループを収納することもあります。ファイルボックスに貼るラベルには、次の項目を記載しましょう。

文書保存箱は「保存」、つまりオフィスのキャビネット内で保管している書類の中から活用頻度の低いものを箱に詰めて書庫に移す際に使う箱で、書庫で保存することが前提となります。箱の外観から中身が「わかりやすい」と、社内外の悪意を持った人物によって情報が漏えいするリスクが高まるため、保存箱に表示するラベルには、正規の利用者が書類を探し出せる最低限の項目である、次の2つだけを記載するようにしましょう。また、保存箱の中身の情報はリストで一覧化し、管理する必要があります。

実際に分類を行う際は、文書の特性によって、以下の４つのまとめ方を元に分類をしておくと、書類が探しやすくなります。

ファイルへのタイトルのつけ方も重要になります。

• ①　誰にでも分かりやすい名称を使う
• ②　簡潔・具体的な名称を使う
• ③　他と区別しやすい名称を使う

小分類であるファイルを、共通性や関連性で中分類にまとめ、さらに同じやり方で中分類を大分類にまとめます。これを「ファイルのグループ化」と呼びます。探しやすいファイルの数も重要です。小分類を5～15で中分類をたて、中分類を最大8程度で大分類をたてます。タイトルは、色や数字、年度、帳票名などで工夫しましょう。

• ①　書類を保管・保存しているスペースの問題が解決する
• ②　検索性が向上する
• ③　書類の紛失が防止できる

• ①　膨大な費用がかかる
• ②　電子化しても捨てられない書類が存在する
• ③　電子データを探せるようにするためのデータ管理が必要になる

当社の見解では、「全体量のうち、よく見る書類が30%以下」であれば、電子化しない方が良いです。なぜなら、使用頻度の高い書類が30％を切ってしますと、電子化する方が大幅に割高となってしまうからです。コストをかけて電子化しても、見ることがなければそのコストは無駄になってしまいます。
オフィス内で大半を占める「ほとんど見ない」「たまにしか見ない」書類は、紙のまま保管・保存することをお奨めします。オフィス内や社内書庫で保管・保存するスペースが確保できなければ、外部書庫・外部倉庫での保管サービスを利用する方法もあります。

• ①　津波や洪水による浸水被害のリスクはないか
• ②　地震の揺れや液状化などの危険性のない、強固な地盤の上に建設されているか

• ①　外周警備や施設への入退室管理によるアクセス制限が徹底されているか
• ②　火気発生要因が排除されているか、保管物に適した消火設備が設置されているか
• ③　情報取扱いに関するスタッフへの教育・研修が実施されているか

• ①　文書閲覧の単位や使用頻度に応じて保管単位の選択が可能か
• ②　閲覧までのリードタイムが明確か
• ③　現物でのお届けやPDFによる配信など、複数の閲覧方法を選択できるか

外部保管サービスを利用しようとする際、「必要なものと不要なものが混在している」「どれを預けたらいいか分からない」「管理台帳がない」といったお悩みをよくお聞きします。そのような時に頼れる、コンサルティングや台帳作成代行などのサービスもありますので、活用すると良いでしょう。

主に扱う書類の用紙サイズと、保存箱の「内寸」サイズが合っていることが重要です。内寸より用紙サイズが大きいと、折り曲げないと箱に入らなくなります。逆に隙間ができると、保管スペースが無駄になる上に、外から押されて破損しやすくなります。

法令や社内規程で、文書の保存期間は5年、７年、10年、30年など定められていますので、長期的に書類を保存することを想定することが重要です。耐久性が低い保存箱を20年以上保存し続けると、紙が劣化して、触っただけで穴が開いてしまうとことも珍しくありません。

発生後1年以上経過した書類見る頻度は「1％以下」という調査があります。保存箱に入れる書類は、活用頻度の低い「保存」のフェーズにある書類です。ほぼ利用することのない書類を出し入れする際の機能性は、あまり重視する必要はないと言えるのではないでしょうか。逆に、頻繁に出し入れが発生するような書類を外部保管する際には、保管単位や機能性を重視する必要があるのです。