経費精算システムと書類保管サービスの活用で働き方改革を実現する(株式会社ラクス様との共催セミナーレポート)

2019.04.23  株式会社ワンビシアーカイブズ

去る2019年1月25日(金)、経費精算システム「楽楽精算」でおなじみの株式会社ラクス様との共催セミナー「経費精算システムと書類保管サービスの活用で働き方改革を実現する」を開催しました。

今回は経理担当者の立場からセミナーの内容を一部ご紹介し、経費精算システムと書類保管サービスによる経理や契約業務の効率化を通じて、働き方改革を実現する方法についてご紹介します。

セミナー概要

こんな方におすすめ

  • 働き方改革や業務効率化を推進している・検討している方
  • 経費精算や契約書類の管理を紙やエクセルで運用している方
  • 領収書や契約書などの書類管理を効率化したい方
  • 書類の電子化・ペーパーレス化を検討されている方
  • 働き方改革に成功した他社事例を聞きたい方

社内業務のIT化・ペーパーレス化を検討なさっている企業の担当者様を対象としたイベントです。

テーマ

経理精算システムと書類保管サービスの活用で働き方を実現する

主催

株式会社ワンビシアーカイブズ × 株式会社ラクス (https://www.rakurakuseisan.jp/)

プログラム

第1部:経費精算システム活用による働き方改革の実現
(株式会社ラクス)

第2部:導入企業インタビュー~経費精算システム導入までの道のりと現状~
(株式会社ラクス × 株式会社ワンビシアーカイブズ)

第3部:経費精算や契約業務の効率化に向けて ~領収書や契約書など書類のペーパーレス化を実現する方法~
(株式会社ワンビシアーカイブズ)

会場の様子

会場は、株式会社ラクス様の東京本社にある、素敵なセミナールームでした。おかげさまで2018年4月に開催した前回に続き、定員ほぼ満席のお申込み、ご参加をいただき、働き方改革への関心の高さがうかがえました。

多くの企業様の課題である経費精算や書類管理を効率化する具体的な方法をご紹介しました。

セミナーは3部構成で、第1部はラクス様による「楽楽精算」のサービス紹介、第2部は「楽楽精算」導入までの道のりをテーマとした当社とラクス様とのトークセッション、第3部は当社によるペーパーレス化の実現に向けた解説を行いました。

関連資料:

第1部:経費精算システム活用による働き方改革の実現(ラクス)

私は経理担当者として、日々「楽楽精算」を使って経費精算業務をしています。ラクス様からは、立替経費精算の申請者、承認者、経理担当者、それぞれの立場から「楽楽精算」導入のメリットについて解説がありました。最近でも経費精算業務を未だに紙やエクセルで管理している企業が意外に多いそうですが、そういった企業であれば、導入により大幅な業務改善効果が見込めるシステムであることが改めて確認できました。

【経費精算システム「楽楽精算」】
https://www.rakurakuseisan.jp/

第2部:導入企業インタビュー ~経費精算システム導入までの道のりと現状~(ラクス × ワンビシアーカイブズ)

当社は「楽楽精算」を導入して8年が経過します。今回は導入企業の事例として、当社・経営企画部の担当者が登壇し、「楽楽精算」導入までの道のりと現在の運用状況について、ラクス様からインタビューを受ける形でトークセッションを進めました。

ラクス様からは、①導入を検討した経緯、②選定基準、③導入にあたっての懸念事項、④解決方法、⑤実際に運用した際の効果、⑥今後の検討事項について質問がありました。当社としては、「楽楽精算」を含む7社のシステムを機能面、コスト面、納期の3つの観点から点数化して比較検討した結果、「楽楽精算」が圧倒的な高評価を得て導入が決まったというお話をしました。

導入企業インタビュー

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第3部:経費精算や契約業務の効率化に向けて~領収書や契約書など書類のペーパーレス化を実現する方法~(ワンビシアーカイブズ)

当社からは、オフィスにある書類の管理という観点から、「働き方改革」の実現について解説をしました。その際のポイントは、「紙と電子の一元管理」です。例えば、経費精算業務での経費精算システムと帳票保管の連携、契約書の電子化や書類保管、ひいては電子契約の仕組みまで、領収書や契約書など書類のペーパーレス化と業務効率化を実現する方法をご紹介しました。

経費精算や契約業務の効率化に向けて

セミナーを振り返って

当社からは、ペーパーレス化の実現に向けて、全ての書類を電子化する方法と、必要なときに必要なものだけを電子化して利用する方法の2つのパターンがあることをご案内させていただきました。

当社としてはコスト等を考え、現実的かつ効果的な方法、つまり必要なときに必要なものだけを電子化する、紙と電子の一元管理を推奨しています。それでも、参加された方にセミナー終了後にお話をうかがうと、講演を聞いてもなお、完全なペーパーレス化を目指していくという方もいらっしゃいました。

実際、社内にある紙は小さなキャビネット3台に収まる分しかないという企業があるという話を聞いたことがあります。完全なペーパーレス化は難しいかもしれませんが、ほとんどの業務について紙を使用しないで行うことは理念的には可能と思われます。

その一方、古くから続く企業や大企業が完全ペーパーレス化を目指すのはコスト等の理由から現実的ではないと思われます。逆に小規模な企業であれば、今回ご紹介した当社の電子契約サービス「WAN-Sign」や、書類保管サービス「書庫探」といった紙と電子の一元管理を可能とするサービスの利用により、完全ペーパーレス化を目指すことも現実的に可能かと思います。

最近ではオフィスに紙があるのは「カッコ悪い」と考える人もいると聞いたことがあります。セミナー終了後もなお、完全ペーパーレス化を目指していくとおっしゃっていた方もそういった方のおひとりなのかもしれません。当社としては、どのようなニーズに対してもその需要を満たすことのできるサービスの提供に努めて参りたいと思います。

電子化の極意

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