ペーパーレスの実現で働き方改革を円滑に進める！

2022年5月6日追記

働き方改革を実現するための手段として"ペーパーレス"に着目している企業は多いかと思います。オフィスにある文書をすべて電子化することが可能ならば、オフィスから紙がなくなるだけでなく、遠隔地にいても社内情報のすべてにアクセスできることになるので、多様な働き方を実現するきかっけの一つになるでしょう。

ペーパーレスによるコスト削減や省スペース化に着目している企業も多いでしょう。コピー用紙1枚あたりの重さは約4gです。モノクロコピー1枚あたりにかかる費用はコピー機の機種にもよりますが平均して3円程度と考えると、1kgのモノクロコピーには750円の費用がかかります。国民1人あたりの紙消費量は208.7kg※なので、単純計算で年間15万6,525円もの費用がモノクロコピーにかかっています。

１人がビジネスで消費する紙の量が仮にこの半分だとしても年間7万8,263円になるので、従業員数100名規模の企業ではモノクロコピーに782万6,300円もの費用を投じていることになります。こうして計算してみると紙に凄まじいコストがかかっていることが分かりますね。

ペーパーレスに対してまだ消極的な企業は、一度自社の紙消費にどれくらいの費用がかかっているかを試算してみると、ペーパーレスへの意欲が湧いてくるのではないかと思います。

もしも完全なペーパーレスが実現すればかなりのコスト削減になるので、多くの企業が取り組んでいるものの、なかなか進まないケースも多いようです。本稿ではペーパーレスによって企業が享受するメリット、ペーパーレスが進まない理由を解説し、ペーパーレス化サービスによって働き方改革を円滑に進める方法を合わせてご紹介します。

なぜペーパーレスが良いのか？

大幅なコスト削減だけでもペーパーレスに取り組むメリットは十分にあります。ただしそれ以外にもペーパーレスによるメリットはあるので、まずはそこに着目してみましょう。

まずは「業務効率がアップする」というメリットについて。以前のブログでも紹介しましたが、一般的なビジネスパーソンは、1日に約37分間を「探し物をするための時間」に充てていると言われています。年間にすると150時間、営業日に換算すると約19営業日になります。ビジネスパーソンの探し物といえば、やはり文書が中心ではないでしょうか？探し物の半分が文書だと仮定すると、年間で9.5営業日も文書を探すために浪費していることになります。

職場環境によってはもっと多くの時間をかけているかもしれませんね。これも各人が一度試算してみると良いと思います。自分が探し物に対して想像以上の時間をかけていることが実感できるでしょう。

なぜ文書を探すのに時間がかかるかというと、それが紙だからです。デスク上に置いてある文書ならばすぐに手を伸ばせば取れるものの、それ以外の文書となるとキャビネットや書庫からわざわざ探してこなくてはなりません。ペーパーレスによって文書を探す手間が少なくなれば、現時点で探し物に費やしている時間を半分以上に削減することが可能になります。

もう1つのメリットは、セキュリティ向上によるコンプライアンスの維持です。ペーパーレスは一般的に文書をデジタル化することで実現します。そのため、紙の文書を大量に保管する必要が無くなり、紙文書による情報漏えい等のリスクが低減します。

NPO法人日本ネットワークセキュリティ協会(JNSA)が行った調査※1によると、2017年に発生した情報漏えい事件のうち、その原因として「紛失・置忘れ」と「管理ミス」によるものが全体の34.8％を占めています。ちなみに漏えい媒体として最も多いのが「紙媒体」であり、これは全体の38.9％を占める結果になりました。

この調査から、紙文書を管理すること自体が情報漏えい事件のリスクを高めている、ということが分かります。情報漏えい事件が発生すれば当然コンプライアンス問題に発展します。社会からコンプライアンスに違反した企業とみなされれば、取引先はもちろん消費者からの信頼も低下し、事業に大きな打撃を与えることになります。企業によっては情報漏えい事件がきっかけになり倒産に至るケースもありえます。

つまりペーパーレスを実現することで情報漏えいのリスクが低減し、コンプライアンスをより強化して、企業の社会的信頼を維持することにつながるのです。

こうしたメリットから、現在では多数の企業がペーパーレスに取り組んでいます。

ペーパーレス化の方法を考える場合「期待できる効果とは」

ペーパーレス化を推進することで、期待できる効果には以下のようなものがあります。

業務の効率化

ペーパーレス化によって業務で取り扱う書類がデータ化されると、業務の効率が向上することが期待できます。
例えば紙の書類を探す場合、しっかり管理され、綺麗に整理されていればいいのですが、とりあえずファイルに入れているというだけだと、1枚の書類を見つけ出すにはかなりの時間や労力がかかります。
しかし、データ化されている書類であれば、検索機能を利用してすぐに見つけ出すことができるため、迅速に次の作業に取り掛かることが可能です。また、書類管理に関しても、紙だと増えれば増えるほど手間がかかる上に保管スペースが必要になりますが、データ化されているものであれば、種類ごとにフォルダを分けるなど、整理整頓が容易で、場所も取りません。

書類をどのくらい扱うかは部署によっても異なりますが、特にたくさんの書類を取り扱う部署では、ペーパーレス化を推進することで、業務の効率が大幅にアップする可能性が高くなります。

コスト削減

紙の書類を取り扱う場合、印刷やコピーの際の用紙代やインク代、保管用のファイル代や管理する人の人件費、保管場所の費用など、様々なコストが掛かります。
しかし、ペーパーレス化が進んで紙の書類がデータ化されれば、これらのランニングコストを削減することが可能です。データ化した書類は、サーバー代やシステム代のみとなり、紙の書類にかかるランニングコストと比べても少ない費用で済みます。
また、その他の効果 も期待できるため、費用対効果も高くなります。

セキュリティ対策の強化

紙の書類は、保管場所が丸見えで誰でも触れる場所にあることも多く、持ち出しやすいというセキュリティ面での不安や、どこに置いたかわからなくなり紛失する、重要な書類を誤って廃棄してしまったりするリスクがあります。

しかし、書類をデータ化すれば、そのようなリスクのが軽減され、セキュリティ面も強化されます。重要書類にアクセス権や閲覧制限を付けることはもちろん、パスワードを付ければ情報漏洩の防止も可能です。
企業で取り扱う書類には、個人情報や相手企業の情報、機密情報などが含まれるものもあるため、ペーパーレス化でセキュリティ対策が強化できることは大きなメリットです。

リモートワークに対応できる

昨今では、会社以外で業務を行うテレワークやリモートワークを導入する企業が増えており、その運用にはペーパーレス化が不可欠です。
テレワークやリモートワークでは、外部からも書類の作成や閲覧、捺印、保存、取引先への送信ができなければ仕事になりません。そのため、前もってペーパーレス化を推進しておく必要があります。
時間や場所に捕らわれない、様々な働き方に対応することが可能になります。

ペーパーレスはなぜ進まない？

ペーパーレスに取り組む企業が年々増加している一方で、取り組みがなかなか進まないという問題を抱えている企業があるのも事実です。ここではペーパーレスが進まない理由について解説します。

1つ目の理由は「社員が紙文書での業務に慣れている」ことです。ほとんどのビジネスパーソンはデジタル化された文書を使った業務よりも、紙文書を使った業務に慣れています。そのためペーパーレスが逆効果となって業務効率が下がってしまった、という事例もあります。

2つ目の理由は「IT格差による利活用のバラつき」です。社員によってITリテラシーは様々なので、ペーパーレスによって業務効率を最大化できる人もいればそうでない人もいます。こうしたIT格差が生まれることでITリテラシーが高い人の業務効率も相対的に下がってしまうので、結果的にペーパーレスが進みません。

3つ目の理由は「導入コストの高さ」です。一般的にペーパーレスを実現するためには、既存の紙文書をデジタル化するシステムを構築するために多大なコストがかかります。これがボトルネックになって取り組みが進まないという企業も多いでしょう。

4つ目の理由は「システム障害への対応」です。ペーパーレスを実現するということは、デジタル化した文書を社内システムもしくはクラウドサービス等を利用して管理することになります。

そこで問題になるのがシステム障害が発生した際の対応です。システム障害によって文書が利用できなくなる可能性があるため、その対応策を事前に立てておく必要があります。この対応が上手く取れないことで、ペーパーレスが失敗に陥ることがあります。

以上のようにペーパーレスが進まない理由はいくつもありますので、1つ1つの理由に対策を取り、効率的にペーパーレスに取り組めるよう努めることが大切です。

ペーパーレス化の方法の手順

さまざまな効果が期待できる企業のペーパーレス化ですが、正しく導入しなければ、曖昧なまま浸透せずに、上手くいかない可能性があります。
ここでは、ペーパーレス化を推進する際の適切な手順について紹介します。

１．目的を明確にする

ペーパーレス化を進めるなら、まずは目的を明確にしておくことが重要です。
ペーパーレス化には、様々なメリットがありますが、目的が曖昧なまま闇雲に進めても、充分な効果を実感することはできません。
メリットが実感できなければ、慣れた業務の手順をわざわざ変えることに対して、従業員から不満が出る可能性もあります。

また、「経費削減を目指す」や「業務をより効率的にする」など、目的によって重点的にやるべき施策が異なります。
まずは、ペーパーレス化で得られる効果を把握し、社内で活かせるところを考えた上で、目的を明確にしてから、ペーパーレス化に向けた業務内容の改善にあたりましょう。

２．対象を決める

最初から全てを同時にペーパーレス化するとなると、かえって業務の負担になりかねません。
まずは、目的に合った対象からペーパーレス化を推進し、その後、段階的に範囲を広げていくことがおすすめです。目的によって、以下のように対象を絞ることができます。

• コスト削減　　　　　：コピーや印刷が多い書類から
• 業務の効率化　　　　：部署間で共有することが多い書類から
• リモートワークの導入：現状社内でしか取り扱えない書類から

最終的にはすべてを対象とするとしても、少しずつ、小さな範囲から取り掛かることで業務に支障なく取り入れることができます。

３．ツールを決める

ペーパーレス化には、クラウドサービスや文書管理システム、ITシステムなどの新たなツールの導入も必要です。
しかし、どれでもいいというわけではなく、目的と対象に合ったものを選ばなければ、逆に不便になってしまいます。

例えば、業務効率の向上を目的としているのに、ファイル共有が難しく、操作性の悪いツールを使ってしまうと、かえって業務効率を悪化させてしまう可能性があります。ペーパー化によって改善したい課題をしっかり把握し、効率よく解決できるツールを選ぶことが大切です。

４．運用の規則を決める

ペーパーレス化をスムーズに業務に導入するには、業務フローや社内運用ルールを策定しておくことが大事です。
ペーパーレス化するために、業務をどのように進行していくのかわかりやすくしていないと、慣れない作業で、かえって業務効率が落ちてしまい、最悪の場合はペーパーレス化を断念しなくてはならなくなる可能性もあります。
また、社内運用ルールを従業員に共有する場合は、「文書管理規程」を策定しておくことがおすすめです。

５．社員に共有してスタート

スタートする際には、これまでに決めた内容を全社員に共有して、ペーパーレス化の目的やルールを説明し、理解してもらうことが重要です。
実際にペーパーレス化を実行するのは現場社員であるため、現場の理解が十分でないと、ペーパーレス化に消極的になってしまいます。
また、スタートしてからも、従来の方法に比べてどのように違いが出ているのかを明確にしないと、ペーパーレス化が定着しません。実際に取り組む社員にも、どれだけ効果が出ているかわかるように数値化して展開するなど、効果の見える化も大事です。

６．運用状況を把握して評価や改善を行う

ペーパーレス化推進の業務フローやルールを社内共有しただけでは、上手く運用できるとは限りません。
実際の運用状況を把握した上で、内容の評価と改善を繰り返し行うことが重要です。
目的の達成に近づけているのか、実際に数値として効果は出ているのかなど、運用スタートしてからの推移を追いかけ、問題や課題が発生したのであれば改善しながら精度の高いものにしていかなければ、ペーパーレス化を成功させることはできません。

ペーパーレス化の方法で注意すべきこと

ペーパーレス化を推進する際には、関連する法律を理解しておくことも重要です。
また、ペーパーレス化をうまく導入するためには、社内ルールの策定の際や、上層部の意識共有では、以下のことに注意してください。

電子帳簿保存法を確認

電子帳簿保存法とは、国税関係書類を電子化し、保存することについて定めた法律です。

国税関係書類には、電子帳簿保存法（電帳法）で定められている要件を満たしていないと、紙のまま保存しておく必要があるものもあるので、注意が必要です。
自社のペーパーレス化に夢中になり、破棄してはいけない紙の書類を破棄してしまうと、法令違反になってしまう可能性があります。
電帳法は会計帳簿などの国税関係帳簿書類に関する電子保存に関する法律ですので、国税関係ではない書類、は従来通りの紙での保管が必要となります。

例えば、「紙で締結された契約書」は電帳法上スキャン保存OKとなっていても、印紙税法や民事訴訟法上の証拠として紙で残すことが推奨されます。ペーパーレス化を推進する際には、電子帳簿保存法などで定められている内容をしっかり確認しておきましょう。（記事：「電子帳簿の保存方法 」はこちら）

また、昨今のDX推進や企業のペーパーレス化を受けて、同法は、何度か改正も行われていますので、今後の改正情報確実にチェックできるようにしておく必要があります。

ファイル名やフォルダ名は統一

書類を電子化する際には、全社員がわかるようにファイル名やフォルダ名は統一するようにルールを決めておくことがおすすめです。
人によって名前の付け方が違うと、ファイルを探す時に不便で手間がかかってしまい、業務効率に支障が出ます。
また、その時に思い付いた名前で保存したりすると、どこに保存したかわからなくなるということにもなりかねません。
あらかじめ統一ルールを定めておけば、誰が扱っても適切に管理することが可能です。

経営陣や管理職も前向きに取り組む

ペーパーレス化を導入する際に、経営陣や管理職などの上層部の人が消極的では、いくら現場でペーパーレス化を推進しても浸透しません。上層部が率先してペーパーレス化に向けて取り組めば、社内全体の意識も変わってくるはずです。

また、ペーパーレス化を進めるにあたって充分な効果を得るためには、上層部だけですべてを決めるのではなく、現場の従業員からの意見も取り入れるなど、意見のすり合わせを行っておくことも大切です。

取引先によっては書面希望の場合もある

契約書や見積書など、相手企業の都合も関わる書類の場合、取引先の協力がなければペーパーレス化は実現できません。
社内では課題解決のためにペーパーレス化を推進しているとしても、取引先ではペーパーレス化が進んでいないということが考えられるからです。
ペーパーレス化を進める際には、あらかじめ相談するなど取引先への協力を依頼しつつ、書面希望になった場合の業務フローも考えておくなど、臨機応変に対応できるようにしておくことも必要です。

ペーパーレス化の方法で準備しておきたいツール

企業でペーパーレス化を推進する際に、活用できるツールについて紹介します。
業務に応じて使いやすいツールは異なりますので、自社の業務内容に合ったものを使うことが重要です。

Officeソフト

ExcelやWord、PowerPointなどの「Microsoft Office」やGoogleの「スプレッドシート」や「ドキュメント」などのOfficeツールで作成した書類は、簡単にPDFに変換して電子化することが可能なうえに、アドオンで署名を追加したりすることもできるため、社内でのやり取りが効率よく行えます。
また、すでに社内でOfficeツールが導入されている企業は多いため、操作に慣れている従業員も多く、全く新しいツールを使うよりはペーパーレス化への移行が容易です。

スキャナー

スキャナーとは、紙の書類や写真などを読み取り、電子化することができる機械のことです。企業では、コピー機と一緒になった複合機が置いてあるところも少なくありません。
スキャナーを使えば、契約書や名刺など、紙で貰うことが多かった書類をデジタルデータとして保管が可能になり、社内共有も容易になります。業務用の複合機だけでなく、ハンディスキャナーなどのコンパクトなものから、近年ではスマートフォンやタブレットをスキャナーとして使えるようになったので、簡単に導入可能です。
また、スキャンしたい書類が大量にある場合は、スキャン代行サービスを利用することも出来ます。
紙の書類整理から始めたいという企業では、スキャン代行の活用がおすすめです。

クラウドストレージ

クラウドストレージとは、ネット上で提供されるスペースにファイルをアップロードすることで、ファイルの共有ができるようにするサービスです。
社内だけでなく、社外からのアクセスも可能になるため、テレワークやリモートワークにも活用できます。また、PCの容量や、故障によるデータの消滅を気にせず利用できるという点も魅力です。
代表的なクラウドストレージサービスの、「Google Drive」「One Drive」「Dropbox」は、一部サービスは無料でも使うこともできるので、コストを気にせず導入することが可能です。

OCR

OCRとは"Optical Character Recognition/Reader"を略した言葉で、カメラやスキャナーでPDF書類や文字画像（JPEG、TIFFなど）として取り込んだ画像文字をPCで使える文字コードとしてデータに変換する技術のことです。

スキャナーでスキャンするだけでは、画像データとしてしか電子化できませんが、OCRも併用すれば、編集可能な文字データとして読み込むことが可能です。手作業でのデータ入力での手間やミスを防ぐことにも役立ちます。
OCRには、読み込み用のカメラ機能と文字を識別するソフトウェアが組み合わさったOCRリーダーが必要です。OCRリーダーとして利用できるものには、スキャナーやスマートフォン、バーコードリーダーなどがあります。業務の規模によって合うものを選ぶと良いでしょう。

近年は、OCRにAI技術を取り込み「AI-OCR」というエンジンの活用も可能です。
AI-OCRの場合は、PDFや文字画像の他にも、手書き入力された文字をデータ化することもできます。

チャットツール

チャットツールは、業務連絡や進捗の報告など、社内の情報をリアルタイムで共有できるツールです。
紙での資料配布やメール送信では、確認までに時間がかかりってしまう場合がありますが、チャットツールはリアルタイムでやりとりができるため、より簡単な情報の送受信を迅速に業務の進行をすることができます。
情報共有をペーパーレス化させ、業務の効率化を図りたいのであればおすすめのツールです。
代表的なものに、「Microsoft Teams」「Slack」「Chatwork」などがあります。

Web会議ツール

離れた相手とも、ネット上でビデオ通話や音声通話ができるWeb会議ツールも、ペーパーレス化に役立ちます。
Web会議ツールでは、資料の共有がツール内でできるため、参加者全員に配るための資料を用意する必要がなく、資料作成にかかる手間を削減することができます。社内会議だけでなく、取引先との商談や採用面接などでも取り入れる企業が増えています。
PCだけでなく、スマートフォンやタブレットも利用可能なサービスや、無料で使えるサービスもあります。
代表的なものに、「Zoom」「Google meets」「Microsoft Teams」があります。

バックオフィスのツール

事務などのバックオフィス業務では、他の部署に比べると取り扱う書類が多くなるため、それぞれの業務に合うペーパーレス化に対応したツールを導入することで、業務効率を上げることができます。バックオフィスの業務で活用できるツールには、以下のようなサービスが挙げられます。

会計ソフト、経費精算ソフト、勤怠管理ソフト、電子契約、労務管理システムなどそれぞれの業務に特化した最適なサービスが市場にはあります。

電子署名

電子署名とは、電子化したデータに付与される署名のことで、紙文書でいう捺印やサインに相応するものです。
電子署名は、主として契約書締結に利用され、紙面の契約書のやり取りをなくすだけではなく、本人確認や、偽装、改ざんの防止のために活用されます。ペーパーレス化を推進するにあたり、電子データを取り扱うことが増える企業にとっては欠かせないツールです。
大事な書類にはこの電子署名を付与しておくことで、高い法的効力を発揮させることができます。また、電子署名の方式には２通りあり、実印相当の当事者型およびメール認証によるクラウド事業者型があります。

ワンビシアーカイブズのでも電子契約・契約管理サービス 「WAN-Sign」を提供していますが、上記２つの署名方式を標準搭載しています。

ペーパーレスの実現に向けて

いかがでしょうか？ペーパーレスには多くのメリットがあるものの、実現は簡単なものではないことがお分かりいただけたと思います。しかし、全部とは言わずともせめて半分の紙文書をペーパーレスにできれば、そこから生まれるメリットはかなり大きなものになるでしょう。最後に、ワンビシアーカイブズが提供するペーパーレスサービスについてご紹介します。

ワンビシアーカイブズが提供する「書庫探」（しょこたん）というサービスは、1箱90円で文書を保管する書類保管サービスです。これまでのサービスと決定的に違う点は、「お客様に変わって文書を探す」ことです。

「書庫探」で書類を保管いただくと、Webからの申請で必要な文書がPDF形式で閲覧できるようになります。そのため文書を自分で探す手間が省けますし、これまで難しかったペーパーレスを効率良く、かつ適正なコストで実現します。

全部スキャンするわけではないので専用システムの構築等は不要で、必要に応じて発生したコストを支払うのみです。これであれば、紙文書での業務になれた社員でも、円滑にペーパーレス化に取り組むことができ、働き方改革にもつながります。ワンビシアーカイブズでは4,000社お客様・約600万箱の保管実績がありますので、セキュリティ面でも安心して保管いただけます。ペーパーレスの実現に、ぜひワンビシアーカイブズの「書庫探」をご検討ください。

※日本製紙連合会 世界の紙・板紙生産量
(https://www.jpa.gr.jp/states/global-view/index.html)

※1 2017年情報セキュリティインシデントに関する調査報告【速報版】
(https://www.jnsa.org/result/incident/data/2017incident_survey_sokuhou_ver1.1.pdf)