ペーパーレスの実現で働き方改革を円滑に進める! | 株式会社ワンビシアーカイブズ

ペーパーレスの実現で働き方改革を円滑に進める!

2018.12.19  株式会社ワンビシアーカイブズ

働き方改革を実現するための手段として"ペーパーレス"に着目している企業は多いかと思います。オフィスにある文書をすべて電子化することが可能ならば、オフィスから紙がなくなるだけでなく、遠隔地にいても社内情報のすべてにアクセスできることになるので、多様な働き方を実現するきかっけの一つになるでしょう。

ペーパーレスによるコスト削減や省スペース化に着目している企業も多いでしょう。コピー用紙1枚あたりの重さは約4gです。モノクロコピー1枚あたりにかかる費用はコピー機の機種にもよりますが平均して3円程度と考えると、1kgのモノクロコピーには750円の費用がかかります。国民1人あたりの紙消費量は208.7kg※なので、単純計算で年間15万6,525円もの費用がモノクロコピーにかかっています。

1人がビジネスで消費する紙の量が仮にこの半分だとしても年間7万8,263円になるので、従業員数100名規模の企業ではモノクロコピーに782万6,300円もの費用を投じていることになります。こうして計算してみると紙に凄まじいコストがかかっていることが分かりますね。

ペーパーレスに対してまだ消極的な企業は、一度自社の紙消費にどれくらいの費用がかかっているかを試算してみると、ペーパーレスへの意欲が湧いてくるのではないかと思います。

もしも完全なペーパーレスが実現すればかなりのコスト削減になるので、多くの企業が取り組んでいるものの、なかなか進まないケースも多いようです。本稿ではペーパーレスによって企業が享受するメリット、ペーパーレスが進まない理由を解説し、ペーパーレス化サービスによって働き方改革を円滑に進める方法を合わせてご紹介します。

なぜペーパーレスが良いのか?

大幅なコスト削減だけでもペーパーレスに取り組むメリットは十分にあります。ただしそれ以外にもペーパーレスによるメリットはあるので、まずはそこに着目してみましょう。

まずは「業務効率がアップする」というメリットについて。以前のブログでも紹介しましたが、一般的なビジネスパーソンは、1日に約37分間を「探し物をするための時間」に充てていると言われています。年間にすると150時間、営業日に換算すると約19営業日になります。ビジネスパーソンの探し物といえば、やはり文書が中心ではないでしょうか?探し物の半分が文書だと仮定すると、年間で9.5営業日も文書を探すために浪費していることになります。

職場環境によってはもっと多くの時間をかけているかもしれませんね。これも各人が一度試算してみると良いと思います。自分が探し物に対して想像以上の時間をかけていることが実感できるでしょう。

なぜ文書を探すのに時間がかかるかというと、それが紙だからです。デスク上に置いてある文書ならばすぐに手を伸ばせば取れるものの、それ以外の文書となるとキャビネットや書庫からわざわざ探してこなくてはなりません。ペーパーレスによって文書を探す手間が少なくなれば、現時点で探し物に費やしている時間を半分以上に削減することが可能になります。

もう1つのメリットは、セキュリティ向上によるコンプライアンスの維持です。ペーパーレスは一般的に文書をデジタル化することで実現します。そのため、紙の文書を大量に保管する必要が無くなり、紙文書による情報漏えい等のリスクが低減します。

NPO法人日本ネットワークセキュリティ協会(JNSA)が行った調査※1によると、2017年に発生した情報漏えい事件のうち、その原因として「紛失・置忘れ」と「管理ミス」によるものが全体の34.8%を占めています。ちなみに漏えい媒体として最も多いのが「紙媒体」であり、これは全体の38.9%を占める結果になりました。

この調査から、紙文書を管理すること自体が情報漏えい事件のリスクを高めている、ということが分かります。情報漏えい事件が発生すれば当然コンプライアンス問題に発展します。社会からコンプライアンスに違反した企業とみなされれば、取引先はもちろん消費者からの信頼も低下し、事業に大きな打撃を与えることになります。企業によっては情報漏えい事件がきっかけになり倒産に至るケースもありえます。

つまりペーパーレスを実現することで情報漏えいのリスクが低減し、コンプライアンスをより強化して、企業の社会的信頼を維持することにつながるのです。

こうしたメリットから、現在では多数の企業がペーパーレスに取り組んでいます。

ペーパーレスはなぜ進まない?

ペーパーレスに取り組む企業が年々増加している一方で、取り組みがなかなか進まないという問題を抱えている企業があるのも事実です。ここではペーパーレスが進まない理由について解説します。

1つ目の理由は「社員が紙文書での業務に慣れている」ことです。ほとんどのビジネスパーソンはデジタル化された文書を使った業務よりも、紙文書を使った業務に慣れています。そのためペーパーレスが逆効果となって業務効率が下がってしまった、という事例もあります。

2つ目の理由は「IT格差による利活用のバラつき」です。社員によってITリテラシーは様々なので、ペーパーレスによって業務効率を最大化できる人もいればそうでない人もいます。こうしたIT格差が生まれることでITリテラシーが高い人の業務効率も相対的に下がってしまうので、結果的にペーパーレスが進みません。

3つ目の理由は「導入コストの高さ」です。一般的にペーパーレスを実現するためには、既存の紙文書をデジタル化するシステムを構築するために多大なコストがかかります。これがボトルネックになって取り組みが進まないという企業も多いでしょう。

4つ目の理由は「システム障害への対応」です。ペーパーレスを実現するということは、デジタル化した文書を社内システムもしくはクラウドサービス等を利用して管理することになります。

そこで問題になるのがシステム障害が発生した際の対応です。システム障害によって文書が利用できなくなる可能性があるため、その対応策を事前に立てておく必要があります。この対応が上手く取れないことで、ペーパーレスが失敗に陥ることがあります。

以上のようにペーパーレスが進まない理由はいくつもありますので、1つ1つの理由に対策を取り、効率的にペーパーレスに取り組めるよう努めることが大切です。

ペーパーレスの実現に向けて

いかがでしょうか?ペーパーレスには多くのメリットがあるものの、実現は簡単なものではないことがお分かりいただけたと思います。しかし、全部とは言わずともせめて半分の紙文書をペーパーレスにできれば、そこから生まれるメリットはかなり大きなものになるでしょう。最後に、ワンビシアーカイブズが提供するペーパーレスサービスについてご紹介します。

ワンビシアーカイブズが提供する「書庫探」(しょこたん)というサービスは、1箱90円で文書を保管する書類保管サービスです。これまでのサービスと決定的に違う点は、「お客様に変わって文書を探す」ことです。

「書庫探」で書類を保管いただくと、Webからの申請で必要な文書がPDF形式で閲覧できるようになります。そのため文書を自分で探す手間が省けますし、これまで難しかったペーパーレスを効率良く、かつ適正なコストで実現します。

全部スキャンするわけではないので専用システムの構築等は不要で、必要に応じて発生したコストを支払うのみです。これであれば、紙文書での業務になれた社員でも、円滑にペーパーレス化に取り組むことができ、働き方改革にもつながります。ワンビシアーカイブズでは4,000社お客様・約600万箱の保管実績がありますので、セキュリティ面でも安心して保管いただけます。ペーパーレスの実現に、ぜひワンビシアーカイブズの「書庫探」をご検討ください。

※日本製紙連合会 世界の紙・板紙生産量
(https://www.jpa.gr.jp/states/global-view/index.html)

※1 2017年情報セキュリティインシデントに関する調査報告【速報版】
(https://www.jnsa.org/result/incident/data/2017incident_survey_sokuhou_ver1.1.pdf)

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