紙の書類をスキャンしてPDF化する方法｜メリットや注意点も解説

そもそもPDFとは？

PDFとは「Portable Document Format」の略称で、Adobe社が開発したファイル形式です。日本語に訳すると「携帯しやすい文書フォーマット」で、ISOによって承認された国際標準規格であり、電子文書の標準フォーマットとして、ビジネスシーンでも広く採用されています。

PDFで保存したファイルは文字やレイアウトなどの情報を保持しており、パソコンやスマートフォンなど、どのような環境でも同じように閲覧することができます。機種やOSに依存しない、互換性の高いファイルフォーマットです。

紙の書類をスキャンしてPDFにするメリット

紙で保管していた書類をスキャンしてPDF化すると、次のようなメリットが期待できます。

業務効率化につながる

PDFファイルはキーワードや日付、さらにPDFファイル内のテキストなどの検索できるため、紙の書類と比べて情報の検索性が高まります。必要な情報をスムーズに見つけられるため、書類を探す手間と時間を削減することが可能です。また、PDFファイルはメールやチャットなどで送付できるため、情報の共有もしやすくなります。

このように日々の業務の手間が軽減されることで、業務効率の向上が期待できます。

関連記事：生産性の向上とは？業務効率化との違いを明確にして、生産性を高める方法を考える

コストを削減できる

PDFファイルはパソコンやクラウドサービス上に保管できるため、紙の書類と異なり、物理的な保管スペースを確保する必要がありません。紙の書類をPDF化して不要な紙の書類を廃棄すれば、スペースの確保や保管用品にかかるコストをカットできます。

また、PDF化によって書類の印刷や郵送も必要もないため、コピー用紙代やインク代、郵送費なども削減可能です。外部保管を利用している場合は、そのコストも削減できます。

セキュリティやガバナンスを強化できる

PDFファイルはパスワードの設定により、閲覧可能なユーザーを制限でき、電子署名やタイムスタンプにより改ざんされていないことを証明することができます。

また、紙の書類のように物理的な持ち出しによる紛失や破損のリスクも少なく、経年による劣化の心配もないため、セキュリティやガバナンスを強化することが可能です。電子契約にも使用可能で、契約締結も電子ファイル上でできるため、契約締結のフローを簡便化すると同時にコスト削減も図れます。

多様な働き方を促進できる

書類のPDF化は、多様な働き方の促進にもつながります。紙の書類を使用する場合、自宅で作業をするためには書類を社外へ持ち出さなければなりません。

一方、PDFファイルはインターネットを通じて共有可能なため、クラウド上にデータを保管できます。電子メールにも添付できるので、自宅のパソコンやタブレットからもアクセス可能です。情報の検索性も高いため、テレワークでもスムーズに業務を行えるでしょう。

DX推進の基盤を作れる

企業のDX（デジタルトランスフォーメーション）化を推進するためには、ITシステムを適切に活用しなければなりません。しかし、契約書や請求書などの各種書類を紙ベースで管理していると、情報のデジタル化が進まず、ITシステムの活用が限定されてしまいます。

一方、書類をPDF化すれば情報資産をデータとして管理できるため、各種ITシステムの連携がスムーズになり、DX推進の基盤を作ることが可能です。

関連記事：DXとは？デジタル化との違いを理解し、紙文化から脱却する

紙の書類をスキャンしてPDFに変換する方法

紙の書類をスキャンしてPDF化する方法には、以下の4パターンが考えられます。

コピー機（複合機）を使用する

1つ目は、スキャン機能付きのコピー機（複合機）を使った方法です。オフィスにコピー機（複合機）があれば、社内で紙の書類をPDF化できます。オフィスに設備がない場合は、コンビニなどに設置されたコピー機（複合機）を使うという方法もあります。

ただし、コンビニなどにある外部のコピー機（複合機）を利用する場合は、PDFファイルを保存するためのUSBメモリや専用アプリが必要です。また、データがコピー機に残る可能性があり、セキュリティが十分に担保されていないことがあるので、重要書類のPDFの作成にはおすすめできません。

スキャンアプリを使用する

2つ目は、スマートフォン用のスキャンアプリを使用する方法です。

例えば、Adobe社が提供する無料アプリの「Adobe Scan」を使えば、スマートフォンでアプリを起動し、本体のカメラ機能で書類をスキャンするだけで、紙の書類をPDF化できます。カメラ撮影と同じ感覚で書類をスキャンでき、誰でも手軽に利用可能です。さらに、OCR機能で文字データへの変換もできる便利なアプリです。

変換ツール・オンラインツールを使用する

紙の書類をパソコンなどに取り込んだあと、変換ツールやオンラインツールを使用して画像データをPDFファイルに変換する方法もあります。オンラインツールの場合、データをアップロードするだけで書類を手軽にPDF化できます。PDF ConverterやSmallpdfなど、無料で使えるものもいくつかあります。

ただし、無料ツールは情報漏えいやウイルス感染などのリスクを避けることはできないため、ビジネス利用は避けるべきでしょう。

画像編集ソフトを使用する

「Photoshop」のような画像編集ソフトを使って、書類をPDF化する方法もあります。

やり方は簡単で、画像編集ソフトで目的のファイルを開き、出力形式をPDFに指定するだけです。Photoshopの場合は、出力形式を「Photoshop PDF」に指定し、画質やPDFのバージョンを選んで「保存」ボタンを押すと完了します。

コピー機（複合機）で書類をPDF化する方法を詳しく解説

ここからは、コピー機（複合機）で書類をPDF化する手順について、さらに詳しく紹介します。

社内のコピー機（複合機）を使用する場合

社内のコピー機（複合機）で書類をPDF化する場合、基本的な手順は以下の通りです。

1.コピー機（複合機）に書類をセットする

2.スキャンメニューを選択する

3.ファイルの保存形式から「PDF」を選び、保存先を指定する

4.スタートボタンを押す

上記の手順で書類をスキャンすると、PDFファイルが指定した保存先へ自動的に格納されます。書類をスキャンする前に、保存先の共有フォルダを作成しておくとスムーズです。

外部のコピー機（複合機）を使用する場合

コンビニなど外部のコピー機（複合機）を使用する場合の手順も、基本的には変わりません。例として、セブンイレブンのマルチコピー機を使って、USBメモリにPDF化した書類を保存する方法を紹介します。

1.マルチコピー機のタッチパネルで「スキャン」を選ぶ

2.画面の指示に従ってUSBをセットする

3.カラーモードや読み取りサイズを選択する

4.ファイルの保存形式を選択する

5.原稿を読み取る

6.プレビューを確認し、問題なければ「これで決定 次へ進む」ボタンを押す

7.全ての原稿を読み取ったら、「保存スタート」ボタンを押す

OCR機能を利用すればさらに便利

OCR機能とは、スキャンした書類の文字を読み取り、テキストデータ化する機能です。

PDFファイルは画像データとして保存されるため、記載されている情報を後から編集できません。しかし、OCR機能を活用すれば、PDFファイルの書類の文字情報をテキストデータに変換できるため、文字検索やコピーが可能となり、業務効率を向上させることができます。

関連記事：OCRとは？メリットや導入事例などをわかりやすく解説

紙の書類をPDF化する際に注意したいポイント

紙の書類をPDF化する際は、以下のポイントに注意しましょう。

電子帳簿保存法に対応する

電子帳簿保存法とは、国税に関する書類を電子データとして保存する場合のルールを定めた法律です。対象となる書類はさまざまあり、請求書や領収書なども該当します。これらの書類をPDF化する場合は、電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。詳しい要件は、国税庁のホームページを参照しましょう。

※参考：電子帳簿保存法一問一答（Q&A）｜国税庁（令和6年6月）

自社でのPDF化が難しい場合は、アウトソーシングもおすすめ

紙の書類のPDF化作業は、スキャン機能付きのコピー機（複合機）さえあれば内製化が可能です。しかし、紙の書類があまりに多い場合はスキャン作業に多くの人的リソースが必要となります。また、一般的なコピー機（複合機）では、1ページずつスキャンする必要があるため、原本をバラバラにしなければなりません。製本された状態の書類やクリップ留めされているものは、裁断などの前処理が必要になり、原本を傷つけることもあり得ます。

大量の書類や貴重な書類をスキャニングしたい場合は、アウトソーシングの活用も検討しましょう。文書・書類電子化のプロに外注すれば、大切な書類を裁断することなく、大量の書類もスピーディーにPDF化できます。

まとめ

紙の書類をスキャンしてPDF化すると、業務効率向上やコスト削減、セキュリティ強化などさまざまなメリットを期待できます。ただし、紙の書類が大量にある場合は、スキャン作業に多くの手間と時間がかかってしまいます。自社での対応が難しい場合は、スキャン作業の外注も検討しましょう。

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