ペーパーレス化の成功事例を紹介！取り組みを進めるメリットについても解説

ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは、紙の書類や資料を電子化し、デジタルデータとして管理・活用する取り組みのことです。これにより、紙の使用量を削減し、印刷コストや保管スペースの削減、業務効率の向上、環境負荷の軽減といった効果が期待されます。

また、書類を最初からパソコンなどで作成すれば、紙原本がなく、最初からデジタルデータとして活用できるため、業務全体の効率向上にもつながります。

関連記事：ペーパーレスとは？ペーパーレス化を推進するメリットやポイントも解説

ペーパーレス化の成功事例を解説

ここでは、ペーパーレス化の成功事例を紹介します。

契約書の電子化による成功事例

ペーパーレス化の成功事例のひとつは、電子契約システムを導入した企業の例です。

ある企業では、取引先がテレワークを本格的に導入したことにより、従来のように紙の契約書へ捺印することが難しくなりました。そこで、契約業務のプロセスを見直し、電子契約サービスの導入を決断しています。紙の契約書では、契約内容の確認や修正、捺印手続きに時間がかかっていた点も要因として挙げられます。
同社は新規契約書から電子契約を導入し、その後、既存の紙の契約書にも範囲を拡大し電子化を進め、契約業務全体の負担軽減と契約締結の効率化を実現できました。

関連記事：契約書の電子化とは？メリット・デメリット・注意点や導入の流れを解説

会議資料の電子化による成功事例

ある企業では、会議が長引く傾向にある点と紙資料の準備が大きな負担となっていました。この課題を解消するため、会議にタブレットを活用するよう仕組みを変更しています。

これにより、会議資料を紙で配布せずにスピーディにデータ共有できるようになり、場所を問わずに事前に資料を確認できる環境が整いました。その結果、会議中の資料説明にかかっていた時間が削減されています。
また、資料の印刷が不要になったことで、会議準備にかかる時間や工数も削減されました。

関連記事：書類の電子化とは？電子化のステップとメリットをわかりやすく解説

ワークフローシステムの導入による成功事例

ある企業では、社内決裁を紙ベースで行っていたため、決裁書類の回覧に多くの時間と手間がかかっていました。

この課題を解決するため、ワークフローシステムを導入し、申請から承認・決裁までをオンライン上で完結できるようになり、処理スピードがアップしました。紙の決裁書類の印刷や回覧、承認、押印といったプロセスもなくなり、ペーパーレス化と業務効率向上を同時に実現しています。

勤怠管理システムの導入による成功事例

ある企業では、従業員の勤怠を紙で管理していたところをシステムでの勤怠管理に切替した事例もあります。紙のタイムカードや勤怠台帳では、集計作業に多くの手間がかかり、計算ミスが頻繁に発生していました。こうした課題を解消するため、クラウド勤怠管理システムを導入し、勤怠データをオンライン上で一元管理することで、ペーパーレス化を実現しました。

システム導入によって、紙の削減だけでなく、労務管理に関わる業務効率も改善されています。

ペーパーレス化のメリット

ここでは、ペーパーレス化のメリットについて解説します。

費用を抑えられる

電子化によりペーパーレス化を実現するメリットは、費用を抑えられる点です。取り組みを進めることで、紙の購入費用や印刷にかかるコスト、インク代など、さまざまな経費を削減できます。また、紙の書類を郵送する際に必要だった封筒代や郵送料も不要になるため、全体的なコストダウンにつながります。

中長期的に見れば、ペーパーレス化は企業にとって大きな経済的メリットとなるでしょう。

場所を問わずに働けるようになる

ペーパーレス化により、書類や資料がすべてデータとして管理されるようになるため、社内システム、クラウドストレージや文書管理システムなどの専用システムにアクセスできれば、どこにいても必要な情報を確認できます。これにより、テレワークや在宅勤務など柔軟な働き方が可能になります。

業務効率化が図られる

電子化によって書類がデータ化されると、業務効率が向上します。例えば、紙の書類を探す手間がなくなり、ファイル名やキーワードで瞬時に目的の文書データを検索できるようになります。
さらに、書類の提出や承認なども電子的に行えるようになることで、業務フローのスピードアップやミスの削減が期待できるでしょう。

紙を保管する場所が必要ない

ペーパーレス化を進めることで、紙の書類を物理的に保管するスペースが不要になります。従来はファイルやキャビネットなどが必要でしたが、電子データに切り替えることで、保管場所が不要になります。
その結果、オフィスのスペースをより有効に活用できるようになるでしょう。

ペーパーレス化のデメリット

ここでは、ペーパーレス化のデメリットについて解説します。

データを確認しにくい

ペーパーレス化のデメリットは、データを確認しにくい点です。ペーパーレス化によって資料がデータ化されると、複数の書類を見比べたり、複数の資料を机の上に並べて同時に確認したりといった作業が難しくなるでしょう。

また、パソコンやタブレットなどの画面サイズには限りがあり、一度に表示できる情報量が少ないため、資料によってはスクロールや画面の切り替えが必要となり、作業効率が落ちることもあります。

IT知識やツールへの理解が求められる

IT知識やツールへの理解が求められる点も、ペーパーレス化のデメリットです。

ペーパーレス化を実現するためには、パソコンやクラウドサービスなどのITツールを使いこなす必要があります。そのため、従業員には一定のITリテラシーが求められます。
これまで紙中心の業務に慣れていた人にとっては、操作方法を覚えるだけでも大きな負担となるでしょう。必要に応じて研修を実施することも検討しましょう。

ペーパーレス化の取り組み手順

ここでは、ペーパーレス化の取り組み手順について解説します。

目的を明確化する

ペーパーレス化を進めるにあたって最初に行うべきことは、「なぜペーパーレス化を実施するのか」という目的を明確にすることです。目的が曖昧なまま取り組みを始めてしまうと、導入の方向性がぶれてしまい、現場の混乱や社内の理解不足を招く恐れがあるでしょう。

ペーパーレス化を行う対象を絞り込む

ペーパーレス化を効果的に進めるためには、全ての書類を一度に電子化しようとするのではなく、対象を絞り込むことが大切です。

リモートワークの導入を目指しているのであれば、業務に用いる書類を優先的にデータ化する必要があるでしょう。コスト削減が目的であれば、コピーや印刷の多い書類からデータ化を進めるのが効果的です。

ツールやシステムを選定する

ペーパーレス化を実現するには、自社の業務内容や目的に合ったツールやシステムの導入が必要です。文書を電子化して保存・検索するには文書管理システム、社内の書類の承認や申請にはワークフローシステム、契約業務には電子契約サービスなどが活用できます。

ツールを選定する際には、操作性や導入コスト、セキュリティなどを総合的に比較検討しましょう。

運用規則を決め、周知し、運用を開始する

ツールやシステムを導入しただけでは、ペーパーレス化は定着しません。スムーズな運用のためには、電子化の方法や活用法を定めた運用規則が必要です。

また、運用開始前には説明会やマニュアルの配布などを通してルールを周知し、従業員が不安なく取り組める環境を整えましょう。

ペーパーレス化を成功させるコツ

ここでは、ペーパーレス化を成功させるコツについて解説します。

従業員へペーパーレス化の必要性などの教育を行う

ペーパーレス化を成功させるには、従業員の理解と協力が欠かせません。なぜペーパーレス化が必要なのか、どんなメリットがあるのか、そしてどのように業務が変わるのかを丁寧に説明し、共通認識を持たせることが重要です。
紙の管理に慣れている従業員に配慮し、徐々に理解してもらえるように取り組みを進めましょう。

段階的に取り組みを広げていく

ペーパーレス化を成功させるコツは、段階的に取り組みを広げていくことです。一度に実施しようとすると、業務への影響や現場の混乱を招く恐れがあります。
まずは優先順位の高い範囲から始めていき、テスト運用を行いましょう。その上で問題点を洗い出し、徐々に範囲を広げていく流れがおすすめです。

まとめ

ペーパーレス化は、単なる紙の削減ではなく、業務の効率化やコスト削減といった多くのメリットをもたらします。成功事例を参考にしつつ、自社に合ったやり方でペーパーレス化を推進してみてはいかがでしょうか。

大量にある過去の紙の契約書のスキャンにおいては、電子化作業を外注するのが最適な解決方法の一つです。ＮＸワンビシアーカイブズでは、書類電子化サービス「WAN-Scan-そのまんま電子化プラン-」を提供しています。1箱50,000円もしくは75,000円の定額プランで、ファイル名の付与やOCR対応など標準仕様が充実した、安心・安全の書類電子化を実現します。ぜひご利用ください。

書類電子化サービス「WAN-Scan -そのまんま電子化プラン-」の詳細はこちら