文書管理は難しくない！ 効率的で定着しやすい文書管理の取り組み方

文書管理に消極的になる原因は？

文書管理が面倒で、嫌いに感じるのはなぜでしょうか？その主な原因は以下のようなことが考えられます。

1) 手続きが多く、手間がかかる

文書管理には、文書の作成、整理、分類、保管などの作業が必要です。これらがわずらわしく手間がかかる場合、時間やエネルギーを消耗し、文書管理に取り掛かる意欲が失われることがあります。

2) 無駄な重複や余分な作業が多い

文書管理を進めると、同じ内容の文書が重複して作成されていることや、文書の更新や整理が不十分で、複雑な作業に直面することもあります。

３）文書の紛失や損傷のリスクがある

適切な文書管理がされていないと、文書原本の紛失や破損のリスクが高まります。文書管理の工程で、重要な文書が行方不明や破損すると、その文書の再作成や修復作業が必要になります。このため、文書原本の整理に抵抗を感じるかもしれません。

4) データのセキュリティリスクがある

文書には機密情報や個人情報などの重要なデータが含まれることがあり、しっかり管理されていない場合、情報漏洩や不正アクセスのリスクが高まります。セキュリティ対策が不足していると、組織の信頼性や評判に悪影響を及ぼす可能性があるため、文書管理を躊躇（ちゅうちょ）することもあります。

5) 文書管理システムが技術的に複雑

利便性を考えて導入した文書管理システムの使い方が使いにくい場合もあるます。必要な機能が備わっていない、自分の組織には不向きでカスタマイズできないといった場合が考えられます。

これらの要素が組み合わさることで、文書管理を始めることに躊躇するかもしれません。しかし、効果的な方法や適切なツールを活用すれば、文書管理を無理なく進めることが可能です。ここからは具体的な取り組み方を説明します。

文書管理の基本的な取り組み方

1) 目標を設定する

文書管理を無理なく進めるためには、具体的な目標設定することが大切です。例えば、「机上の文書、資料、物品の山をなくす」といった簡単で具体的な目標を立てることで、整理整頓のモチベーションが高まり、集中して取り組むことができます。整理整頓をするとデスク回りはすっきりし、業務効率が上がります。

2) 分類体系を構築する

文書を整理するためには、分類体系を構築することが重要です。業務内容ごとに文書を分類し、必要な文書を迅速に探し出せるようにします。
顧客情報、財務情報、プロジェクト関連などのカテゴリーを設け、一貫性のあるルールを設けることをお勧めします。

３) 定期的に文書の整理と破棄、ルールの見直しをする

文書管理は継続的な仕組みを作るプロセスです。定期的に文書を整理し、不要な文書を廃棄することで、文書の取り扱いが容易になります。文書を整理し、取り出した場合は、元のキャビネットに戻すルールを確立し、一貫性を保ちます。
また、プロセスや手順を見直し、効率性や品質を向上のための改善策を取り入れます。

効率的な文書管理の進め方

次に、より効率的に文書管理を進めるための、ポイントをご紹介します。文書を電子化し、共有しやすい環境を作ることで、効率化を実現できます。

1) 電子化の検討

文書の電子化を進めると、デジタルツールの利用が可能となり、紙の文書よりも検索・共有が容易になります。専用のスキャナーや複合機などを使用して文書をスキャンし、PDFや画像ファイルとして保存することを検討しましょう。電子化を外部委託する選択肢もあります。

2) デジタルシステムの活用

クラウドストレージや文書管理システムを使用することで、文書のバックアップや複数人での情報共有と共同作業がスムーズに行えます。文書の整理や検索が簡単になり業務効率が向上します。文書の電子化を進めることで、オフィススペースの節約にもつながります。

3) バージョン管理

電子化された文書の管理では、文書の編集履歴やバージョン管理が重要です。誰がいつ、どのような変更を加えたかを追跡し、必要に応じて過去のバージョンに戻すことができます。

4) 電子化された文書の保護

電子化した文書は定期的にバックアップを取ることが重要です。ハードディスクやクラウドストレージなど複数の場所にバックアップし、データの損失や破損を防ぎます。文書にアクセスするためのパスワードやアクセス権限の制限し、機密性を保護します。

定着しやすい文書管理の取り組み方

最後に、紙での文書管理を実施する場合でも、誰でも理解しやすく、定着しやすい文書管理の取り組み方について、ご紹介します。

1) ファイル名の標準化ルールを作る

ファイルの命名のルールを統一することで、文書の特定や整理が容易になります。例えば、文書の作成日、保管期間といった時間的要素、プロジェクト名や地域名などの固有名詞、契約書や申請書といった内容や種類の3つの要素をファイル名に取り入れ、担当者以外でも必要な文書を素早く見つけられます。

2) ファイリングシステムの導入・整理

紙の文書管理では、総合的なファイリングシステムを導入します。キャビネット内の文書を五十音順やカテゴリーごとに整理し、自部署の社員が使いやすい方法を検討します。ガイド板やラベルなどファイリング用品を使用し、文書を見つけやすく戻しやすくします。

3) 教育と継続的な改善

浸透・定着を図るうえでは、導入時だけでなく継続的なユーザーへの教育も重要になります。部署内全体で文書管理の教育と意識向上を行い、定期的に改善を進めましょう。新しいツールや技術の導入、最良のプロセスの共有、フィードバックの収集など、継続的な改善を行うことでルールの定着・効率も向上させることができます。

まとめ

文書管理の効率的な進め方、誰もが文書管理のスキルを身につけられる取り組み方のヒントをご紹介しました。是非、無理なく効率的に文書管理を進めていただければと思います。

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