書類保管サービス:「書庫探」

文書・書類保管に加え、必要タイミングでオンデマンド配信できる書類保管サービス。

  • 専任スタッフによる書類管理
  • 必要な書類はオンデマンド配信orお届け
  • Webシステムによる一元管理

まずはお気軽にお問い合わせください

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お申込みについて

利用開始までのプロセスについて教えて下さい。

以下の流れになります。

  1. Webサイトでのお申込み後、当社にて審査を実施いたします。
  2. 審査結果につきましては、以下の日程を目安にご連絡いたします。
    1. 審査NGの場合...申込み後5営業日程度で、当社よりお客様宛て
      (申込時にご入力いただいたメールアドレス)にご連絡いたします。
    2. 審査OKの場合...申込み後10営業日程度で、審査結果と合わせて、
      Web対応保管物管理システム(Papion)のIDを通知いたします。
  3. ID通知完了後、申込時にご指定されたセット数に基づき、専用保管箱を発送いたします。
  4. お客様にてWeb対応保管物管理システム(Papion)を通じてオーダーいただきます。
個人での利用は可能ですか?

法人、その他の団体または個人事業主(消費者契約法において消費者として保護されるものは含まない。)に限らせて頂いております。

利用可能地域はどこですか?

本サービスは東京都、神奈川県、埼玉県、千葉県、愛知県、京都府、滋賀県、大阪府、兵庫県の一部を除く地域でご利用いただけます。
なお、上記地域外であっても、書庫探以外の文書保管サービスをご提供が可能ですのでお気軽にお問い合わせ下さい。

書類以外も預けられますか?

お預け頂けるのは、書類のみになります。

専用保管箱について

保管用の箱には指定はありますか?自社で使っている箱を利用できますか?

当社指定の専用保管箱をご利用頂きます。
なお、お客様がご利用の箱をそのままお預かりする別サービスがございますので、 別途お問い合わせください。

専用保管箱の仕様を教えて下さい。

サイズ:

  • 外径:W330 × D215 × H280 mm

収納容量:

  • 10cmバインダー2冊収納可
  • A4書類1,000枚収納可
専用保管箱はどのように発注すればよいですか?
  • 初回ご利用時
    サービス申込み時に利用セット数(10枚/1セット)をご指定ください。
    ID通知完了後、ご指定のセット数を当社から発送いたします。
  • 2回目以降ご利用時
    当社指定のメールアドレス宛に注文書を添付しご依頼ください。

専用保管箱内の書類の収納方法について

書類はどのように収納すればよいですか?

以下の収納方法で収納してください。

  • 収納容器
    当社指定の専用保管箱を利用してください。
  • 書類の区切り
    専用保管箱内の書類は紙フォルダやクリアフォルダ等の収納容器に収納するか、
    ホチキス留めを施し、専用保管箱内の1件単位の区切りを明確にしてください。
  • 検索キーワード記載箇所
    専用保管箱内の1件単位を検索するための検索キーワードは、
    1件単位を区切った外装から判断できる箇所に記載してください。
  • 検索キーワード体系
    同一の専用保管箱内に複数の検索キーワード体系を有する書類を混在しないでください。
    なお、区切られた1件単位内で複数書類が混在することは可能です。
  • 専用保管箱への収納方法
    書類は専用保管箱内に寝かせず、立てて収納してください。
  • 書類サイズ
    A3サイズ以下としてください。
箱詰め・台帳作成については別途オプションで当社が代行可能です。
御見積りが必要な場合は、「こちら」よりお問い合わせください。

専用保管箱の預け入れ、取出しについて

専用保管箱の預け入れ、取出しはどのように行えば良いですか?

Web対応保管物管理システム(Papion)を通じて各種オーダー頂けます。
Papionの主な機能

  • 依頼する
    専用保管箱:新規預入れ依頼・お届け依頼・再預入れ依頼・機密抹消依頼
    専用保管内の書類:オンデマンド画像化依頼
    バーコードシール:箱番号予約/バーコード発行
  • 文書を検索する
  • 依頼の履歴をみる
  • 承認する
  • 設定を変更する
預け入れ、取出しが可能な日時はいつですか?

平日 9:00~17:00(休業日を除く)です。時間指定はできません。
専用保管箱の新規預入れ・お届け・再預入れ依頼の上限は60箱/日となります。
60箱/日を超える場合、3営業日前までにご依頼をお願いいたします。

預け入れ、取出しは依頼をしてからどれくらいで集配されますか?

平日15時までにWeb対応保管物管理システム(Papion)から依頼いただければ、
翌営業日に回収いたします。

機密抹消を行うにはどうすればよいですか?

Web対応保管物管理システム(Papion)より、機密抹消依頼を行ってください。
毎月20日までのご依頼で翌月中に当社委託先で無開梱溶解処理いたします。
箱番号・処理日が記載された証明書は請求書に同封してお届けいたします。

専用保管箱内の書類のPDF配信について

専用保管箱内の書類をPDF配信してもらうにはどうすればよいですか?

Web対応保管物管理システム(Papion)より、オンデマンド画像化依頼を行ってください。
PDF配信依頼の上限は5件/日となり、上限を超える場合にはリードタイムをご相談させて頂く場合があります。
なお、PDF化は1件単位で行います。
1件内の指定書類のみの配信はできませんのでご了承ください。

PDFは配信依頼してから、どれくらいで見られますか?

9:00~13:00にご依頼いただくと、当日の13:00~18:00にご覧いただけます。
13:00~18:00にご依頼いただくと、翌営業日の9:00~13:00にご覧いただけます。
PDFは、自動送信されるメール文のURLからWeb対応保管物管理システム(Papion)にログインし、
ご覧いただけます。
なお、PDFはWeb対応保管物管理システム(Papion)に2週間保持されます。

PDF配信の回答をもらいましたが、画像が不鮮明で見えない場合はどうすればよいですか?

PDFの解像度は一定のため、画像が不鮮明で見えない場合は専用保管箱を取り出して原本をご確認ください。

料金について

サービスの料金体型を教えてください。

詳細料金につきましては、サービス利用規約に添付されている料金表をご参照ください。

価格の算出方法を教えてください。
  1. 専用保管箱の初回預入時の費用(数量=10箱の場合)
    料金種別 価格(税別)
    専用保管箱販売 販売料 250円/箱×10箱
    専用保管箱お引き取り 集配個数料 850円/箱×10箱
    保管施設での保管 保管料(初月分) 90円/箱×10箱
    合計 11,900円
  2. 月々かかる費用(数量=10箱の場合)
    料金種別 価格(税別)
    保管施設での保管 保管料 90円/箱×10箱
    合計 900円
  3. 専用保管箱のお届け・再預入れ時にかかる費用(数量=1箱の場合)
    料金種別 価格(税別)
    専用保管箱お届け 集配個数料 850円/箱×1箱
    専用保管箱お引取 集配個数料 850円/箱×1箱
    合計 1,700円
  4. 専用保管箱内の書類のPDF配信時にかかる費用(数量=1箱から1件15ページのPDFを配信する場合)
    料金種別 価格(税別)
    専用保管箱からの検索、PDF配信 PDF配信受付料 1,000円/件×1件
    PDF配信超過料 15円/ページ×5ページ
    合計 1,075円

請求・支払いについて

請求書はいつ郵送されますか?

紙の請求書は郵送されません。Web請求書となります。
毎月第3営業日に弊社よりご登録いただいたメールアドレス宛にWebサイトのURLをお送りしますので、アクセスいただきご確認ください。

支払い方法は何ですか?
  • お支払方法
    口座振替でのお支払となります。
    サービスお申込み時に手続きについてご案内いたしますので、ご登録をお願いいたします。
    口座振替は毎月27日に行います。 (27日が土日祝の場合は翌営業日)
    振替ができなかった場合は、当社指定口座へ振込にてお支払いいただきます。
  • お支払金額の確認方法
    毎月第3営業日に前月1日から末日までの保管料、
    および月末までに完了した作業分のご請求書を作成します。
    毎月第3営業日に弊社よりご登録いただいたメールアドレスにWebサイトのURLをお送りしますので、
    アクセスいただきご確認ください。

監査対応について

監査対応は出来ますか?

当社所定形式による書面報告は無償で対応いたします。
お客様所定形式での監査対応は可能ですが、有償対応となります。

  • 書面監査:20,000円/回(日本語、200問以内)
  • 保管施設への立入監査:15,000円/回(日本語、当社施設紹介、質疑応答の各1時間)
監査以外での保管施設への立入は出来ますか?

保管施設への立入は監査のみとなっております。

お問い合わせ

ご不明な点やご要望などお気軽にご連絡ください。

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営業時間
平日9:00~17:00