業務効率化とは？メリット・進め方・注意点・成功事例をわかりやすく解説

業務効率化とは

業務効率化とは、日々の業務プロセスに潜む非効率な要素「ムリ・ムダ・ムラ」を特定し、それらを解消することで生産性の向上を目指す取り組みです。業務にかかる時間、費用、労力を最適化し、より付加価値の高い活動に注力できる体制を築くことを目的とします。

その実現方法は、ITツールや自動化技術の導入、外部委託といった組織的なアプローチから、会議の短縮やパソコンのショートカットキー活用など従業員1人ひとりが実践できる工夫まで、多岐にわたります。

生産性向上との違い

「生産性向上」と「業務効率化」は混同されがちですが、次のような違いがあります。

「生産性向上」が、投入する資源を減らし成果を増やすことの両方、例えば従業員1人あたりの成果を最大化することを目指す一方で、「業務効率化」は成果を維持したまま、投入資源を減らすことに主眼を置きます。

したがって、業務効率化とはプロセスに潜む「ムリ・ムダ・ムラ」を解消し、投入資源を削減するアプローチであり、「生産性向上」を実現するための、重要な手段の1つです。

関連記事：生産性の向上とは？業務効率化との違いを明確にして、生産性を高める方法を考える

業務効率化のメリット

業務効率化は、コスト削減にとどまらず、生産性向上にもつながります。また組織や従業員に次のような好影響ももたらします。

組織全体の生産性を高める

業務プロセスを見直し、非効率を排除することで削減できた時間を別の活動に充てることが可能です。例えば、定型業務を自動化すれば、従業員は付加価値の高い業務に専念できます。限られたリソースで成果を最大化することで、組織全体のパフォーマンスが向上し、企業の競争力強化にもつながるでしょう。

労働環境を改善する

業務プロセスから非効率な作業をなくすことで、個々のタスクに費やす時間を短縮できます。これにより全体の労働時間が圧縮され、人件費という人的コストの削減に直結します。従業員の負担が軽くなることで、労働環境の改善にもつながるでしょう。

従業員のモチベーション向上につながる

業務の無駄を省き、効率的な環境を整えることは、従業員の仕事への意欲を高める上で重要です。単純作業や非効率的な業務から解放されれば、従業員はより創造的な業務に集中できます。働きやすい環境で成果を出す手応えが働きがいとなり、個人の満足度だけでなくチーム全体の活性化にも貢献するでしょう。

業務効率化の進め方

業務効率化を成功させるには、適切な手順で進めることが重要です。ここでは、基本的な5つのステップを解説します。

1. 現状の業務フローを把握する

まずは、現在の業務がどのような流れで進んでいるかを正確に把握します。そのためには各業務プロセスを1つひとつ精査しましょう。誰が担当し、どの程度の頻度で発生し、どのくらい時間がかかるのか、また必要なスキルは何かなどの情報を整理することで、業務全体の流れを具体的に可視化できます。

2. 課題の優先順位を付ける

発見した課題全てに一度に着手するのは避けましょう。大規模な業務改革は現場の負担増や準備コストといったリスクを伴うためです。そこで「現状の作業負荷（工数）」と、改善が他業務にも好影響を与える「影響範囲の広さ」という2つの観点から、最も効果的な課題を見極めて取り組むことが重要です。

3. 改善方法とツール導入の検討をする

改善策として、まず現状の業務プロセスを見直します。作業の標準化や重複業務の削減などを進め、従業員の工数を減らしましょう。その上で、抜本的な改善にあたっては、目的に応じたITツール導入の検討をすると良いでしょう。プロジェクト管理ツール、RPA、コミュニケーション・チャットツールなど、自社に最適なものを導入することが重要です。

4. 改善プランの実施

改善プランの実施にあたり、まず関係部署へ内容を丁寧に説明し、共通認識を形成することが円滑に導入するためのポイントです。現場の負担を考慮し、全社一斉ではなく特定の業務から試験的に始めるスモールスタートを心がけましょう。効果を検証しながら、段階的に適用範囲を拡大していきます。

5. 改善効果を検証・評価する

施策の実施後は、その成果を評価する段階です。当初設定した目標が達成できたか、課題は解決されたかを検証します。「労働時間の削減率」といった具体的な数値を用いて計画と実績の差異を分析し、その評価結果を次の改善アクションへとつなげることが重要です。

関連記事：業務改善の提案書、どう書けばいい？

業務効率化を促進するためのアイデア

ここでは、業務効率化に役立つ具体的なアイデアを5つ紹介します。自社の課題に合わせて検討してみましょう。

アウトソーシングの活用を検討する

経理やカスタマーサポートなどの専門・定型業務は、アウトソーシング（外部委託）を検討する価値があります。クラウドを活用したBPaaS（Business Process as a Service）などの形態も多様化しているため、自社の目的に最適なサービスを選びましょう。

業務のマニュアル・フローを作成する

属人化による業務停滞を防ぐため、誰でも同じ品質で作業できるよう業務手順を標準化します。文章だけでなく図や動画も活用し、初心者にもわかりやすいマニュアルを作成しましょう。これにより引き継ぎが円滑になり、チーム全体の生産性が向上します。業務の変化に合わせ、定期的に更新して常に最新の状態を保つことが重要です。

ITツールを導入して効率化を図る

業務効率化にはITツールの活用が有効です。顧客管理やプロジェクト進行、情報共有といった自社の課題を解決するツールを選んで導入しましょう。チーム内の連携が密になり、ナレッジの蓄積も容易になります。また、Web会議やクラウドを活用すれば、時間や場所に縛られずスムーズに仕事を進めることが可能です。

RPA導入で作業を自動化する

RPA（Robotic Process Automation）を導入し、データ入力や集計といった定型業務を自動化しましょう。ロボットが作業を代行することで、ヒューマンエラーをなくし、業務の高速化とコスト削減を実現します。これにより創出された時間で、従業員はより創造的な業務に専念でき、組織全体の生産性向上につながります。

費用対効果の低い業務を減らす

業務改善への投資が、成果に見合っているか定期的に検証しましょう。例えば、高価なRPAツールを導入しても作業時間が減らないなら、その運用は費用対効果の低い業務そのものです。成果の出ない施策は見直し、別の手法への切り替えや中止も視野に入れて非効率な業務を削減することが重要です。

業務効率化を進める際の注意点

業務効率化を成功させるには、いくつか押さえておくべき注意点があります。ここでは、特に重要な3つのポイントを解説します。

従業員の理解を得る

業務効率化を成功させるポイントは、従業員の理解と協力です。現場の声に耳を傾け、施策が新たな負担になっていないか対話を通じて常に確認しましょう。新しいツールを導入する際は、その目的を明確に伝え、研修などで丁寧にサポートすることが重要です。このような配慮が従業員の納得感につながり、円滑な移行を後押しします。

手間をかけすぎない

業務効率の改善を目指すあまり、計画の立案やツールの比較検討に時間を浪費するのは本末転倒です。完璧を求めすぎると、かえって手間が増えることにもなりかねません。改善活動にかける時間の上限をあらかじめ定めることが、効率化への近道です。

品質を落とさない

業務効率化で最も重要なのは、提供する商品やサービスの品質を維持することです。全てを自動化に頼るのではなく、最終確認や複雑な判断は人が介在する体制が欠かせません。機械には定型業務を、人には柔軟な対応を任せるなど、適切な役割分担で顧客からの信頼を守りましょう。

業務効率化の効果測定

業務効率化の取り組みは、実施して終わりではありません。その効果を正しく測定し、次の改善につなげることが重要です。効果測定には、数値データで測る「定量的効果」と、数値化しにくい「定性的効果」の2つの側面からアプローチします。

数値で可視化する「定量的効果」とKPI設定

定量的効果とは、時間やコスト、生産性など、具体的な数値で客観的に評価できる成果のことです。効果を正確に把握するためには、KPI（重要業績評価指標）として目標数値を設定することが有効です。生産性においては、従業員1人あたりの売上高や時間あたりの処理件数が増加したかなどをKPIとして追跡します。

組織の成長につながる「定性的効果」

定性的効果とは、従業員満足度や組織文化など、数値化は難しいものの長期的な成長に不可欠な効果を指します。例えば、従業員のモチベーションアップや、サービス品質向上による顧客からの信頼獲得などが挙げられます。これらはアンケートなどを通じて評価することが一般的です。

関連記事：業務改善の効果をどのようにみるのか、指標と測定方法を解説します

まとめ

業務効率化において、多くの企業で課題となるのが、社内に情報が点在し、データ活用が進まない点です。個別のツール導入も有効ですが、まずは散在する情報を集約し、誰もがアクセスできる基盤を整えることが、全社的な業務効率化の成功につながるでしょう。

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