業務効率化ツールとは？導入のメリット・種類・選び方まで解説

業務効率化ツールとは

業務効率化ツールとは、書類管理や社内コミュニケーションといった日常業務における非効率な作業をデジタル技術で自動化・省力化するソフトウェアやシステムを指します。

各ツールは特定の業務課題の解決に特化した機能を備えており、導入するだけで手作業に伴う時間や労力を大幅に削減できるのが強みです。これにより、作業時間を短縮するだけでなく、円滑な情報共有ができるため、従業員の働きやすさも向上します。

ツールが面倒な作業を肩代わりしてくれるため、従業員は企画立案や顧客との対話といった、人でなければできない本質的な業務に集中できます。

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業務効率化ツールを導入するメリット

業務効率化ツールの導入は、作業が早くなるだけではありません。ここでは、代表的な3つのメリットを具体的に見ていきます。

業務の効率性が向上する

業務効率化ツールの利点は、手作業を自動化して作業時間を大幅に短縮できることです。データ整理などの定型作業をツールに任せることで、従業員は企画立案といったコア業務に集中できます。これにより、組織全体の生産性が向上し、事業の成長を後押しします。

人的ミスやエラーが削減できる

人的ミスはどれだけ注意を払ってもミスを完全になくすことは困難です。業務効率化ツールを導入すれば、こうした人的ミスを削減できます。入力データの自動チェックや定型作業の自動化により、ケアレスミスの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることが可能です。

テレワークなど柔軟な働き方ができる

業務効率化ツールのおもな種類

業務効率化ツールの種類はさまざまです。ここでは代表的な6つの種類を挙げ、それぞれの特徴を解説します。

タスク・プロジェクト管理ツール

タスク・プロジェクト管理ツールは、チームのタスクやプロジェクト全体の進捗を可視化し、一元管理するツールです。個々のタスクの担当者や期限を設定できるほか、ガントチャートやカンバンボードで状況を直感的に把握できます。開発向けのバグ管理や情報共有のためのWiki機能を持つものもあり、チームの連携を円滑にして業務を効率化します。

コミュニケーションツール

コミュニケーションツールは、メールや会議に代わる迅速なやり取りで業務を効率化するツールです。「Slack」は高度な検索機能で過去の情報を参照しやすく、「Chatwork」は国内で広く使われ初心者にも優しい操作性が魅力です。リアルタイムの情報共有でチームの連携を深め、スピーディな意思決定をサポートします。

RPAツール

RPAツールは、パソコン上の定型業務をソフトウェアロボットが代行するツールです。プログラミング知識がなくても、ドラッグ＆ドロップなどの直感的な操作で開発できるのが特長です。バックグラウンドで稼働し他のパソコン作業を妨げないタイプや、大規模展開できる拡張性の高いものもあり、生産性の向上やコスト削減に貢献します。

ペーパーレス化ツール

「マネーフォワード」のようなクラウドサービスは、例えば、請求書の発行・受領を電子化させて、経理業務のペーパーレス化を進めることを実現します。また、「WAN-Sign」に代表される電子契約ツールは、契約書の捺印をデジタルで完結させるため、印刷・郵送・保管の手間をなくし、ペーパーレス化による業務効率の向上に貢献します。

情報共有ツール

社内の業務情報をオンライン上で一元管理するツールです。顧客情報や業務フローなど、従業員が保有する情報を1か所に集約し、リアルタイムで共有することを目的としています。また、社外情報の共有を目的とするツールもあります。

SFA／CRM／MA

SFA（営業支援システム）／CRM（顧客関係管理）／MA（マーケティングオートメーション）は、顧客情報や案件の進捗を一元管理し、営業活動を支援するツールです。営業プロセスを可視化してチームで情報共有することで、データに基づいたアプローチが可能です。

業務効率化ツールの選び方

導入効果を最大化するには、自社の状況に合ったツール選びが不可欠です。以下の5つのポイントで比較検討しましょう。

使いやすさで選ぶ

業務効率化ツール選びでは、誰でも直感的に操作できる使いやすさが重要な判断基準です。社内に浸透せずコストが無駄になる事態を避けるためにも、導入前に無料トライアルを活用し、現場の従業員がストレスなく使えるか試しましょう。

セキュリティの高さで選ぶ

クラウド型の業務効率化ツールを選ぶ際は、セキュリティの高さを確認しましょう。インターネット経由での利用は、常にサイバー攻撃や情報漏えいのリスクを伴います。機密情報を守るため、データの暗号化や多要素認証といった機能が充実しているか、サービス仕様の確認をしましょう。

課題解決に役立つ機能の充実度で選ぶ

業務効率化ツールは、機能の多さで選ぶと失敗しがちです。重要なのは、自社の課題解決に直結する機能が充実しているかという視点です。不要な機能は操作を複雑にし、かえって非効率を招く恐れもあります。導入前に、目的達成に必要な機能が過不足なく備わっているかを見極めましょう。

サポート体制で選ぶ

業務効率化ツールを最大限に活用するには、手厚いサポート体制が欠かせません。導入時の設定や運用中のトラブルも、迅速なサポートがあれば社内で対応する手間を省き、スムーズに解決できます。運用業務まで効率化できるツールを選びましょう。

既存のツール・ソフトとの連携で選ぶ

多くの企業が利用するExcelなど、既存ソフトとの連携性は重要な選定基準です。新ツールがCSV入出力などに対応していれば、これまで蓄積したデータを無駄にしません。既存の業務フローを大きく変えることなく、スムーズな効率化が実現できるでしょう。

業務効率化ツール導入のステップ

業務効率化ツール導入を成功させるには、計画的な進行が欠かせません。導入から運用まで、大きく3つのステップに分けて解説します。

1. 担当部署と検討事項を決定する

まずはツール導入の担当部署を決めます。そのうえで「どのような機能が必要か」という業務要件や、「作業時間を年間〇時間削減する」といった具体的な導入効果を定義します。実際にツールを使用する現場の意見も取り入れながら、検討事項を固めていきましょう。

2. 動作環境を整えて導入する

ツールの仕様に基づき動作環境を構築し、インストール作業を進めます。導入時の疑問点は事前にベンダーへ問い合わせ、問題を未然に防ぎましょう。必要に応じて導入サポートを活用するのも有効です。併せて、マニュアル作成や業務フローの見直しも行い、全従業員が円滑に使える体制を整えます。

3. 自社に最適化して運用する

業務効率化には「WAN-RECORD Plus」がおすすめ

業務効率化ツールは多種多様ですが、ＮＸワンビシアーカイブズのコンテンツ管理ストレージ「WAN-RECORD Plus」（ワンレコードプラス）は、多くの企業が悩む「データの属人化」「情報の埋没」「紙とデジタルの分断」を解決し、組織内の情報共有も円滑にするコンテンツ管理ストレージです。入力ルール統一やAPI連携で社内に散在する情報を一元化し、高度な検索機能で必要なデータをすぐに探し出せます。

また、生成AI機能を搭載しており、契約書や申請書、議事録、営業資料などの文書から“必要な管理項目の値”を自動で抽出・提案、文書の仕分けや判定も自動化する機能が搭載され、業務効率アップを実現します。

まとめ

業務効率化において大切なポイントは、自社の課題を明確にし、目的に合ったツールを計画的に導入・運用していくことです。そのうえで、多くの企業で課題となるのが「紙書類の管理」です。ペーパーレス化はコスト削減や情報共有の迅速化につながり、その効果は計り知れません。

ＮＸワンビシアーカイブズでは、コンテンツ管理ストレージ「WAN-RECORD Plus」のほかにも、高品質なスキャン代行サービス「WAN-Scan -そのまんま電子化プラン-」を提供しています。

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